Introduciéndonos en el mundo de Excel

Introduciéndonos en el mundo de Excel

Cuando se estudia a distancia es fundamental poder autoevaluarse ya que esto le permite no sólo determinar si ha alcanzado la correcta comprensión de los temas desarrollados, sino también consultar sobre los contenidos que presentaron mayor dificultad y profundizar aquellos que son de mayor interés para usted. Fundamentalmente, estas actividades de autoaprendizaje son elaboradas con la finalidad de que a través de ellas pueda prepararse adecuadamente para realizar sin dificultades el examen final.

Teniendo todo esto en cuenta, para poder autoevaluarse correctamente le aconsejamos que realice individualmente estas actividades. Si no puede contestar alguna de las preguntas o si tiene dificultades para hacer las actividades prácticas, no se desanime. Puede comunicarse con su tutor siempre que lo desee para que pueda guiarlo. ¡Mucha suerte!

A continuación, comenzaremos a realizar los primeros pasos en la planilla de cálculos de Excel. Para ello, y antes de introducirnos en el universo de las fórmulas y las funciones, le aconsejamos que realice esta actividad.

1. Ingrese a la planilla de cálculos de Excel.

2. Ingrese a la ayuda de Excel presionando la tecla F1.

3. Dentro de dicha ayuda, busque la información necesaria para responder las siguientes preguntas:

a) ¿Cómo cambiar el nombre a la hoja de un libro de Excel?

b) ¿Cómo cambiar el nombre a la hoja de un libro de Excel?

c) ¿Cómo agregar y eliminar hojas de un libro de Excel?

d) ¿Cómo seleccionar una celda en Excel?

e) ¿Cómo seleccionar celdas contiguas en Excel?

f) ¿Cómo seleccionar celdas que no están contiguas en Excel?

g) ¿Cómo insertar celdas, filas y columnas en Excel?

h) ¿Cómo eliminar celdas, filas y columnas en Excel?

i) ¿Cómo desplazarse rápidamente dentro de la hoja y dentro del libro de Excel?

j) ¿Cómo se graba un libro de Excel?

Sobre la manera de agilizar el ingreso de datos en Excel

Teniendo en cuenta todo lo que ha leído hasta el momento le proponemos que realice la siguiente actividad en la cuál deberá investigar sobre el controlador de relleno. El mismo es una herramienta sumamente útil cuando queremos ingresar una secuencia de datos en Excel.

1. Ingrese a la planilla de cálculos de Excel.

2. Ingrese a la ayuda de Excel presionando la tecla F1.

3. Dentro de dicha ayuda, busque la información necesaria para responder las siguientes preguntas:

a. Explique los pasos necesarios para mostrar u ocultar el controlador de relleno

b. ¿Qué es una serie de relleno?

c. Explique cómo crear, cambiar y eliminar en Excel una serie de relleno personalizada.

d. Explique de qué manera se pueden rellenar datos en una celda a partir de las celdas adyacentes

Conociendo las funciones más importantes de Excel

Teniendo en cuenta todo lo que ha leído hasta el momento le proponemos que realice la siguiente actividad en la cuál deberá investigar sobre algunas funciones de Excel.

1. Ingrese a la planilla de cálculos de Excel.

2. Ingrese a la ayuda de Excel presionando la tecla F1.

3. Busque en dicha ayuda cada una de las funciones de la lista a continuación. Para facilitarle la investigación, se menciona la descripción de cada función. Usted debe identificar cuál es el nombre de la función, cómo es su estructura, y los argumentos que se necesitan para utilizarla. Recuerde que puede acceder a la ayuda de Excel presionando en el teclado la tecla F1.

Funciones de fecha y hora

1º Función Devuelve la fecha y la hora actual

2º función Calcula el número de días entre las dos fechas

3º Función Devuelve la fecha actual

Funciones de búsqueda

1º Función Busca valores de un rango de una columna o una fila

2º función Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores

3º Función Busca un valor en la primera columna de la izquierda

4º Función Crea un acceso directo a un documento

Funciones matemáticas

1º Función Devuelve el valor absoluto de un número

2º función Redondea un número hacia abajo, hacia cero

3º Función Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los números pasados como argumentos

4º Función Suma las celdas especificadas que cumplen con un criterio predeterminado.

5º Función Devuelve el subtotal de una lista.

Funciones estadísticas

1º Función Devuelve el valor máximo de la lista de valores

2º función Devuelve el valor mínimo de la lista de valores

3º Función Devuelve la media aritmética o el promedio de la lista de valores

4º Función Contar la cantidad de celdas

4º Función Contar cuantas celdas cumplen con un criterio predeterminado

Funciones lógicas

1º Función Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición

Modificando el tamaño de filas y columnas

Teniendo en cuenta todo lo que ha leído hasta el momento le proponemos que realice la siguiente actividad en la cuál deberá investigar sobre la altura y el ancho de filas y columnas. El mismo es una herramienta sumamente útil cuando queremos ingresar datos en Excel y que la planilla tenga un aspecto más profesional.

1. Ingrese a la planilla de cálculos de Excel.

2. Ingrese a la ayuda de Excel presionando la tecla F1.

3. Dentro de dicha ayuda, busque la información necesaria que le permita responder los pasos necesarios para:

a. Modificar la cantidad de centímetros de alto de la fila.

b. Modificar la cantidad de centímetros de ancho de la columna.

c. Autoajustar el alto de la fila.

d. Autoajustar el ancho de la fila.

e. Modificar el ancho estándar de la columna.

Sobre la manera de darle formato a las celdas de una planilla

Teniendo en cuenta todo lo que ha leído hasta el momento le proponemos que realice la siguiente actividad en la cuál comenzará a trabajar en una planilla de cálculos de Excel. Observe detenidamente la imagen. La misma representa una planilla que contiene la información más importante de cuatro juicios que lleva un abogado.

Esta planilla es similar a la que usted seguramente tendrá que realizar en su profesión. Lo que haremos en esta actividad es reproducir la planilla, darle formato a las celdas y prepararla para los cálculos que realizará en la actividad 6. Si lo desea puede imprimir la imagen en una impresora a color para tenerla al alcance de la mano mientras realiza la actividad. No se preocupe si es la primera vez que usa Excel. Este ejercicio lo haremos juntos paso a paso para que se familiarice con el software. ¿Empezamos?

En primer lugar, ingrese a la planilla de cálculos de Excel y abra un libro nuevo. Comenzará haciendo el título principal de la planilla.

1. Haga un clic con el mouse en la celda B1.

2. Escriba resumen de expedientes y presione ENTER.

3. Para que el título tenga el mismo aspecto que la imagen, seleccione nuevamente la celda B1. Ahora realizará lo mismo que hacía en el procesador de textos Word: En la barra de formato elija la letra Arial tamaño 22. Luego presione el icono NEGRITA.

4. Seleccione el rango de celdas B1:G1 y presione el icono COMBINAR Y CENTRAR de la barra de formato.

Ahora realizará los títulos de cada columna en la fila 3. Para ello:

1. Si observa la fila 3 en la imagen, notará que todas las celdas tienen un ancho estándar (10,71) excepto las celdas de la columna A que son más anchas. Para lograr esto sólo debe seleccionar la columna A, hacer un clic en FORMATO, COLUMNA, ANCHO. Allí escribe 22,14. y presiona ENTER.

2. En cada celda escriba el texto que corresponda. No se preocupe si queda mal ya que después mejorará el aspecto del mismo. Por ejemplo: En la celda A3 escriba Carátula, en la celda B3 escriba Tipo de proceso, y así sucesivamente.

3. Para que el texto en cada celda quede en dos renglones, seleccione el rango de celdas A3:I3. Haga un clic en FORMATO, CELDA, ALINEACIÓN, seleccione AJUSTAR TEXTO y presione ENTER.

4. Ahora le dará formato al texto de dichas celdas. Vuelva a seleccionar el rango de celdas A3:I3 y seleccione el tipo de letra ARIAL tamaño 10 y en negrita como lo hizo para el título principal.

5. Para cambiarle el color de relleno de las celdas debe hacer un clic en el icono COLOR DE RELLENO de la barra de FORMATO y seleccionar el color verde claro.

6. Si observa en la imagen el borde de las celdas en la fila 3, notará que el borde interior es más fino que el exterior. Para lograr ese efecto debe seleccionar el rango A3:I3, luego haga un clic en el icono BORDES de la barra de FORMATO y seleccione el icono TODOS LOS BORDES. Luego vuelva a seleccionar el icono BORDES de la barra de FORMATO y seleccione el icono BORDE DE CUADRO GRUESO.

Ahora continuará con las filas 4, 5, 6 y 7.

1. Si observa las columnas A, B y C notará que el texto de cada celda tiene varios renglones y se muestran dentro de la misma celda. Para lograr ese efecto, usted debe seleccionar el rango de celdas A4:C7. Luego haga un clic en FORMATO, CELDA, ALINEACIÓN, seleccione AJUSTAR TEXTO y presione ENTER. Ahora sí puede copiar

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