El Comité de Compras

3.3 COMITÉ DE COMPRAS: Concepto

El Comité de Compras se encarga de estudiar y evaluar la adquisición de bienes y servicios; para ello cuenta con el apoyo técnico especializado de las áreas según cada caso y recomienda las mejores alternativas de compra, de acuerdo con criterios de calidad, pertinencia y relación costo-beneficio.

Permite definir políticas de adquisición; aprobación, análisis de las propuestas de adquisición, selección y seguimiento de proveedores de modo que se puedan tomar las mejores decisiones de inversión de los recursos de la institución, priorizando las necesidades del área y la disponibilidad de los recursos.

OBJETIVO

Brindar asesoría a la gerencia para la planeación, evaluación y seguimiento del proceso de adquisición y recepción de bienes y servicios, verificando las cotizaciones que respaldan la evaluación de las ofertas, analizando las ofertas con los criterios definidos de calidad, cumplimiento de los requisitos legales y técnicos, costos, para recomendar la adjudicación del contrato o la contratación directa.

ALCANCE

El comité de compras define los lineamiento generales del proceso de compra evalúa los proveedores verificando el cumplimiento de todos los requisitos tanto desde el punto de vista de la cotización como suministro y evaluación de su actuar de modo que pueda crear alternativas para el mejoramiento continuo de los proveedores y con ello de la organización

FUNCIONES DEL COMITÉ DE COMPRAS

• Evaluar Trimestralmente la ejecución del Plan de Adquisiciones, el Manual de Procedimientos Específicos de Contratación y formular las recomendaciones a la gerencia.

• Vigilar que los suministros y servicios obtenidos por la organización cumplan con los requisitos técnicos, científicos y legales que se requieren, al mejor valor del mercado.

• Evaluar regularmente los proveedores de acuerdo a criterios como: la oportunidad en tiempo, calidad técnica y costos de las adquisiciones y establecer planes de mejoramiento.

• Estudiar las ofertas requeridas y recomendar la compra o contratación de bienes y servicios requeridos por el H. Ayuntamiento de Ahome.

• Solicitar y obtener por conducto del Departamento de Suministros, bajo las mismas condiciones de calidad, por lo menos tres cotizaciones, teniendo en cuenta el registro de proveedores.

• Analizar el cuadro comparativo de las ofertas bajo las condiciones que se establezcan en los reglamentos.

• Seleccionar, mediante acta, la cotización más favorable para la adquisición de bienes o contratación servicios.

• Dar a conocer a los proveedores o contratistas las normas internas que haya expedido y a las cuales deben sujetarse.

• Velar porque los bienes adquiridos cumplan con las especificaciones ofrecidas y contratadas

3.3.1 FIGURAS QUE LO INTEGRAN: Director General, Director de Finanzas, Director de Ventas, Director de Producción, Director de Compras.

DIRECTOR GENERAL

El gerente de la organización es el presidente del comité sus funciones son:

• Presidir las sesiones del Comité.

• Viabilizar el plan de acción del comité

• Vigilar el cumplimiento de la periodicidad de las sesiones.

• Supervisar el cumplimiento del Orden del día de las Sesiones.

• Dirigir los debates, recibir las mociones planteadas por los miembros del Comité y decidir la procedencia de las mismas.

• Resolver las diferencias de opinión que se presenten entre los miembros del Comité y emitir voto de calidad, en caso de empate en las votaciones.

• Efectuar las declaratorias de resultados de las votaciones.

• Convocar a reuniones extraordinarias cuando sea necesario

• Firmar las actas que se llevan a cabo después de una sesión realizada

Vigilar el cumplimiento de los acuerdos tomados.

• Aprobar y firmar las actas de las sesiones

DIRECTOR DE PRODUCCION

• Diseñar, programar y controlar los sistemas de producción.

• Planear, evaluar y controlar el uso y reposición de tecnología

• Diseñar, controlar y evaluar métodos de trabajo y utilización de la maquinaria equipo.

• Diseñar, implementar y administrar sistemas de seguridad e higiene en el trabajo.

• Prestar servicios de asesoría y consultoría en asuntos específicos de la Ingeniería Industrial.

• Planear, implementar y dirigir proyectos industriales de ampliación y/modernización.

• Estar informado de los costos de la fabricación del producto e informar cualquier animalidad al Subgerente Financiero.

• Organizar e implementar sistemas de costeo.

• Diseñar productos acorde con los requerimientos del consumidor.

• Generar ideas.

• Poseer un análisis comercial, de los productos de la competencia.

EL DIRECTOR DE CONTABILIDAD

• Los informes que requieren los altos funcionarios, cuya preparación constituye uno de los trabajos más importantes de la Contadora General.

• El Establecimiento de cuentas adecuadas, que servirán para la debida clasificación y análisis de la información que haya de someterse a los altos funcionarios. Sin ello es imposible obtener los datos de una manera sistematizada y exacta.

• Un sistema de registros diarios que sirvan de medio para hacer los pases a las cuentas. Dichos registros son indispensables para proveer y sintetizar eficazmente la información contenida en las mismas.

• Los diferentes tipos de comprobantes de Diario, que han de obrar como medio para

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