Ensayo sobre tablas de retención documental

La importancia de las Tablas de Retención Documentales para cumplir los principios

archivísticos.

En Colombia existen muchos documentos legales, técnicos, acuerdos, entre otros, lleva más

de 20 años preocupándose por la legislación de los procesos y principios archivísticos; esta

producción textual ha generado herramientas importantes como la Tabla de Retención

Documental (TRD), Inventario Documental, Hojas de control, entre otras que permiten

cumplir con los principios archivísticos; de esta manera, hablaremos de esta primera

herramienta mencionada, las Tablas de Retención Documental. Sobre esta herramienta, la

TRD, a nivel normativo, se encuentra la ley 594 de 2000, que en el Art.3, define su concepto

así: “Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el

tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos” (Congreso de la

República de Colombia, Art. 3, 2000) y en su Art. 24, afirma la obligatoriedad de las Tablas

de Retención Documental para todas las entidades del Estado.

Así pues, el estado debe elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental, lo

cual hace que administrativamente responda con sus obligaciones cumpliendo la normativa

vigente, que en su utilización facilita el manejo de la información porque contribuye con la

racionalización de la producción documental, brindando un servicio eficiente, su control y

acceso, permitiendo que sea posible tener claro su transferencia desde el archivo de gestión,

al central y al histórico o disposición final, resguardando la memoria de las instituciones. De

la misma manera, aporta a los principios generales que rigen la función archivística, que se

establecen en el artículo 4 de la mencionada ley, como lo son los “Fines de los archivos”,

puesto que así se logra que la información institucional sea recuperable para uso de la

administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; respetando la

“Importancia de los archivos”, porque los documentos que los conforman son

imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes; la “Institucionalidad e

instrumentalidad”, los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión

administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia;

actuando con responsabilidad ya que los servidores públicos son responsables de la

organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de las entidades

del orden nacional, de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas,

descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas, de

los municipios, distritos y departamentos, fueron concebidas en el marco normativo

colombiano como instrumentos archivísticos a través de cuya implementación se busca

garantizar la protección de la información pública y del patrimonio documental. En este

orden de ideas, el estado ha logrado generar herramientas importantes para mejorar su

administración y gestión de archivos, hay una herramienta fundamental que son las Tablas

de Retención Documental, que obligatoriamente deben utilizarlas las entidades estatales; su

utilización facilita el manejo de la información porque contribuye con la racionalización de

la producción documental, brindando un servicio eficiente, su control y acceso;

contribuyendo a su vez a que la información institucional sea recuperable, fuente de historia

del país,

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