Funciones Del Departamento De Recepción En Un Hotel

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN

• GERENTE DE RECEPCIÓN.

Mantiene un elevado nivel de eficiencia entre el personal de recepción.

Maneja los problemas y quejas de los huéspedes con cortesía y tacto.

Asigna obligaciones a los integrantes del personal de recepción.

Asigna los turnos semanales.

Contrata a nuevos empleados.

Revisa periódicamente el desempeño de cada uno de los integrantes del personal.

Define las políticas de reservaciones y establece cuotas.

Da la bienvenida a huéspedes importantes.

• SUBGERENTE.

Coordina y supervisa las labores del personal de recepción

Asegura que se logre la satisfacción total del cliente

Mantiene informado al personal de las actividades y disposiciones de la gerencia

Se asegura de que las tarifas aplicadas sean las correctas

Apoya al personal en la solución de problemas

Revisa los reportes para asegurar que sean correctos

• RECEPCIONISTA Y CAJEROS.

Recibe a los huéspedes

Vende y asigna habitaciones

Da información general del hotel

Hace el registro de entrada del huésped

Revisa el reporte de habitaciones hecho por ama de llaves

Lleva el control de entrada/salida de huéspedes

Reporta a ama de llaves las habitaciones check out para fines de limpieza

Lleva el control de las llaves de la habitación

• CONCIERGE.

La palabra es francesa, y describe un profesional que ayuda a los huéspedes a realizar las más diversas tareas, desde hacer reservaciones en restaurantes, confirmar citas en un spa, recomendar antros y bares, hasta lograr que tengas.

Todo Concierge que se respete habla mínimo dos idiomas, cinco es lo ideal, sin mencionar que debe poseer una red interminable de contactos y las conexiones necesarias para poder llevar a cabo las solicitudes más extravagantes de los huéspedes. Desde lo mundano hasta lo espectacular, al final de cualquier ayuda, cualquier gratificación queda totalmente a consideración del huésped.

• SUPERVISOR DE TELEFONISTAS.

Entrena a su personal

Elabora el reporte de daños en extensiones y conmutador a la compañía telefónica.

Revisa las llamadas matutinas a huéspedes.

Verifica la elaboración de cargos de larga distancia.

Revisa y archiva el reporte diario de largas distancia.

Verifica el recibo de la Cía. de teléfonos con las llamadas de larga distancia efectuadas.

Realiza aclaraciones ante la Cía. de teléfonos, por discrepancias en los recibos de las mismas.

Elabora reporte semanal o mensual de llamadas de larga distancia oficiales.

Elabora presupuesto de ingresos y egresos del departamento.

Lleva el control de llamadas efectuadas por LADA.

Mantiene actualizada la lista de teléfonos de emergencia.

Atiende las llamadas telefónicas de huéspedes importantes.

• TELEFONISTAS

Verifica que el equipo de trabajo se encuentre en perfectas condiciones.

Verifica que las líneas de entrada y salida del conmutador estén funcionando en su totalidad, caso contrario hace el reporte.

Atiende solicitudes de huéspedes y personal del hotel para llamadas de larga distancia.

Elabora los cargos por llamadas de larga distancia.

Actualiza los racks alfabético y numérico de acuerdo con la lista que envía la recepción.

Toma, recibe y envía recados telefónicos a huéspedes y ejecutivos del hotel.

Localiza personas en el hotel por medio del voceo.

Realiza las llamadas de despertador a los huéspedes.

• CAPITAN DE BOTONES

Recibe al huésped en la puerta, le orienta con la información que requiere, le acompaña

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