Ensayo de inventario

[pic 1]                      Secretaría  de Educación Pública

                                         Dirección General de Educación Superior

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA  Y ARCHIVONOMÍA

“BASES DE DATOS APLICADAS EN LAS AREAS ARCHIVISTICAS”

ALUMNO(A): RIVERA GUERRA DIANA ELIZABETH

GRUPO: 6201

ASIGNATURA: ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS

PROFESOR: ALBERTO BAZA LEONIDEZ

Introducción

El inventario es un  instrumento en donde se describe en forma exacta y precisa la documentación que se encuentra en el archivo y el personal que está a cargo aplica esta base de datos  para llevar el control de la documentación  y  el  objetivo de este trabajo es mencionar el punto de vista acerca del concepto de inventario diversos autores, tipos de inventario y los formatos de inventario.

Definición  de Inventario

El profesor Aurelio Tanodi dice que el  inventario es una descripcion exacta y precisa de todo el material que conserva un archivo por su parte el profesor Manuel Vázquez menciona que inventario es una descripción exacta y precisa de toda la documentación de un archivo que se ordena siguiendo el orden de la archivística y tiene como fin principal dar constancia de la documentación y como fines secundarios la búsqueda el control y el estudio del acervo documental

Se concibe el inventario como reflejo material de la clasificación de un fondo documental las funciones segundas prevalecen sobre la primera.

Puedo decir que el inventario es un instrumento técnico que describe a manera de detalle el registro de los expedientes de un archivo de manera desglosada.

Quiero destacar que el concepto de inventario logra su correcta delimitación eliminando pero no se diferencia con otros instrumentos tiene como finalidad lograr el acceso a la información.

Tipos

los campos del inventario somero son signatura titulo fechas nivel de descripción y volumen, su utilidad es ante todo de uso interno como procedimiento de control sobre las existencias pero el interés para los usuarios es mínimo pues les ofrece una información excesivamente genérica y apenas si les orienta acerca que la documentación que pueden encontrar

Inventario somero comprende los elementos mínimos los del área de mencionada de identidad y suelen ir dispuestos en columnas cuando se publican

Inventario analítico tiene una característica lo que hace diferente al anterior describe los fondos con mayor profundidad hasta llegar a los expedientes.

FORMATOS

En el caso de los archivos administrativos el inventario se abre mediante un fichero y su confección se realiza con los datos contenidos de los fondos enviados al archivo central por las diferentes dependencias

Los formatos que se utilizan son Excel, MYSQL y tienen el control de los movimientos de los registros de los documentos sirven para actualizar de forma fácil y llevar un buen control en todos los procesos de las edades de los archivo

Esta forma ágil y movible soluciona el problema planteado por el profesor Tanodi de renovar con cierta periodicidad los inventarios realizados en hojas en forma de libro. Estas listas de remesa se consideran como inventario topografico porque su orden es el numérico es un registro de entrada para llevar el control de los envíos

Para finalizar este trabajo el inventario es un instrumento de descripción que se  utiliza como base de datos por que almacena datos específicos donde se puede ubicar la documentación y esto facilita localizar mas rápido la documentación y también nos permite saber el total de  expedientes que se concentran en el archivo; verificar que el asunto corresponda con el expediente.

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