Estructura Organizacional

Introducción

Los procesos administrativos son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar los recurso humanos, técnicos, materiales, etc., con los que cuenta la empresa.

Dos de los procesos administrativos más importantes son:

La Planeación que consiste en establecer anticipadamente los objetivos, políticas, reglas, procedimientos, programas, presupuestos y estrategias de un organismo social. , es decir, consiste con determina lo que va a hacerse y la Organización que agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los objetivos, creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquías; estableciendo además las relaciones de coordinación que entre dichas unidades debe existir para hacer optima la cooperación humana, en esta etapa se establecen las relaciones jerárquicas, la autoridad, la responsabilidad y la comunicación para coordinar las diferentes funciones.

A continuación se desarrollará un trabajo de investigación referente a Manuales de Procedimientos donde se explica detalladamente su concepto, la justificación, el uso que desempeñan dentro de las organizaciones, las ventajas, los objetivos, las características y la clasificación según el contenido, para lograr lo planteado en los procesos administrativos

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización. En ellos se concentran una serie de elementos administrativos donde se señala el procedimiento a seguir para lograr que todos los usuarios del mismo, sepan cómo realizar la labor de manera óptima dentro de cualquier empresa.

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de

mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la

dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y

procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado

puede ser un valioso instrumento administrativo.

En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma

sistemática la información administrativa.

De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:

a) Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

c) Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la

uniformidad en el trabajo.

d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

e) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

f) Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

g) Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

h) Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente, para disminuir tiempos y unificación de procedimientos.

i) Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

j) Facilita las labores de auditoría y evaluación del control interno.

k) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:

1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.

2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan

general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

3. Facilita el estudio de los problemas de organización.

4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias

en la organización.

5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del

personal clave.

6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la

organización.

7. Evita conflictos jurisdiccionales y la unión de funciones.

8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos

niveles.

9. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más

antiguos.

10. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.

11. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

12. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

13. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del

tiempo.

14. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

15. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración,

destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la

organización, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa que

requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel

operativo o de ejecución, pues son una fuente de información en las cuales se trata de

mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas

que se le han encomendado.

Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa privada,

para saber con qué tipo de manuales se debe contar.

Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una

dirección, un departamento, una oficina, sección, una mesa, un puesto, etcétera.

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres

diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

• Por su Contenido

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este

tipo tenemos los siguientes:

Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.

Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.

Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.

• Por su Función Específica

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:

Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.

Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir

el alcance de

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