El Diseño de un Manual de Procedimientos

RESUMEN

EL Diseño de un Manual de Procedimientos Administrativos de entradas y salidas de materiales importados en la empresa National Oilwell de Venezuela C.A. Para llevar de manera secuencial y lógica los pasos de cada procedimiento mediante un documento formal.. Este trabajo requirió de una investigación de tipo descriptiva mientras que el diseño fue de campo; ya que se estuvo en el lugar de los hechos. Para el mismo se utilizaron las técnicas e instrumentos apropiados para esta investigación; Las técnicas aplicadas fueron la observación directa y la entrevista no estructurada. Los instrumentos usados fueron las fichas, lápices, hoja y grabadora. Los aportes principales que genera el siguiente trabajo es que permitirá evitar perdidas y fugas de materiales a la hora de realizar las entradas y salidas de los mismos Se concluye que para la empresa la perdida y fuga de materiales importados ha generado pérdida de dinero y retraso, etc. por la carencia de un manual de procedimientos administrativos de entradas y salidas de materiales importados. Se recomienda al departamento de almacén la implementación del mencionado manual de procedimientos administrativos.

INTRODUCCIÒN

Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, se destaca lo relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje al personal, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente en el ámbito operativo o de ejecución, pues son una fuente en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado. Los manuales son probados en la practica como puntos de referencia para la instrucción del nuevo personal.

Los manuales representan una herramienta indispensable para toda empresa u organización, ya que les permite cumplir con sus funciones y procesos de una manera clara y sencilla.

Por lo tanto en el siguiente trabajo especial de grado se pretende Diseñar un manual de procedimientos administrativos de entradas y salidas de materiales importados en la empresa National Oilwell de Venezuela C.A. Anaco Estado Anzoategui.

El desarrollo del mismo se estructuró de la siguiente manera:

El Primer Capitulo; Se describe en forma global el problema la carencia de un manual de procedimientos administrativos objeto a estudio, el objetivo general y los objetivos específicos que se establecen para llevar a cabo de manera idónea de este trabajo. Por otra parte se destaca la delimitación y justificación de la investigación.

El Segundo Capitulo; Busca familiarizar al lector con la estructura y composición referente a los antecedentes de investigación que aportan la información precisa, con respecto al marco teórico, donde se hace una breve descripción de los conceptos bases correspondientes a los manuales, procedimientos, manuales de procedimientos y procedimientos administrativos son conocimientos mencionados a enfocar primordialmente con el problema a resolver. Por ultimo un listado de términos básicos que complementan la información.

El Tercer Capitulo; Es definido por medio de una metodología en el cual se evalúan y explican los métodos que se utilizaron a través de un lenguaje sencillo; El tipo de investigación utilizado fue "Descriptivo", y el diseño de investigación fue de "Campo"; Las técnicas que se aplicaron fueron la observación directa y la entrevista no estructurada. Por otro lado los instrumentos que se utilizaron fueron las fichas, lápices, hoja y grabadora entre otros.

El cuarto Capitulo; Corresponde al capitulo más importante porque en el se obtiene los resultados de la investigación a través de los distintos recursos utilizados para recopilar la información necesaria, y por lo tanto se obtiene de manera clara y sencilla el diseño del manual de procedimientos administrativos. Para finalizar se reseña las conclusiones, recomendaciones, referencia bibliografica y anexos relativos que contemplan el desarrollo de este Trabajo Especial de Grado.

CAPITULO I

EL PROBLEMA

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

A escala mundial los procedimientos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando con el desempeño mismo de las tareas cotidianas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, ya que son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitando la capacitación de nuevos empleados, proporcionando una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos puesto.

En este sentido las organizaciones con visión futurista, están en la búsqueda constante de mejorar cada día los procedimientos que ayudan a la completa realización de funciones a cabalidad y dentro de estas herramientas se cuenta con uno de los mas utilizados como son los manuales.

Según Catacora F. (1996); Afirma que:

Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y herramienta gerenciales utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consiste en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable ( p.74).

La finalidad de los manuales es que permiten plasmar la información clara, sencilla y concreta. A través de esta herramienta se orienta y facilita el acceso de información a los miembros de la organización, mediante cursos de acción cumpliendo estrictamente los pasos para alcanzar las metas y objetivos obteniendo buenos resultados para la misma.

En Venezuela para las empresas es una necesidad establecer manuales administrativos; Ya que las organizaciones han progresado con el hecho de simplificar con esta herramienta de control la manera de realizar sus labores.

La empresa National Oilwell de Venezuela C.A. se encuentra ubicada en la carretera negra Km 68 vía anaquito Anaco Edo- Anzoategui. Dedica a la distribución, servicios y venta de materiales, equipos, productos y repuestos nacionales e importados para la industria petrolera y petroquímica. Y la cual lleva aproximadamente 10 años sirviéndole a la comunidad anaquense.

Esta empresa actualmente presenta una problemática relacionada en el área de almacén debido a la fuga de materiales al momento de la recepción y despacho de materiales importados, lo que genera el retraso en los mismos. Ya que no se cuenta con un documento formal que le indique las actividades de los procedimientos de entradas y salidas de dichos materiales importados.

La problemática anteriormente descrita genera lo siguiente:

.- Desconocimiento de las funciones o actividades, ya que, el departamento de almacén no cuenta con un documento formal que le permita llevar la secuencia lógica de las actividades en cada uno de los pasos que conforman el procedimiento de entrada y salida de materiales importados.

.- Perdida en existencias en su inventario por la falta de información acerca de cómo proceden las entradas y salidas de materiales importados.

.- Perdida de dinero para la empresa por la fuga y falta de materiales con respecto a las entradas y salidas de materiales importados.

.- Perdida de tiempo al realizar la recepción y despacho de materiales importados.

De esta manera se evidenció a través de una entrevista con el almacenista, quien es la persona encargada de llevar anteriormente el manejo de las entradas y salidas de materiales, lo cual se realizaba de forma empírica tanto así que se presentó fugas de materiales al momento de la recepción y despacho de los mismos, no registrando en sus reportes la información necesaria para sustentar la operación. Generando en su inventario perdidas de faltantes y sobrantes de materiales.

A raíz de la problemática se enfocan las siguientes interrogantes:

¿ Que diagnostico se detecta en el departamento de almacén con la implantación del manual de procedimiento administrativo de entradas y salidas de materiales importados?

¿ Conoce el departamento de almacén los pasos que deben ser realizados en la recepción y despacho de materiales importados?

1.2 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

El presente trabajo Especial de Grado se refiere al Diseño de un Manual de Procedimientos Administrativos de entradas y salidas de materiales importados; específicamente en el departamento de almacén en la empresa National Oilwell de Venezuela C.A con la finalidad de llevar la secuencia lógica de las actividades de los procedimientos.

La empresa National Oilwell se encuentra ubicada en la Carretera negra Km 68 Campo National Oilwell Vía Anaquito. Anaco Edo. – Anzoategui. Él # teléfono: 4255329 / 4255015; El telefax: (0282) 422 /18/54.

El periodo para la realización de este Trabajo fue desde 05/11/03 hasta 06/02/04.

1.3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

1.3.1 Objetivo General

.- Diseñar un Manual de Procedimientos Administrativos de entradas y salidas de materiales importados en la empresa National Oilwell

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