Guia Telmex Archivonomia

CUESTIONARIO DE ARCHIVONOMIA

CONTESTA LAS SIGUIENTES PREGUNTAS

1.- ¿Con que nombre se designa el trabajo de oficina, en las instituciones modernas?

R.- Sistema nervioso

2.- ¿Que objeto tiene el trabajo de la oficina?

R.- Facilitar el trabajo de una empresa

3.- ¿De que naturaleza son las labores de la oficina?

R.- La mayoría de las actividades están precedidas, acompañadas y seguidas de un papel, serelacionan con la recopilación, registro y transmisión de datos.

4.- ¿Que clase de medidas puede tomar la Dirección, cuando cuenta con la información necesaria? Enumere algunas.

R.- Antes de tomar cualquier decisión es indispensables contar con la información necesaria, y esasí como puede la dirección, en el momento oportuno.*Dictar las medidas para incrementar la producción.*Reducir costos.*Estimular al personal.*Adquirir las materias primas.*Despachar los pedidos.*Conservar el alto nivel las relaciones con terceras o entidades.*Conceder los créditos*Mejorar los serviciosPor ejemplo, incrementar la producción, reducir costos, estimular al personal, adquirir lasmaterias primas, despachar los pedidos, etc.

5.- ¿En donde serán manejados ordenadamente los múltiples documentos que elabora una oficina?

R.- En los archivos con la finalidad de proporcionar la información

6.- ¿Que funciones tiene la documentación de los Archivos?

R.-Guardar y organizar.

Garantizar la conservación y custodia.

Facilitar la documentación y la información. Tiene una función histórica de la institución, información sobre sus éxitos, fracasos, sus circunstancias y condiciones. En si tiene una múltiple función: histórica, analítica, previsora ysupervisora.

7.- ¿Que similitud existe entre el "archivo" y la "memoria"?

R.- La similitud es que en el caso de las instituciones, el archivo es igual que lo que para nosotros es, la memoria, esta contiene recuerdos e información que nos ayuda.

8.- ¿Que elementos requiere el ordenado manejo de los documentos?

R.- Requiere de prácticos, racionales. O de bondad indiscutible, la presencia de personal técnicamente preparado en distintos grados.

9.- ¿Que finalidades persigue la enseñanza de la Archivonomia?

R.- Es la adquisición de los conocimientos sobre ella misma, y la uniformización de los sistemas y métodos que deben introducirse y ejecutarse en los archivos.

10.- ¿De que se ocupa la Archivonomia?

R.- A la administración de los archivos, que comprenden la Planeación, Integración, Ejecución y Control.

11.- ¿Que significa cada uno de los siguientes aspectos que comprende la administración de los archivos?

R.- PLANEACION: metas o finalidades, las ideas y doctrinas, los planes y normas generales.

ORGANIZACION: representada por los programas de trabajo y los procedimientos de ejecución para la conexión y coordinación, sistemática y metódica de los elementos que constituyen los archivos para satisfacer sus fines eficientemente.

INTEGRACION: con apoyo a lo anterior pone en armónica cooperación a aquellos elementos representados por los factores materiales y humanos para su mejor aprovechamiento.

CONTROL: como instrumento de medición y corrección de lo planeado, de lo organizado, de lo dirigido, y de las tareas y su ejecución.

12.- ¿Como se ha formado el termino Archivonomia?

R.- Es un neologismo formado con la palabra archivo, existente en todas las lenguas y nomè quesignifica regla, para designar correctamente esta materia y en un moderno concepto comoregistro de la información.

13.- ¿Que significado tienen los siguientes términos?

R.- ARCHIVAR: Acción de guardar ordenadamente los documentos, de acuerdo con los procedimientos que señalan los sistemas y los métodos.

ARCHIVISTA: El que tiene a su cargo un archivo o que, como técnico en la materia, interviene o trabaja en los archivos

.ARCHIVERO: Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos, facilitando su manejo y conservación.

14.- ¿Que es un archivo central?

R.- son unidades de servicio que, concentrando toda la documentación de una institución, atienden a los referidos servicios para todas y cada una de las distintas dependencias; es decir existe un solo archivo.

15.- ¿Cuales son las características del Archivo local?

R.- Se localiza en cada dependencia de la institución y, por consecuencia, se forman tantos expedientes.

16.- ¿Cual es el archivo que contiene toda clase de documentos?

R.- Los generales1

7.- ¿Cual es el que contiene documentos de una misma especie o similares?

R.- Los archivos parciales.

18.- ¿Cuales son las divisiones de los archivos, por su destino?

R.- Son tres, archivos públicos, privados y secretos.

19.- ¿Que es archivo directo y que, archivo indirecto?

R.- ARCHIVO DIRECTO: los que no requieren catálogos en la localización y consulta de expedientes.

ACHIVO INDIRECTO: estos requieren del auxilio y precisión de los catálogos para la localización y consulta de los expedientes.

21.- ¿Cuando se denomina a un archivo cualitativo y cuando cuantitativo?R.- CUALITATIVO: son de gran calidad en su documentación y por consecuencia requieren de la aplicación máxima de las técnicas de archivo.CUANTITATIVOS: son de gran volumen en su documentación.

22.- ¿Como se divide el archivo, atendiendo a los signos empleados?R.- son dos, archivos numéricos y alfabéticos.

23.- ¿CUALES SON LOS ELEMENTOS CON QUE SE INTEGRAN LOS ARCHIVOS?

Local, mobiliaria y equipo, documentación y personal

24.- ¿CUAL ES EL MAS IMPORTANTE DE LOS ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN ARCHIVO YPOR QUE?

La documentación: Es el elemento más importante entre lo que integran los archivos, la archivonomia y sustécnicas están destinados a aquellas.

La documentación porque en se integran todos los archivosademás de que su contenido es fundamental.

25.- ¿CUAL ES EL PRINCIPIO QUE RIGE LA SELECCIÓN DEL LOCAL PARA UN ARCHIVO?

Las condiciones del local debe n buscarse la funcionalidad o la adaptabilidad del local. Ademásdel área ideal en forma rectangular y desechar la anchura.

26.- ¿CUALES SON LAS CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR EL LOCAL DESTINADO A LOS ARCHIVOS CON REFERENCIA A LOS SIGUIENTES PUNTOS:

Área suficiente de forma, rectangular y desechar la de escasa anchura y mucha longitud o unaserie de pequeñas superficies de forma irregular.

AREA:determinación del lugar y superficie con la que cuenta el local.

PRINCIPALES ENEMIGOS DE LOS DOCUMENTOS:

el incendio y la humedad de tal maneraque garantizan a los documentos de correr estos peligros y sus condiciones de instalaciones,construcción y situación.

A) ORIENTACIÓN:

adecuada es hacia el sur, después al oriente o al poniente y la másconveniente es al norte.

B) ILUMINACIÓN:

la natural es la mejor y en el caso de la artificial esta debe ser suficiente, sinreflejos y sin sombras y con buena difusión de la luz lo que se logra con una buena distribuciónsimétrica

C) TEMPERATURA Y VENTILACIÓN:

no es simple cuestión de higiene, pues en la actualidadtienen íntima relación con el rendimiento eficiencia de los empleados además de que influyen enla conservación de los documentos.

D) DECORACIÓN:

debe evitar todo aquello que favorezca la acumulación del polvo paraemplear materiales que reúnen las condiciones ideales de color y facilidad de limpieza.

E) INSTALACIONES ACCESORIAS:

debe presentar un taller de encuadernación y uno defotografía, además de los vestuarios tocadores y sanitarios indispensables.

MOBILIARIO Y EQUIPOS:

Los muebles más importantes e imprescindibles en el archivo, son 3: el archivero, el tarjetero y el estante.El personal de los archivos: Técnico en la materia, o sea en la archivonomia, debe de ser el archivista. Dominio completo de la referente a la clasificación, catalogación, formación de los expedientes, manejo conservación y control de los documentos. La documentación: Es el elemento más importante entre lo que integran los archivos, la archivonomia y sus técnicas están destinados a aquellas.

A) ARCHIVERO:

es un mueble seccional, metálico, de 1, 2, 3, 4, 5, o 6 gavetas, o cajones.

B) GAVETA:

es de cartón, plástico o acrílico, similar a la gaveta de un archivero vertical, las hay en varios tamaños, según su utilidad: archivo muerto o directorio personal.

Tiene en sus paredes laterales exteriores, la parte del mecanismo de suspensión y deslizamiento correspondiente a la otra parte del propio mecanismo, adosa a la estructura interna el archivero. Es necesario hacer énfasis de este mecanismo.

C) ESTANTE:

es un mueble de estructura mecánica de longitud y altura variables de conformidad con lo local: está compuesto de ´pies-derechosµ y entrepaños; los primeros están dispuesto verticalmente y los segundos horizontalmente.

D) TARJETERO:

son clasificadoras de tarjeta de los catálogos es semejante a la gaveta de los archivos pero reducida en su tamaño ya que en el interior tiene 127x76mm.que son las dimensiones más usadas en las tarjetas de cedulas de catalogación.

E) OTROS MUEBLES:

las cajas archivadoras y pastas o tobillos archivadoras son indispensables.

27.- ¿CUAL ES EL OBJETO PRIMORDIAL DE LOS ARCHIVOS?

Los documentos o documentación.

De estos elementos es primordial en

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