Informatica

una consulta es el método para acceder a los datos en las bases de datos. Con las consultas se puede modificar, borrar, mostrar y agregar datos en una base de datos. Para esto se utiliza un lenguaje de consultas. El lenguaje de consultas a base de datos más utilizado es el SQL.

Técnicamente hablando, las consultas a la base de datos se realizan a través de un lenguaje de manipulación de datos (DML – Data Manipulation Language). SQL es un lenguaje DML, pero además posee otras características de otros lenguajes. Por ejemplo, permite también crear bases de datos.

La consulta básica en SQL es llamada select-from-where.

Para crear una consulta,

Primero debes activar el apartado de consultas en la ventana de la base de datos. Fíjate que en la parte superior aparece junto a ‘Tablas’, el apartado ‘Consultas’, haz clic sobre este apartado para crear la consulta

Haz clic sobre el botón ‘Nuevo’

Selecciona la opción Vista diseño y pulsa el botón aceptar

Aparecerá una nueva ventana con todas las tablas que tienes creadas en la base de datos. Entre ellas debe de aparecer la que acabas de crear AGENDA (o el nombre que le hayas asignado)

Selecciónala con el botón izquierdo del ratón y luego pulsa el botón Agregar. Si lo haces bien, verás que aparece una pequeña ventana en la parte superior izquierda de la pantalla con el nombre de la tabla (si no es así, vuelve a repetir la operación hasta que aparezca)

Pulsa el botón Cerrar

Fíjate que en la pequeña ventana que tienes arriba, aparecen los nombres de los campos de la tabla (nombre, apellidos, ciudad y teléfono)

En la parte de abajo aparece otra ventana más grande (que está vacía) llena de filas (campo, tabla, orden, mostrar, criterios, o)

Haz un doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre el campo ‘Nombre’ (en la ventana pequeña de arriba). Si lo haces bien, verás que este campo aparece en la primera de las columnas de la ventana de abajo y que debajo del nombre del campo, aparece el nombre de la tabla

Repite lo mismo para el campo apellidos (haz un doble clic sobre él con el botón izquierdo del ratón)

Si lo has hecho bien, deberías tener dos columnas, una con el campo ‘nombre’ y otra a la izquierda con el campo ‘apellidos’

Para comprobar el resultado haz clic sobre el botón ‘Vista’ (en la parte superior de la ventana de Access, el primero de la izquierda, justo debajo de la palabra ‘Archivo’)

Si lo has hecho bien, verás que aparecen los datos de la tabla, pero solo el nombre y los apellidos, no aparecen los otros dos campos porque no han sido añadidos.

De momento, ya hemos aprendido una de las utilidades que pueden tener las consultas y es la de limitar el número de campos que se van a ver en la pantalla. Veamos otras utilidades más importantes aún:

Vuelve a pulsar el botón ‘Vista’ (en la parte superior de la ventana de Excel, el primero de la izquierda). De esta forma volvemos al diseño de la consulta

Fíjate ahora en la ventana grande de abajo. Existe una fila llamada ‘Criterios’. Esta fila nos va a servir para ‘limitar’ los registros que se van a ver en pantalla. Por ejemplo vamos a suponer que queremos ver los datos de las personas que se llamen ‘Antonio’

Sitúate en la casilla ‘Criterios’ de la primera columna (ya que es en esta columna donde está el campo ‘nombre’)

Escribe el nombre que quieres encontrar, es decir, ‘Antonio’ (sin las comillas)

Pulsa el botón ‘Vista’ (en la parte superior de la ventana de Access)

Si lo has hecho bien, solo verás dos registros, los de las dos personas que se llaman ‘Antonio’

Para volver al diseño de la consulta vuelve a pulsar el botón ‘Vista’

Ahora vamos a suponer que queremos ver solo los de las personas que se llamen Antonio, pero que se apelliden García, así que escribe en la fila de ‘Criterio’ en la segunda columna (la de los apellidos), el apellido que estamos buscando, es decir, ‘García’ (sin las comillas). De esta forma, ya hemos indicado a Access que estamos buscando el nombre ‘Antonio’ y el apellido ‘García’, ahora solo saldrán en pantalla los que tengan ese nombre y ese apellido

Pulsa el botón ‘Vista’ para comprobarlo

Si lo has hecho bien verás los datos de Antonio García que vive en Cádiz. Veamos qué otras posibilidades tenemos:

Vuelve a pulsar el botón ‘Vista’

Borra el apellido ‘García’ y vuelve a escribirlo una casilla más abajo (en la fila llamada ‘o:’). Esta fila llamada ‘o:’ es la que nos añadir criterios que no tienen que cumplirse a la vez. Si has escrito ‘Antonio’ y ‘García’ en dos filas distintas (uno más arriba que el otro), le estás diciendo a Access, que estás buscando las personas que se llamen ‘Antonio’ o las que se apelliden ‘García’, pero no necesariamente las dos cosas juntas.

Pulsa el botón ‘Vista’ para comprobarlo.

Si lo has hecho bien verás que aparecen Antonio García, Antonio Fernández y Ana García. Si te fijas estas tres personas o bien se llaman Antonio o bien se apellidan García (por eso aparecen). El único registro que no sale es el de Ana López, ya que ni se llama Antonio ni se apellida García

Fíjate que al haber escrito las dos condiciones (Antonio y García) en filas separadas, Access lo interpreta como que no tienen que cumplirse las dos a la vez. Cuando en el primer ejemplo escribiste las dos condiciones en la misma fila, solo aparecía Antonio García, ya que era el único que cumplía las dos condiciones a la vez

Para terminar la consulta selecciona la opción ‘Archivo’ en la parte superior de la ventana de Access y luego ‘cerrar’. Cuando hagas esto, Access preguntará si quieres que se guarde la consulta que acabas de crear. Pulsa el botón SI para guardar la consulta.

A continuación escribe el nombre de la consulta, este nombre debe ser lo más descriptivo posible, de forma que haga referencia a lo que busca la consulta. Por ejemplo, en este caso, podríamos llamar a nuestra consulta ‘Antonios y Garcías’, ya que lo que hace es buscar todas las personas que se llaman Antonio o se apellidan García.

Fíjate que aparece el

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