GUIA Nº 2 DE APRENDIZAJE PROGRAMAS DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN

GUIA Nº 2 DE APRENDIZAJE

PROGRAMAS DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN

ACTIVIDADES PROPUESTAS

1. INVESTIGUE Y RESPONDA, CITANDO FUENTES DE INFORMACIÓN.

¿QUÉ ES INDUCCIÓN?

Método que se utiliza para dar a conocer a los nuevos servidores la información básica de la empresa y del cargo a desempeñar.

Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integración a la cultura organizacional durante los cuatro meses siguientes a su vinculación. El aprovechamiento del programa por el empleado vinculado en período de prueba deberá ser tenido en cuenta en la evaluación de dicho período.

ETAPAS DE INDUCCION

PRIMERA ETAPA: BIENVENIDA

Esta fase tiene como finalidad el recibimiento de los nuevos trabajadores, dándoles la bienvenida a la organización, donde el Proceso de Gestión Administrativa realizará las siguientes actividades:

• Recibe al nuevo trabajador y les indica los documentos necesarios para la legalización de su ingreso.

• Comunica a los responsables de los temas que aparecen en el formato de Inducción al personal para que realicen la inducción correspondiente.

• Dirige al trabajador al sitio donde se dictara la inducción general.

• Informa la finalidad del proceso de inducción

• Entrega el Manual de Funciones, el Reglamento Interno de trabajo, el Protocolo Ético, el Manual de Bienestar Social y el Código de Ética.

SEGUNDA ETAPA: INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN

En esta etapa se suministra al nuevo trabajador información general sobre la EMPRESA objeto de facilitar su integración.

• Reseña Histórica

• Organigrama Actualizado

• Política de Calidad

• Principios del MECI

• Fundamentos del MECI

• Visión

• Misión

• Objetivos de Calidad

• Protocolo Ético

• Lineamientos Éticos

• Funciones y responsabilidades

• Planes y proyectos del proceso al cual pertenece

• Los riesgos del proceso y los planes de acción pendientes.

• Asistencia: Debe cumplir con el horario establecido por la organización. En caso de no poder asistir a su trabajo esta inasistencia debe ser notificada inmediatamente para solicitar el permiso correspondiente. Los horarios de asistencia son los siguientes:

Martes a Viernes: 8: 00 a.m. – 12:00 p.m. y 1:00 p.m. – 5:00 p.m.

Sábados y Domingos: 8: 00 a.m. – 12:00 p.m.

Confidencialidad: Debe guardar absoluta confidencialidad de su gestión de trabajo y mantener resguardados todos los documentos, a fin de evitar su extravió y el que personas no autorizadas conozcan su contenido.

Calidad de Servicios: Independientemente del cargo que ocupe y del área de trabajo, la calidad del servicio es de vital importancia. Debe mantener en todo momento buenas relaciones con el personal y el cliente, además, de atender las labores encomendadas con responsabilidad y eficiencia.

Relaciones con los empleados: La relación con nuestros empleados tiene como base el respeto a la dignidad de individuo sin discriminación de raza, religión, nacionalidad, color, sexo, edad, ni inclinación sexual, estado civil o familiar o incapacidad no relacionada a la función disponible.

TERCERA ETAPA: EVALUACION Y SEGUIMIENTO

El propósito de esta etapa es garantizar un desarrollo adecuado del Programa de Inducción, y retroalimentar el programa y realizar ajustes.

En esta fase se evalúan los resultados obtenidos, con la aplicación del formato Evaluación de la Eficacia de las Capacitaciones y/o Entrenamiento, a fin de aplicar los correctivos correspondientes, siendo responsable de esto el Proceso de Recursos Humanos.

ENTRENAMIENTO es un método sistemático y practico para orientar a una persona sobre como hacer su trabajo correctamente, con seguridad y eficiencia desde la primera vez. El propósito es brindar toda la información necesaria para que la persona pueda desarrollar las habilidades y destrezas que le permitan desempeñar su trabajo con estándares de calidad, productividad, control de costos y seguridad, que la entidad ha definido desde el momento que inicie sus labores, sujeto a la ley 100 de 1993.

Preparación

De acuerdo a cada área se define claramente los objetivos en términos de las habilidades o destrezas que se espera adquiera el trabajador al finalizar el periodo de entrenamiento, se tendrá en cuenta el Manual de Funciones y Perfil de Cargos, con respecto a estas necesidades, donde se determinaran las características principales de la persona a entrenar.

Se especifican las tareas que desempeñará el nuevo empleado, y el tiempo que se dispone para el entrenamiento y como se desarrolla cada una de las sesiones de trabajo. Para las sesiones de trabajo se incluye la preparación de medios y materiales para el entrenamiento.

¿CUALES SON LAS CARACTERISTICAS DE LA INDUCCION DE PERSONAL?

- Facilitar la adaptación e integración del nuevo trabajador a la entidad y a su puesto de trabajo, mediante el suministro de la información relacionada con las características y dimensiones de la misma.

- Con el objetivo de enfocar nuestros esfuerzos en la obtención de la eficiencia y eficacia, amor al trabajo y la satisfacción de compartir con otros el desarrollo organizacional.

- En la búsqueda de los mecanismos que ayuden al desarrollo y aprovechamiento del potencial del trabajador.

- Proporcionar al recién llegado, las bases para una adaptación e integración con su grupo de trabajo y con el trabajo en sí; y de ésta manera alcanzar los niveles de productividad deseados.

- El programa de inducción debe contener la bienvenida por parte de la empresa.

- Suministrar al nuevo personal la filosofía y las normas de la empresa al igual que la misión, visión, valores y objetivos. También se debe indicar en el organigrama su puesto y personal a su cargo si este lo tiene.

¿QUE CLASES DE INDUCCION DE PERSONAL EXISTEN?

- GENERICA: en esta permite al empleado conocer la misión, visión, historia, estructura, cultura empresarial normatividad.

- ESPECIFICA: en esta el nuevo trabajador recibe manual de procedimiento, instrucciones de trabajo, protocolo empresarial.

- INFORMAL: por departamentos, mes realizada por personal del área de trabajo.

- FORMAL: de interés general.

¿CUALES SON LAS TECNICAS DE LOS PROGRAMAS DE INDUCCION MAS USADAS?

- De lo general a lo particular:

Empresa en general

Relaciones industriales

Su departamento

Su sección

Su puesto

- Películas:

- motivaciones

- de seguridad

- sobre la empresa

- Transparencias

- Asignación del ángel de la guarda

- Manual de bienvenida

- Asimilación del programa

- De ajuste

¿CUAL ES SU IMPORTANCIA?

Mediante los programas de inducción se busca facilitarles a los nuevos empleados su proceso de integración a la cultura organizacional. En este sentido, vale la pena entender el proceso mismo de inducción como una inversión en tiempo, esfuerzos y recursos que a mediano plazo ha de redundar en productividad y satisfacción de los nuevos servidores. Según William Werther (1995), así como empujar a una persona a un río para que aprenda a nadar es una acción peligrosa e innecesaria, sumergir al recién llegado en su puesto sin ninguna orientación es el mejor camino al fracaso

En concreto, se pueden precisar las siguientes consecuencias benéficas de un programa de inducción:

- Reduce el nivel de ansiedad de los recién llegados.

- Los empleados logran un aprendizaje más rápido y mejor de las funciones que deben desempeñar.

- Se hacen más productivos.

- Viven más satisfechos.

- Se disminuye la rotación de los empleados.

¿QUE APLICACIÓN TIENE?

La responsabilidad inmediata de que este programa se planee, organice, realice y evalúe es de los jefes del área de gestión humana o de las personas que hagan sus veces. Por lo general, el jefe del área asigna esta responsabilidad a profesionales competentes quienes diseñarán y presentarán la programación para su aprobación y la de la Dirección.

Para que el programa de inducción esté bien hecho, debe cumplir, entre otros, con los siguientes requisitos:

1. Inmediato: Es decir, tan pronto como ingrese el servidor a la entidad.

El programa de inducción inmediato es una forma de asistir al servidor en su proceso de adaptación a la cultura organizacional y de ayudarle a manejar constructivamente su ansiedad. Debe tenerse en cuenta que para que la inducción sea inmediata, debe poderse realizar individualmente, es decir, no se necesita que sea grupal, lo que sí ocurre, generalmente, con el programa de re inducción.

2. Completo: significa que se planeen y realicen acciones orientadas a su recibimiento formal en la entidad, a su aproximación sólida y realista a la entidad y a la familiarización y dominio progresivo de su puesto de trabajo, y que dentro de cada uno de estas fases se abarquen los aspectos teóricos y prácticos más significativos.

3. Técnico: Es decir que las personas que dirijan la inducción:

- Tengan solidez conceptual respecto de los temas que se traten;

- Conozcan con precisión los objetivos del programa;

- Utilicen metodologías flexibles que les permitan

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