Fases De La Abnimistracionde Proyectos

1.3.1 FASES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

En la figura 1.2 se muestran las cuatro fases del ciclo de vida de un proyecto, así como el tiempo y el esfuerzo que se dedican a cada una. A medida que el proyecto pasa por él, las organizaciones, los individuos y los recursos desempeñan funciones muy importantes

Los proyectos "nacen" cuando una necesidad es descubierta por el cliente, es decir, las personas o la empresa dispuestas a aportar los fondos para que sea atendida. Por ejemplo, en el caso de una familia que crece, la necesidad podría ser una casa más amplia; en cambio, en el caso de una compañía el problema podría ser un alto porcentaje de desechos en su proceso de manufactura que eleva sus costos y tiempo de producción por encima de los de sus competidores.

Es preciso que el cliente identifique primero la necesidad o el problema. Algunas veces este último se identifica rápidamente, como cuando sucede un desastre (digamos un terremoto o una explosión). Otras veces se tarda meses en identificar una necesidad, recopilar los datos referentes al problema y definir los requisitos que deben reunir la persona, el equipo del proyecto o el contratista que se encargará de resolverlo.

La primera fase en el ciclo de vida del proyecto consiste en descubrir una necesidad, un problema o una oportunidad, pudiendo suceder que el cliente pida propuestas a individuos, a un equipo de proyecto o a empresas (contratistas) para que atiendan la necesidad o resuelvan el problema. El cliente suele anotar la necesidad y los requisitos en un documento llamado solicitud de propuesta (SDP). Con él pide a individuos o contratistas que presenten propuestas sobre cómo resolverían ellos el problema, junto con el costo y el programa correspondiente.

Una pareja que necesita una casa nueva posiblemente dedicará tiempo a determinar las especificaciones de ella: tamaño, estilo, número de cuartos, ubicación, cantidad máxima que desean invertir y la fecha en que les gustaría ocuparla. Las anotarán y le pedirán al contratista que les presente los planos y las estimaciones del costo. Una compañía que haya identificado la necesidad de mejorar su sistema de cómputo podría incluir sus especificaciones en una solicitud de propuesta y enviarla después a varias compañías consultoras de computación.

Sin embargo, no en todos los casos se requiere la solicitud de propuesta. A menudo las necesidades se definen de un modo informal duran te una junta o una discusión en un grupo de individuos. Algunos se ofrecerán para formular una propuesta y determinar si es necesario emprender un proyecto o se les pedirá que lo hagan.

Esto sucede cuando la administración de un hospital quiere construir en él un centro de atención diurna destinado a los hijos de sus empleados. El equipo gerencial o un ejecutivo anotará las especificaciones en un documento o lo entregará a un equipo interno, el cual a su vez presentará una propuesta de cómo establecer el centro. En este caso, el contratista es el equipo del hospital y el cliente es el administrador o, posiblemente, el consejo de adminis¬tración. Es importante definir correctamente la necesidad. Por ejemplo, ¿existe la necesidad de contar con un centro de atención diurna en el sitio o la de prestar este servicio a los hijos de los empleados? ¿Es "en el sitio" una parte indispensable de la necesidad?

La segunda fase del ciclo de vida del proyecto consiste en encontrar una solución a la necesidad o al problema. Al cliente le presentan una propuesta uno o más individuos o empresas (contratistas) que quieren que les pague por implementarla. En esta fase el esfuerzo del contratista es lo más importante.

Los que quieren responder a la solicitud de propuesta quizá dediquen varias semanas a encontrar soluciones al problema, a estimar los tipos y la cantidad de recursos necesarios, así como el tiempo que tardarán en diseñar y realizar la solución propuesta.

Esta información la plasman en una propuesta escrita y la entregan al cliente. Por ejemplo, varios contratistas pueden presentar su propuesta para desarrollar e implementar un sistema automatizado de facturación y cobranza. Después que él las evalúa y escoge la ganadora, negocia con el contratista y firma un contrato (acuerdo). Muchas veces no se requiere que participen varios contratistas externos. Un equipo interno de la empresa puede elaborar una propuesta para atender una necesidad o petición de la gerencia. En este caso, los empleados de ella realizarán el proyecto y no un contratista

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