El proceso administrativo ha sido analizado en varias partes o funciones las cuales son las siguientes: Unidad de compras 2

2.1 PLANEACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS

          El proceso administrativo ha sido analizado en varias partes o funciones las cuales son las siguientes:

1. Planeación
2. Contratación de personal
3. Organización
4. Control

Otras partes del proceso administrativo, como son, la comunicación o la  motivación, con frecuencia se consideran lo suficientemente importantes como para estar a la misma altura de las otras cuatro funciones antes mencionadas.

La planeación sistemática requiere de una recopilación sistemática de datos, la determinación de metas y objetivos y la formulación de planes, tanto generales como detallados para alcanzar los objetivos dentro de las políticas establecidas y demás restricciones. Respecto a las compras y abastecimiento de compras, quien en ocasiones es auxiliado por investigadores quienes trabajan tiempo completo, así como personal de servicio de compra.

Planeación a nivel corporativo

Recientemente ha existido mucho interés en la planeación a nivel corporativo que podría describirse como un intento sistemático para planear el futuro de la organización en conjunto; el prever las amenazas y las promesas que el futuro tiene reservado, sobre varios supuestos respecto a cómo haya de ser dicho futuro; el trazar estrategias para asegurarse que la empresa está debidamente protegida independientemente que pudiera suceder.

Otros términos que en la práctica parece ser que tienen implicaciones dentro de medios ambientes cambiantes. Si se pensara que el futuro hubiere de ser muy similar al presente, de todas maneras sería muy útil la planeación de dicho futuro, pero evidentemente se le dedicaría menos atención en contraste a la planeación que se hace cuando las condiciones están sujetas a cambios bruscos.

Muchas compañías que llevaban a cabo la planeación a largo plazo al inicio de la década de 1970, no incluían dentro de sus planes lo relativo a compras y a abastecimientos. Se pensaba en aquel entonces que los problemas relativos a compras eran más bien tácticos que estratégicos, de carácter administrativo más que a largo plazo.

La planeación estratégica a largo plazo deberá entonces necesariamente tomar en consideración tanto el insumo de materiales, así como los productos terminados y en ocasiones se deberá incluso dar preferencia a los primeros. Será necesario que la función de compras recopile mayor información, deberá proyectarse hacia el futuro, dedicando generalmente un mayor esfuerzo a la planeación si es que se haya de hacer útil contribución a la planeación futura de la organización de la cual forma parte y en efecto, deberá hacer sus propios planes para asegurar el abastecimiento a largo plazo, más que emplear su propio tiempo en problemas de índole inmediato que posiblemente podrían haberse evitado.

Organización

La función de compras incluye el proceso completo de decidir y especificar qué se habrá de comprar, en qué cantidades, en qué momento, de qué fuentes y mediante qué procedimientos, así como la implementación de estas decisiones y procedimientos, así como la implementación de estas decisiones y procedimientos mediante las requisiciones de compra, su autorización y aprobación, el envío de las órdenes, su tramitación, la recepción de los artículos y el pago de las facturas. Consideramos apropiado referirnos a este proceso como la función de compras, pero debe aclararse que parte de estas actividades son multifuncionales puesto que otras áreas funcionales tales como diseño, producción y departamentos usuarios no solo participan en el proceso, sino que además asumen una gran responsabilidad por los distintos elementos que la integran.

Se podrá clasificar como personal de compras a aquel que dedica la mitad o más de su tiempo a trabajo relativo a compras. Las organizaciones que ocupan a varias personas dedicadas a compras en un solo establecimiento normalmente las agrupan en un departamento de compras.

Control

1. Cualquier sistema de control habrá de:
2. Fijar estándares de actuación
3. Medir las variaciones con respecto a los estándares
4. Identificar las razones para que existan tales desviaciones
5. Tomar las medidas correctivas

Resulta mucho más sencillo registrar costos que evaluar los resultados, y no se deberá confundir la recopilación de estadísticas departamentales con un análisis de costos- beneficio que se haga del departamento. Algunos datos que se consideran básicos para poder llevar a cabo una adecuada evaluación del trabajo realizado por el departamento de compras tan solo puede ser proporcionada por el propio personal del departamento.

Se ha dicho que el grado de utilidad de la sección de compras con respecto a la empresa a la cual sirve, está directamente relacionada con la confianza que la administración ha depositado en ella así como en la autoridad que posee, esto habrá de significar que será tanto del interés de la empresa como del personal de compras el asegurarse que se tiene disponible suficiente información para poder llevar a cabo una adecuada evaluación de la actuación.

Independientemente que se disponga o no de tal información, es inevitable el hecho de que la evaluación se haya de realizar, las personas dentro de una jerarquía organizacional continuamente son evaluadas, para bien o para mal, por los medios que se puedan tener disponibles. La asignación a un ejecutivo tanto de autoridad como de responsabilidad.” (P. Baily s.f.)^[1]

2.1.1 DETECCIÓN DE NECESIDADES POR ÁREA DE LA EMPRESA

          “Cualquier compra se origina en el reconocimiento de una necesidad definida de algo en la organización. La persona responsable de alguna actividad en particular debe conocer cuáles son los requerimientos individuales de la unidad qué, cuánto y cuándo se necesitan. Esto puede dar como resultado una requisición de material al departamento de almacén. Ocasionalmente, estos requerimientos pueden ser satisfechos de la existencia excedente de otro departamento. Más temprano o tarde, desde luego, será necesaria la compra de nuevos abastecimientos. Algunas requisiciones de compra se originan dentro del departamento de producción o del que lo está utilizando. Las requisiciones para equipo de oficina de toda clase pueden provenir del gerente de oficina o del contralor de la empresa. Algunas requisiciones pueden venir de los departamentos de venta o de publicidad o prevenir de los laboratorios de investigación.

Frecuentemente, en formas especiales se indica el origen de las requisiciones en donde éste no es el caso se puede usar números de código distintivos para cada departamento.

El departamento de compras es el responsable de ayudar a anticiparse a las necesidades de los departamentos usuarios. El gerente de compras debe urgir, no solamente a que las requisiciones sean casi estándar como resulte posible y que sea mínimo el número de órdenes especiales o poco usuales, pero también estas requisiciones deben ser hechas con anticipación suficiente para enviar un número excesivo de órdenes de “urgencia”. También, dado que el departamento de compras está en contacto con las tendencias en los precios y con las condiciones generales del mercado, la asignación adelantada de órdenes puede ser importante para protegerse contra una posible escasez en el abastecimiento o contra precios incrementados. Esto quiere decir que compras debe informar al departamento usuario del tiempo normal de adelanto necesario y de cualquier cambio importante con relación a todos los artículos estándar adquiridos.” (Leenders 2007)^[2]

2.1.2 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

          Como sabemos, cada entidad económica tiene una serie de actividades que se llevan a cabo día a día dependiendo el sector, giro comercialización, sin embargo, es aún más importante que cada departamento tenga una organización en sus actividades y tiempos en las que realizarán, de tal manera, la empresa en operará en conjunto y de forma sistematizada,  evitando el mayor número de contratiempos. Es justo para eso que el cronograma de actividades ayudará a las instituciones, ya que es una herramienta que ayuda al cumplimiento de  las diferentes  diligencias de cada departamento en tiempo y forma.

Ejemplo:

Elaboración y diseño propio

2.1.3 DETERMINACIÓN DEL PRESUPUESTO: RESTRICCIONES Y LIMITACIONES

          “El presupuesto se define como “la formulación de planes para un futuro período, dado en términos numéricos”.

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