Gestion documental.

GESTIÓN DOCUMENTAL

Introducción

Toda oficina genera y procesa documentos y archivos para comunicar y almacenar información. Debido a ello la gestión documental de los archivos en papel y de los electrónicos es clave para homogeneizar y racionalizar el trabajo. De otra suerte, su proliferación indiscriminada podría propiciar el entorpecimiento y/o retraso de las actividades, con la consecuente elevación de costos administrativos y materiales. A efectos de puntualizar, por costos administrativos se entiende el aumento de cargas de trabajo derivado del manejo excesivo de información, así como el grado de complejidad que las acciones adquieren como producto del volumen de papelería necesario para su desahogo.

Debido al gran volumen de información que existe en toda organización, se hace imprescindible contar con un medio de centralización y protección de los archivos, tanto en medio físico como en medio electrónico. Una vez que se organiza y almacena la información, se deben de definir los mecanismos necesarios para su rápida y sencilla localización.

        Mediante la búsqueda a través de los índices, fecha de creación y la posibilidad de recurrir a los caracteres comodín para realizar búsquedas parciales, se pueden mostrar todos aquellos documentos que cumplen el criterio de búsqueda, independientemente de donde estén almacenados.

        Los índices de cada documento pueden complementarse durante la importación o creación, o después, realizando una búsqueda de los documentos cuyos índices están vacíos para poder introducirlos. Una vez localizado un documento, será posible navegar por todas sus páginas, imprimirlas, reordenarlas, copiarlas o moverlas a otro documento, mandarlas por e-mail, exportarlas a otro formato o borrarlas.

        En resumen, la importancia que se le otorgue a la gestión documental repercute directamente en la fluidez y precisión con la que puede hacer frente prácticamente a todos los asuntos relacionados con el desarrollo de proyectos, procesos de funciones de servicios o venta de productos eficaces.

Concepto

Un documento es una herramienta o medio de comunicación impreso en un instrumento de reproducción grafica o plasmado en un formato electrónico, que por lo general contiene información fija y espacio para la información variable. En el momento que un formato se completa se convierte en un documento.

        De acuerdo con el tipo de información y grado de dificultad para su llenad pueden integrar o acompañarse de un instructivo.

Objeto

Representan el vehículo de transmisión de datos e información organizacional mas sencillo, claro y funcional, toda vez que permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos físicos o electrónicos. Además, normativamente, cumplen con la finalidad de construirse en una fuente de consulta para efectos legales y/o administrativos.

Propósito

• Contar con los formatos adecuados de las necesidades de la organización.
• Identificar y proteger información vital.
• Mejorar la gestión de los procesos y de los procedimientos.
• Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.
• Administrar eficazmente los recursos y sistemas destinados al manejo de la información de la organización.
• Interrelacionar correctamente la gestión documental con la estructura organizacional.
• Evaluar la gestión documental de la organización.

Enfoques

La gestión documental forma parte de la estrategia para administrar los recursos informativos con que cuenta una organización. Por su naturaleza, el punto de partida radica en el enfoque clásico para manejar la documentación que constituye la plataforma de las operaciones que día con día afronta una organización, cuyo registro se centra en sus competencias centrales, estructura, coordinación, nivel de desarrollo tecnológico, sistemas de comunicación e información, trato a clientes (internos y externos), generación de bienes, servicios, capital y conocimiento y gestión de la calidad.

        Esta disposición obedece a que sea cual fuere la forma de establecer el formato para emplear los recursos documentales, estos deben utilizarse respetando la secuencia de datos, instrucciones, forma de llenado, tipo de datos (fijos o variables), utilización de columnas renglones, cuadros, casillas y bloques. Además, es necesario mantener la unidad, claridad, agrupación, jerarquización, saturación, movimiento, ritmo e imagen residual de todos ellos.

    Las alternativas para su elaboración incluyen algunos procesos que se consideran “tradicionales”, los cuales tienden a utilizarse con menos frecuencia, pero que, por costumbre, confianza y costo, aún representan un recurso por lo que optan muchas instancias.

    Como parte fundamental del manejo y tratamiento de la información, es conveniente disponer de un enfoque digital que incremente la calidad de los datos, es decir, que permita depurarlos y confirmarlos automáticamente. Exportar la información que contengan hacia distintas bases de datos o aplicaciones diversas, analizar comparativamente los reconocimientos que se hagan y administrar de manera puntual las imágenes y documentos.

    De conformidad con los criterios anotados, presentaremos las dos versiones o enfoques en el orden expresado.

Enfoque clásico

Importancia de las formas impresas

   Por lo general, las operaciones administrativas que se efectúan en una organización requieren documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando estas operaciones son numerosas y repetitivas.

   En formas impresas, cuyo uso incide de manera directa tanto en la simplificación del trabajo ala calidad de la información que se maneja: por ello, es necesario tener en cuenta los elementos siguientes:

Contenido.

Cantidad que de ellas se utiliza

Gasto que representa.

Grado en que permiten imprimir celeridad y cohesión a las acciones.

Si constituyen un vehículo confiable para generar y transmitir información.

Análisis

Primero se revisan las condiciones materiales del contenido de un formulario-tamaño, papel, tinta, e impresión, encuadernación y frecuencia de uso-y consideraciones funcionales-identificación  del objetivo, información, estructura tipo y secuencia de datos- se deben considerar los siguientes puntos:

Formularios cuyas dimensiones no coinciden con el tamaño de los equipos en que se procesan o son excesivas para los datos que contienen.

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