El archivo Arnulfo

ACTIVIDAD 2

TALLER

Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A. quien debe admitir diferentes contrariedades y problemas. La más relevante es la falta de un archivo organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la

Empresa. Para que él pueda realizar sus funciones y desempeñarse de manera correcta, debe realizar la organización documental, aplicando los criterios archivísticos para la organización de archivos de gestión e implementación el ciclo vital del documento y las TRD para un correcto manejo de la información documental, permitiendo el fácil acceso a la información. El tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa será auditada y todos los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para lograr mejorías frente a las diferentes problemáticas.

1. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?

RTA: Arnulfo para comenzar a organizar el archivo, primero debe clasificar los documentos de manera jerárquica y lógica. Luego deberá darle un orden a los documentos (cronológico o alfabético) claro esta Arnulfo debe aplicar las tablas de rendición documental

2. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?

Considero que los factores que pudieron ser los causantes del desorden del archivo de la Empresa PILOS S.A son:

• Falta de capacitación o personal especializado en archivo.

• Mal manejo de la información o considerar que la misma no es importante para el buen funcionamiento de la empresa

3. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?

Por supuesto que Arnulfo debe aplicar el ciclo vital de documentos, ya que con él se puede establecer el método adecuado para la clasificación de los documentos desde su etapa inicial hasta aquella en el que el documento sea archivado permanentemente o eliminado.

La forma de gestionar el ciclo vital documental, es teniendo en cuanta la clasificación de documentos según algunas características o VALORES y que conforme a lo anterior los documentos irán al: los archivos permanentes, el archivo central o el archivo histórico

4 Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo debe ser archivados esos documentos?

Arnulfo debe clasificar y guardar la información de archivos electrónicos siguiendo los principios archivistas, y crear un software donde quede almacenada toda la información

5. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?

Ya que las tablas de rendición documental permiten a organización de los documentos de tal manera que se suministre eficazmente su manejo y preservación. Para un fácil acceso a la información se han creado unos formatos definidos por la ley que permiten tener el acceso a la información y de igual medida gestionar el ciclo vital del documento.

6. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de las TRD?

La importancia de las Tablas de Rendición Documental, son:

• Fácil manejo de la información.

• Dar organización y distribución a los documentos

• La fácil y correcta utilización de los documentos

7. Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo?

El gran reto de Arnulfo es establecer un orden el todo el archivo de la empresa PILOS S.A y así lograr que haya un manejo y control adecuado de la información y de esta manera hacer que la empresa realice sus actividades eficientemente.

8. ¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño

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