INFORME DE GESTION DOCUMENTAL.
Enviado por Duvan Betankurth Ropero • 17 de Agosto de 2016 • Apuntes • 363 Palabras (2 Páginas) • 148 Visitas
INFORME DE GESTION DOCUMENTAL
AVANCE
Partiendo de los documentos recibidos el 20 de enero, se levantó un inventario para evaluar el avance y realizar el seguimiento de los documentos que se debía enviar a hojas de vida, de lo cual tenemos:
TRAMITE X DOCUMENTO | ESTADO INICIAL DE DOCUENTOS RECIBIDOS | |||
procesados | Pendientes | |||
Clasificados por empleado | 1630 | 61% | 1050 | 39% |
Radicados | 337 | 38.5% | 543 | 61.5% |
Escaneados | 1200 | 72% | 480 | 28% |
Documentos mal escaneados | 120 | 10% | 0 | 0% |
Asociados el expediente | 2650 | 100% | 0% | |
Asignación de TRD | 2650 | 100% | 0% | |
Archivados en hoja de vida | 2680 | 100% | 0% |
El procedimiento que se siguió posterior a la capacitación que recibí a mi ingreso para el manejo del archivo fueron:
1) Se inició con la selección y clasificación de los documentos por empleados.
2) Se siguió con la revisión de cada uno de los documentos contra el Orfeo para validar cuales estaban radicados, cuales estaban digitalizados, y de los digitados a cuales correspondían cambiar el escaneo por no coincidir la imagen con el físico.
3) Se procedió a radicar los documentos pendientes, se digitalizaron los documentos restantes y se cambiaron los mal digitalizados
4) Se procedió hacer la asignación de la TRD a los documentos digitalizados para proceder a realizar el amarre al expediente
5) Se procedió a realizar la asociación a los expedientes de cada empleado.
6) Después de tramitado el documento se procede archivar en historial laboral físico y en el sistema.
- Se han encontrado documentos mal archivados en las hojas de vida y mal foliados, lo cual hizo el proceso de archivo un poco más demorado.
- En lo transcurrido de estos tres meses se han recibido aproximadamente 1260 folios los cuales se han ido procesando en simultaneo con los antiguos
- Se tiene un aproximado de 1990 folios de los expedientes de pensionados por procesar, los cuales se iniciaran bajo la supervisión de Adriana Rivera a partir de la siguiente semana
En este orden de ideas tenemos un total de 5360 folios de los cuales tenemos un avance del 61%[pic 1]
Adicional a esto se trabajó durante 1 semanas con el área de Relaciones Laborales en coordinación con Diana Lozada en el proceso de clasificación y archivo de expedientes de las demandas laborales, las cuales se organizaron, relacionaron en una tabla de control que el área maneja de los expedientes y posterior a esto la digitalización de los mismos.
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