PROPUESTA DE DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Y MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA CORPORACION PLAZA DE TOROS DE MANIZALES

PROPUESTA DE DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Y MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA CORPORACION PLAZA DE TOROS DE MANIZALES

INTRODUCCION

Hoy el mundo presenta amenazas y oportunidades a las organizaciones, las cuales pueden ser afrontadas y/o aprovechadas de la mejor manera, en la medida en que estas estén preparadas para ello.

Cuando se habla de las organizaciones orientadas a los resultados, no estamos hablando de una moda más, hablamos de la necesidad de racionalizar los recursos para propender por un trabajo de brinde una respuesta oportuna a nuestros clientes, los cuales hoy exigen lo que están pagando, queriendo ver reflejada su inversión en productos y servicios de excelente calidad.

Para lograr satisfacer estas demandas, se han venido aplicando algunos principios de la administración, como son la administración por objetivos y la planeación estratégica, tratando de involucrar en el trabajo a todos los niveles jerárquicos de la organización, aprovechando de esta forma la sinergia para optimizar el esfuerzo, planeando bien y estratégicamente el negocio y haciendo frente a las exigencia cada vez más fuertes y a la dinámica progresiva y agresiva que presentan hoy los mercados.

Las organizaciones del pasado, con estructuras rígidas e inflexibles, no son compatibles con las demandas oportunas y no pueden dar respuesta al entorno de incertidumbre que nos presenta la globalización, entonces, es necesario pensar: “Si a la estrategia le debe seguir una estructura, ésta tiene que convertirse en vehículo para que la estrategia se haga realidad ante el cliente” pues es de esta forma como la organización podrá definir la respuesta del mercado.

Una estructura por procesos es una alternativa para responder a los nuevos desafíos, a la identificación, delimitación y control, permitiendo asignar parámetros y responsabilidades que pueden ser medibles, para definir las contribuciones desde el que hacer de nuestros colaboradores, justificando de esta forma la inversión que hacemos en ellos bajo criterios de desempeño más objetivos y precisos.

Por lo anterior, la búsqueda de resultados realmente exitosos y productivos, es entonces la exigencia para la permanencia en un entorno cada vez más complejo. Las organizaciones, cual sea su fin, deben reducir esfuerzos administrando adecuadamente su recurso más importante, las personas, quienes son las encargadas de ejecutar acciones por medio de recursos que cada vez serán más escasos y costosos, por lo cual cobra vigencia la “administración por objetivos con direccionamiento estratégico” y los modelos de estructura que se apoyan en lo contingencial, que encajan en las exigencias del mercado competitivo para dar respuesta y supervivencia a la organización.

Es por esto que las organizaciones contemporáneas ven la necesidad urgente de cambiar la manera de concebir sus estructuras antiguas diseñadas por tareas, a trabajos orientados a proyectos con un soporte en la dinámica de los procesos, los cuales se desarrollan en equipos autodirigidos, competentes y con alto nivel de desempeño.

Los cargos son valorados por su real contribución, a las organizaciones ya no les importa lo que hacen, ni como lo hace, lo realmente importante en la actualidad es lo que logra con lo que hace (objetivos).

Se requiere una participación activa de las personas en los resultados, vemos como renacen conceptos como: empoderamiento, autocontrol, trabajo en equipo, nuevas tecnologías; previstas como las fortalezas definirán las bases de las ventajas competitivas.

Hay que tener en cuenta estos conceptos a la hora de diseñar los cargos en una organización, teniendo en cuenta modelos de estructura que logren optimizar los recursos y minimizar los esfuerzos en pro de una organización más productiva y con responsabilidades definidas para el logro de los objetivos propuestos.

MARCO TEÓRICO

A lo largo de la historia administrativa, uno de los temas que más interés ha despertado en el hombre, es la estructura organizacional, comenzando en las civilizaciones antiguas, pasando por las modernas y hasta llegar a la sociedad contemporánea. Es por esto que se hace importante analizar y diagnosticar la situación actual de las organizaciones para de esta forma establecer un modelo de administración que cumpla con las necesidades particulares de cada empresa de forma permanente, sin olvidar que los colaboradores hacen parte integral del proceso; por lo cual se le debe brindar no solo un ambiente sano y apto para el desarrollo de sus funciones sino que también se debe brindar seguridad, protección y formación que aporte al desarrollo de sus funciones.

Una de las teorías que hace énfasis en la estructura organizacional, como medio de transporte para lograr la eficiencia y la eficacia en las funciones básicas de toda empresa, es la teoría clásica, la cual nos muestra cómo la estructura organizacional esta interrelacionada con todos los niveles de una empresa y se caracteriza por la división del trabajo y la especialización de las funciones, esta se complementa en el concepto de administración y los principios generales de la misma como procedimientos de carácter universal, que pueden de esta forma, ser aplicados a cualquier tipo de organización y que se basan en cuatro etapas: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

Desde otro punto de vista la teoría estructuralista nos muestra un enfoque múltiple y globalizante, no solo para las organizaciones formales (aquellas que perduran en el tiempo y sus colaboradores pasan por ellas) sino también para las informales (definidas para un fin específico, emergente o transitorio), lo cual permite una relación con todos los niveles jerárquicos y nos impulsa a hablar de unos objetivos organizacionales que incorporan las intenciones de las empresas de alcanzar la eficacia, lo cual permite generar un nuevo concepto de organización, donde los problemas se convierte en oportunidades o ventajas y aporta un nuevo concepto de hombre organizacional, flexible tolerante a personas y problemas, que sabe escuchar y que está dispuesto al cambio, con deseos de superación y que conoce la diferencia entre estímulos y sanciones.

Se hace indispensable dentro de los procesos administrativos, hablar de las funciones de los administradores derivadas de los principios fundamentales de la práctica administrativa que orientan a conocer y profundizar en aspectos relacionados con la dirección de personas dentro de una organización.

En la teoría neoclásica, los autores resaltan la importancia de las funciones que todo administrador debe cumplir e insisten en las cuatro etapas de: planear, organizar, dirigir y controlar, enseñándonos cómo un buen administrador debe conocer todos los aspectos técnicos y específicos de la organización para facilitar el logro de los objetivos no solo de ésta, sino también de sus colaboradores, mediante una serie de actividades como: “establecimiento de planes y directrices, selección de personal, coordinación y control de operaciones y evaluación de resultados para el logro de objetivos, que son realmente comunes”^[1].

Toda la historia de la administración se ha convertido en un enlace fundamental para la administración moderna, ya que las nuevas organizaciones ante el cambiante entorno, se ven obligadas a adoptar formas diferentes a las tradicionales para afrontar los desafíos que trae un mercado competitivo y globalizado, a las formas tradicionales de dividir el trabajo, de estructurar las organizaciones por funciones, de buscar la especialización, entre otras, no fueron suficientes para lograr avanzar a pasos de gigantes, como lo exige el mundo actual, el cual requiere de altos niveles de calidad, servicios limpios, grandes reducciones de costo y altísimos niveles de productividad,  obligando así a las organizaciones contemporáneas a incluir el concepto de reingeniería, la cual se enfoca en el proceso, mas no en la empresa.

Este enfoque administrativo busca la revisión y el rediseño de los procesos para lograr un mejor rendimiento en cuanto a costos, calidad, servicio y rapidez. Esto llevo al hombre en su afán por la búsqueda de la verdad absoluta, a cuestionarse en aspectos básicos, ¿cómo se realizan las tareas actualmente? ¿Porque se realzan de esta manera?, llevando al mismo a concentrarse en los logros a alcanzar y cuál es la manera más eficiente para lograrlos, buscando el cómo trabajar de una forma más rápida, más económica y de mejor calidad que a competencia. Por lo tanto, es indispensable hacer más rápido, mejor y más económico, todos los procesos de la empresa.

Pero la búsqueda de la eficiencia en el logro de nuestros objetivos, no nos puede permitir dejar de lado la calidad total, para lo cual se hace necesaria la participación de todos los colaboradores de la organización, para poder mejorar en el diseño, fabricación y mantenimiento de los productos y servicios que ofrece una empresa. Esta táctica concluyente en la gerencia moderna se da con el fin de hacer frente a la incertidumbre, el riesgo del entorno y la competencia, ya que hoy en día las organizaciones se enfrentan no solo a un mercado competitivo regional, sino que el espectro se amplió y ahora el riesgo incide en que la competencia se tiene a nivel internacional debido a la globalización, es por esto que las empresas deben buscar las formas y fórmulas que permitan una dirección enfocada en la productividad y en la calidad para poder ser competitivos.

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