El Proceso Administrativo

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

La administración es la principal actividad que marca la diferencia entre las organizaciones, el éxito para alcanzar sus objetivos, y satisfacer sus obligaciones sociales depende, en gran medida, de sus gerentes. Si éstos realizan debidamente su trabajo, pueden alcanzar sus metas, pues sobre ellos cae la responsabilidad de administrar los recursos con los cuales cuenta la empresa.

El proceso de administración se refiere a, planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, y dirigir y controlar sus actividades. Las diversas funciones del administrador, en conjunto, conforman el proceso administrativo. Por ejemplo, planeación, organización, dirección y control de todas las actividades que implican relaciones humanas y tiempo, consideradas por separado, constituyen las funciones administrativas, cuando se toman como una totalidad, para conseguir objetivos conforman el proceso administrativo.

¿Cómo se logra el proceso administrativo?

A través de las personas, cuando estas se ubican en los distintos niveles de la organización, generan a través del cumplimiento de sus funciones y el surgimiento del objetivo organizacional el proceso administrativo. La organización, se puede dividir en tres niveles (superior, medio e inferior), cada uno posee habilidades conceptuales, humanísticas y técnicas distintivas entre sí para poder administrar.

a) Habilidades conceptuales: es todo lo que tiene que ver con el concepto, la naturaleza, el conocimiento, lo que puede ser explicado racionalmente, ser verificado.

b) Habilidades técnicas: da la posibilidad de operar una realidad, de aplicar acciones, para lograr el objetivo organizacional. Ejemplo: los operarios, técnicos, obreros.

c) Habilidades humanísticas: es la aptitud que se tiene para direccionar, se da en los tres niveles. Ejemplo: la alta gerencia tiene en mayor grado, la posibilidad de direccionar y no hace otra cosa que coordinar al recurso humano. La gerencia media tiene la función de supervisar, y actúa de nexo entre aquello que pide la gerencia y aquello que opera y/o acciona la gerencia baja o de 1º línea. La gerencia baja va integrando, a través de toda la estructura de la organización, las órdenes para que de alguna manera a través de alguna aplicación de la técnica con adecuada utilización del recurso humano, se logre operar y generar la acción debida para la consecución del objetivo.

El Proceso Administrativo, de igual forma está compuesto por dos fases: la mecánica y la dinámica.

 FASE MECANICA: comprende a la planeación, trata de las cosas que se van a realizar en la empresa (planes, programas, presupuestos, entre otros), y la organización (cómo se va a realizar, para ello se cuenta con los organigramas, recursos, funciones).

 FASE DINAMICA: en esta parte está la dirección (se encarga de que se realicen las tareas, para ello cuenta con la supervisión, liderazgo, comunicación, y motivación), por último el control, es el encargado de describir cómo se han hecho las cosas, que se ha hecho y comparar los estudios.

UNIVERSALIDAD DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo tiene aplicación universal, los gerentes lo pueden aplicar, no importa del tipo de empresa que se trate, lo esencial es que sea utilizado donde varias personas trabajen juntas para el logro de objetivos comunes. Puede usarse en una empresa constructora e igualmente en una tienda por departamentos.

FUNCIÓN DE LOS PRINCIPIOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

1. PREVISION

a) Previsibilidad: debe tomarse en cuenta, que no hay certeza completa por la cantidad de factores y la intervención de decisiones humanas, por lo siempre existirá en la empresa un riesgo.

b) Objetividad: las previsiones deben ser en hechos, más que en opiniones objetivas.

c) Medición: las previsiones serán más seguras, cuando podamos apreciarlas o medirlas.

2. PLANEACION

a) Previsión: los planes deben hacerse lo más precisos posibles, no con afirmaciones vagas y genéricas.

b) Flexibilidad: los planes deben dar margen para los cambios que surgen en este.

c) Unidad: los planes deben ser de tal naturaleza que exista uno para cada función, y estar coordinados e integrados de manera que pueda decirse que existe un sólo plan general.

3. ORGANIZACION

a) Especialización: la división del trabajo influye en el aumento de la producción, el acostumbrarse a un trabajo, permite que se llegue a la especialización y este a la productividad.

b) Unidad de mando: sólo se debe obedecer a un jefe para una sola función.

c) Equilibrio autoridad-responsabilidad: debe establecerse el grado de autoridad y de responsabilidad, que debe tener cada jefe en cada nivel jerárquico.

d) Equilibrio dirección-control: A cada grado de delegación debe de corresponder el establecimiento de los controles adecuados.

LA INTEGRACION

La función de la integración consiste en dotar el organismo social, de los diversos recursos que requiere para la eficiencia del desempeño, al planear y organizar. Deben tenerse en cuenta los recursos financieros, materiales, técnicos, y humanos con los que podrán contarse, por consiguiente, la integración se encuentra estrechamente relacionada con la planeación y la organización.

Es indudable que la integración de personal, debe estar de acuerdo con la organización que se plantea para la institución. La integración de personal tiene que estar vinculada a la organización, es decir, establecer estructuras de roles y puestos que lleven a las personas a trabajar por lograr los objetivos de la organización.

INTEGRACION DE PERSONAL COMO FUNCION ADMINISTRATIVA POR SEPARADO

 La contratación de roles (puestos), incluye conocimientos y enfoques muchas veces no reconocidos en general por los gerentes.

 Facilita poner mayor interés en el elemento humano.

 En esta área se ha desarrollado un conjunto importante de conocimientos y experiencias, que ayudan a mejorar situaciones propias de la actividad de integración de personal.

 Los gerentes pasan por alto frecuentemente, que la integración de personal es su responsabilidad, no del departamento de personal o Recursos Humanos.

LAS ETAPAS Y TÉCNICAS DE INTEGRACIÓN

 Advertencia previa: se cree que resulta más claro y objetivo presentar conjuntamente, las reglas que presiden el proceso de integración y las técnicas que ayudan a lograrla. Se ha dicho que la integración hace, de personas totalmente extrañas a la empresa, miembros debidamente articulados en su jerarquía, para ello se requieren de cinco pasos, que son:

o Reclutamiento: se encarga de hacer que las personas ajenas a la empresa, sean candidatos a ocupar un puesto en ella.

o Selección: mediante la utilización de técnicas especiales, elegir entre los diversos candidatos al más idóneo para el puesto, de acuerdo con los requerimientos del mismo.

o Introducción e inducción: articula y armoniza adecuadamente al nuevo elemento, a los objetivos y al grupo social del que formará parte, en la forma más rápida y adecuada.

o Entrenamiento: es la enseñanza teórica-practica que se le da al trabajador en su puesto.

o Desarrollo: busca lograr el desenvolvimiento e incremento, de las cualidades y capacidades innatas que cada persona tiene, para obtener su máxima realización posible.

IMPORTANCIA DE LA INTEGRACIÓN DE PERSONAL

Es el primer paso práctico de la etapa dinámica y por lo mismo, de ella depende en gran parte que “la teoría” formulada en la etapa constructiva o estática, tenga la eficiencia prevista y planeada, es el punto de contacto entre lo estático y lo dinámico, lo teórico y lo práctico.

Es una función permanente, porque en forma constante hay que estar integrando el organismo, tanto para proveer a su crecimiento normal, ampliaciones, como para sustituir a los hombres que han salido por fallecimiento, renuncia, entre otros, o, a las máquinas que se han deteriorado, y los sistemas que resultan obsoletos.

PRINCIPIOS DE LA INTEGRACIÓN DE PERSONAL

 El hombre adecuado para el puesto adecuado: el empleado debe poseer las características, que la empresa establezca para desempeñar un puesto. Los recursos humanos deben adaptarse a la organización, y no ésta a ellos.

 Provisión de elementos necesarios: la dirección debe estar consciente de los elementos que los puestos requieren para la eficiente realización de su trabajo, no se puede desarrollar un puesto de manera eficiente, sin conocerlo. De igual forma, no se puede alcanzar un grado de eficiencia, sin un adiestramiento sistemático.

 La importancia de la introducción adecuada: el momento en que un elemento ingresa a la empresa, es trascendental, pues de él dependerá su adaptación al ambiente, su desenvolvimiento, su desarrollo y su eficiencia dentro de la misma.

FACTORES Y SITUACIONES QUE IMPACTAN LA INTEGRACIÓN DE PERSONAL

 AMBIENTE EXTERNO: pueden agruparse en educacionales, socioculturales, legales-políticos y de limitaciones y oportunidades económicas. El ambiente económico, determina la oferta y la demanda de gerentes, las limitantes legales y políticas exigen que las empresas cumplan con las leyes y las pautas emitidas por diversos niveles de gobierno.

o Oportunidades iguales de empleo: las leyes prohíben prácticas de empleo que discriminen sobre la base de raza, color, religión, nacionalidad, sexo o edad.

o Mujeres en la administración: se Incluye leyes que rigen las prácticas de empleo

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