INVENTARIO VISUAL BASIC

Cómo crear un Sistema de Inventario en Access con Visual Basic

Introducción

El propósito de este tutorial es el de proveernos de las bases iniciales para elaborar un sencillo sistema de inventario el cual permitirá realizar las transacciones que un sistema de inventario requiere, es decir procesar las entradas y las salidas de un producto determinado para poder saber –en cualquier momento- con certeza cuántas unidades del producto tenemos en existencia. Este simple modelo podremos adecuarlo a nuestras necesidades particulares y hacerlo tan completo como sea necesario, de tal manera que podamos administrar y controlar nuestra valiosísima colección de discos, libros, música, películas, etc.

Para este ejercicio crearemos una base de datos llamada Inventario y dentro de ella tendremos tres tablas llamadas: Productos, Entradas y Salidas. Con los tipos de datos que se muestran a continuación.

Tabla1: Productos

Nombre del campo Tipo de datos

Nodeparte Long

Descripcion Texto

Costo Currency

Cantidadminima Long

Tabla2: Entradas

Nombre del campo Tipo de datos

Nodeentrada Long

Fecha Date/Time

Nodeparte Long

Descripcion Text

Cantidad Long

Costo Currency

Tabla3: Salidas

Nombre del campo Tipo de datos

Nodesalida Long

Fecha Date/Time

Nodeparte Long

Descripcion Text

Cantidad Long

Costo Currency

En el tutorial “Cómo crear una base de datos en Access con Visual Basic” publicado en la página: www.abcdatos.com/tutoriales/tutorial/z6124.html se las hallan instrucciones detalladas sobre cómo crear las tablas, sin embargo haremos un repaso breve.

Inicio del Proyecto

a) Crea una carpeta que será exclusiva para el ejercicio que se llamará: “inventario” para guardar todos los componentes del proyecto.

Inicio de Visual Basic

a) Haz clic en el botón Inicio, señala Todos los programas.

b) Señala Microsoft Visual Studio 6.0, y haz clic en Microsoft Visual Basic 6.0.

c) Crea un proyecto EXE estándar y guárdalo como inventario en la carpeta del mismo nombre.

d) Por el momento no haremos nada con el formulario inicial.

Creación de la base de datos

a) Haz clic en el botón Complementos de la barra de herramientas.

b) Haz clic en Administrador visual de datos…

c) Y se abrirá el Administrador visual de datos (VisData (Visual Data Manager)).

d) Haz clic en Archivo, Nuevo…, Microsoft Access, MDB de la versión 7.0…

e) En la caja Seleccione la base de datos de Microsoft Access que desea crear, en Guardar en, busca y selecciona la misma carpeta –creada anteriormente- en donde se guardará el proyecto, en Nombre: escribe un nombre que identifique la base de datos (usualmente el mismo nombre de la carpeta) y haz clic en el botón Guardar.

f) Ahora aparece nuevamente el Administrador visual de datos listo para empezar a trabajar.

Creación de las tablas de la base de datos

a) Para este ejercicio crearemos tres tablas (ver página 1). Haz clic con el botón derecho del ratón dentro de la Ventana de base de datos y haz clic en Nueva tabla.

b) En la caja Estructura de tabla, Nombre de la tabla: escribe el nombre de la tabla, para el ejercicio la tabla se llamará productos, y haz clic en el botón Agregar campo.

c) En la caja Agregar campo, Nombre: escribe el nombre del primer campo de la tabla que estamos creando, para el ejercicio agregaremos cuatro campos, a saber: nodeparte, descripción, costo y cantidadminima.

d) En Tipo: selecciona el tipo de datos que contendrá el campo, en nuestro caso serán:

- campo: nodeparte, tipo de datos: Long, tamaño: 4

- campo: descripcion, tipo de datos: Text, tamaño: 50

- campo: costo, tipo de datos: Currency, tamaño: 8

- campo: cantidadminima, tipo de datos: Long, tamaño: 4

e) En Tamaño: selecciona la cantidad de caracteres (incluyendo espacios) que tendrá el campo (ver arriba) y haz clic en Aceptar.

f) Para agregar los otros campos de la tabla, nuevamente haz clic en el botón Agregar campo y repite los pasos desde el punto “c)” (Nombre, Tipo y Tamaño) para cada campo que tendrá la tabla.

g) Al terminar de crear los campos, hacemos clic en el botón Agregar Índice y en la ventana Agregar índice to productos agregaremos como índice el campo nodeparte haciéndole doble clic en la caja Campos disponibles y escribiendo en la caja de texto Nombre: nodeparteindice. Y haz clic en Aceptar. Como se ve abajo.

h) Cuando hayas agregado los campos de la tabla haz clic en el botón Generar la tabla.

i) Y la tabla la podrás ver en el Administrador visual de datos (VisData).

i) Repite los pasos –desde el punto “a)” para crear dos tablas más con los siguientes campos:

Tabla2: Entradas

Nombre del campo Tipo de datos

Nodeentrada Long

Fecha Date/Time

Nodeparte Long

Descripcion Text

Cantidad Long

Costo Currency

Tabla3: Salidas

Nombre del campo Tipo de datos

Nodesalida Long

Fecha Date/Time

Nodeparte Long

Descripcion Text

Cantidad Long

Costo Currency

Haz doble clic en la tabla que acabas de crear (productos) para mostrar la ventana Dynaset: productos, haz clic en el botón Agregar para introducir el siguiente registro: Número de parte: 10, Descripción pluma, Costo 12.50, Mínimo 20 y haz clic en Actualizar para agregarlo a la tabla productos de la base de datos inventario.

Introduce ahora los registros:

No de parte Descripción Costo Mínimo

20 LAPIZ 5.75 40

30 BORRADOR 10.15 60

Creando los formularios

Formulario de Inicio

Crearemos un formulario que nos servirá de pantalla de inicio y contendrá el menú principal.

Así que entonces crea el formulario de inicio, que para iniciar en el centro de la pantalla debes modificar su propiedad StartUpPosition a 2-CenterScreen, modifica su propiedad Caption a Sistema de Inventario, crea el menú con las opciones Productos, Entradas, Salidas, Inventario y Salir.

Obviamente crearemos cinco formularios en total que llamaremos modificando su propiedad (Nombre): frminicio, frmproductos, frmentradas, frmsalidas y frminventario.

El código del menú que nos permitirá ir de un formulario a otro y salir del programa es:

Private Sub productos_Click()

frminicio.Hide

frmproductos.Show

End Sub

Formulario Los Productos

En el formulario coloca cuatro etiquetas, cuatro cajas de texto, dos controles Data, un MSFlexGrid y cuatro botones como se ve a continuación.

Creando la conexión con la base de datos y la tabla

1. Conectando los controles Data

a) Selecciona cada uno de los controles Data y modifica sus propiedades como sigue:

b) DatabaseName: localiza la carpeta del proyecto y selecciona la base de datos (inventario) en donde se halla la tabla que vamos a conectar.

c) RecordSource: selecciona el nombre de la tabla (productos) cuyos campos se mostrarán en el formulario.

2. Conectando las cajas de texto

a) Selecciona una de las cajas

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