Hoteria,contabilidad

microsoft wordImpresos del departamento de teléfonos.

Nota de cargo o vale de servicio:

Una vez cumplimentado este impreso, se envía a departamento de mano corriente para informarle de la cantidad que tiene que cargar por los servicios de teléfono, prestados a un determinado cliente. Los datos que figuran en la nota de cargo o vale de servicio telefónico son los siguientes:

* Anagrama del hotel

* País y ciudad a donde se ha efectuado la llamada de teléfono o donde se ha enviado un fax o telex.

* Número de teléfono, fax o télex.

* Nombre de la persona comunicada.

* Firma del encargado del departamento de teléfonos.

* Nombre del cliente que efectúa la comunicación.

* Número de la habitación.

* Tiempo de duración de la llamada o envío.

* Fecha en la cual se efectúa la llamada o en el envío.

* Importancia de la llamada o envío.

* Número de orden.

Ficha de teléfonos y fax

En este impreso se ha de registrar todas las notas de cargo o vales de servicio telefónico y fax a fin de poder realizar el control diario. Los datos que se incluyen son el anagrama del hotel, la fecha y en forma de columna, el número de habitación, el número de cuota de cargo o vale la población de destino, el número de teléfono o fax del destinatario, los pasos del contador, el importe real, el beneficiario, el crédito si lo hubiese y el importe total.

RESERVAS.

*Podemos definir "Reservas" como: "la acción mediante la cuál una persona en su nombre, cliente o en nombre de otra, solicita el alquiler de una o más habitaciones, de características determinadas durante unas fechas concretas, contándose las mismas por módulos de 24 horas, bajo un precio determinado de antemano.

Las funciones de este departamento son:

La venta correcta de habitaciones.

El control de las ventas realizadas.

Atender la correspondencia.

La utilización y el control del telex, fax y arras.

Los impresos que se utilizan son

La hoja de reservas:

Suele ser utilizada en los grandes hoteles y cadenas hoteleras en vez del Libro de Reservas empleado en los pequeños hoteles.

En ella se anotan estos datos:

Fechas: día en que se hace la reserva, fecha de llegada y fecha de salida.

Cantidad y tipo de habitaciones.

Servicios contratados: habitación, habitación y desayuno, media pensión, etc.

Nombre y datos de las personas que hacen la reserva, que se van a alojar y del empleado que toma la reserva.

Observaciones: si tiene o no arras, tratamiento del cliente, descuentos, etc.

Slip o Tarjeta de reservas:

Es una pequeña tarjetita que contiene la síntesis de la reserva y se utiliza para actualizar y confeccionar el rack de reservas.

Los datos que debe contener son:

# Apellidos y nombre del cliente.

# Fecha de llegada y de salida.

# Cantidad y tipo de habitaciones.

# Quién ha efectuado la reserva.

Planning:

Es un estadillo o gráfico que permite planificar las reservas.

Los plannings pueden ser:

a) Numéricos. Son los realizados en función del número de habitaciones.

b) Nominales. Son los realizados según los apellidos del cliente.

c) Mixtos o Numéricos-Nominales. En ellos se emplean el número de habitaciones y los apellidos del cliente a la vez.

Estos tres tipos de plannings son propios de hoteles con pocas habitaciones, con un régimen administrativo de tipo familiar, una clientela habitual y un turismo vacacional.

d) Fore Cast. Es el más utilizado en hoteles medianos y en hoteles con gran número de habitaciones, debido a la operatividad que permite una mayor agilidad.

El Fore Cast se divide en columnas:

Habitaciones o acumulativo.

Cancelaciones del acumulativo.

Entradas.

Cancelaciones de entradas.

Salidas.

Cancelaciones de salidas.

En los hoteles que trabajan con grupos se hace un control riguroso de

los mismos. En este caso los datos que deben figurar en el planning son:

? Nombre del grupo.

? Fecha de llegada y salida.

? Cantidad y tipo de habitaciones.

? Servicios contratados por el grupo.

Lista de llegadas previstas:

Es el documento base para que el mostrador realice la planificación de las habitaciones.

Se hace utilizando el "rack de reservas" como índice, ya que al mismo tiempo que se anotan las reservas en el impreso, se va agrupando la documentación de cada reserva.

Los datos que contiene la lista de llegadas son:

Fecha.

Espacio en blanco; donde el departamento de Recepción anota el número de habitación que se otorga al cliente a la hora de registrarse.

Apellidos y nombre del cliente.

Cantidad y tipo de habitaciones reservadas.

Servicios contratados.

Fecha de salida prevista.

Quién efectuó la reserva.

- Archivos.

Pueden ser divididos en dos grupos a partir de la fecha de llegada prevista:

1º: A priori: antes del día de la llegada. En ellos se archiva por orden cronológico la documentación que se recibe de cada una de las reservas.

2º: A posteriori: después de la llegada. Se dividen en tres:

A- Clientes llegados: comprende los clientes que llegaron en la fecha prevista y que ya abandonaron el hotel.

B- Clientes no llegados: clientes que no llegaron en la fecha prevista y no han notificado la modificación o anulación de la reserva.

C- Clientes nulos: clientes que modifican o anulan su reserva antes de la fecha prevista de llegada.

MANO-CORRIENTE

Mano-corriente es uno de los subdepartamentos que configuran el departamento de recepción junto con el de Caja. El origen de su nombre procede del francés Main-courrante, nombre que recibía el impreso en el que se anotaban manualmente los gastos diarios realizados por los clientes en los distintos departamentos, así como el control del pago de las facturas. El equivalente de Main-courrante en castellano recibe el título de Cuenta corriente de clientes, ya que ésta es la actividad y función diaria que realiza este subdepartamento. Este subdepartamento trabaja las veinticuatro horas del día en tres turnos, mañana, tarde y noche, los cuales guardan un paralelismo lógico con las actividades y funciones realizadas por el mostrador de recepción, es decir, la mañana se caracteriza por las salidas, la tarde por las entradas y la noche por el turno mayor de responsabilidad y trabajo administrativo a la vez, y es el tiempo en que se realiza mayor número de controles.

La autonomía o independencia de este subdepartamento que configura parte de Back-office está en función de diversos factores:

Tipo de establecimiento.

Categoría.

Grado de mecanización o automatización.

Mano corriente: manual y mecánica

El departamento de Mano-corriente es el punto de enlace y de control entre el departamento de recepción y todos los departamentos de servicios con que cuenta el hotel. Este subdepartamento es especialmente importante en los hoteles de paso debido al gran volumen de entradas y salidas diarias y a la rapidez impuesta por los clientes cuando solicitan su factura a la hora de su salida. Sin embargo, en los establecimientos vacacionales o de larga estancia, el horario y dinamismo de este subdepartamento se reducen.

La organización de Mano-corriente puede ser manual o mecanizada.

? Mano-corriente manual

El impreso de Mano-corriente manual se puede dividir en tres grandes apartados:

1º Comprende, en columnas, los datos concernientes del cliente y de la habitación. Tales datos son los siguientes:

Número de habitación.

Número de factura abierta.

Apellidos y nombre del cliente.

Cantidad de personas registradas en la habitación ( algunos establecimientos hacen desglose entre adultos y niños, y distinguen el tipo de cliente; grupo, particular).

Día de entrada.

Día de salida.

Importe de la habitación.

Importe cama supletoria.

2º Para reflejar en cantidades los importes de los servicios consumidos por los clientes y en forma de columnas, figuran todos los departamentos y servicios con que cuenta el hotel:

Pensión alimenticia.

Desayuno.

Restaurante almuerzo.

Restaurante comida.

Restaurante extras.

Grill almuerzo.

Grill comida.

Teléfono y télex.

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