Inventarios

transacciones de inventarios como aquellas operaciones o movimientos que incrementan o disminuyen la existencia de un producto en almacén. La figura 1 presenta algunas de estas transacciones Figura 1. Transacciones de Inventario EXISTENCIACOMPRASDEVOLUCIONESAJUSTESVENTASAPRODUCCIÓNCOMPROMETIDOTRANSFERENCIAS Veamos algunos ejemplos para el caso de cualquier ítem del almacén de materia prima. f) En un momento dado existe en almacén una cantidad Q0 del producto. g) Ocurre un envío o salida del ítem hacia el área de producción de qa unidades (con el objeto de fabricar un componente dado) Esto quiere decir que ahora están en almacén Q1=Q0-qa. h) Ingresan al almacén qb unidades del producto, motivado a la recepción de una orden de compras. Entonces ahora hay: Q2=Q1+qb unidades. i) Se realiza el envío de qc unidades al proveedor, las cuales son devueltas ya que resultaron defectuosas. Ahora en almacén permanecen Q3=Q2-qc unidades. j) Se reciben qd unidades del producto por una transferencia realizada desde otro almacén de la empresa. Esto quiere decir que la existencia en almacén es de Q4=Q3+qd unidades. Como puede observarse, la realización de las diversas transacciones afecta el nivel de existencia del producto, haciendo que esta aumente o disminuye según sea clase de operación que se efectúe. Ahora bien, normalmente en las empresas con un grado mediano de organización, se genera en su sistema de información un documento (físico o electrónico) en cada oportunidad que se realiza una transacción de inventario, de forma tal de dejarla registrada o documentada. Estos documentos son parte de lo que denominaremos registros de inventarios. 2) Registros de Inventarios. Como mencionamos anteriormente, los registros de inventarios son aquellos documentos que reflejan las transacciones realizadas con los diversos renglones. También debemos incluir en esta categoría a los documentos físicos o electrónicos que reflejan las cantidades de productos que la empresa tiene disponible, comprometido, ordenado o en proceso. En un sistema de información los últimos parámetros pueden encontrarse centralizados en lo que se denomina el archivo maestro de inventario. En el archivo maestro de inventario, entonces, podemos encontrar la información crítica sobre un producto determinado. Algunos de los datos o parámetros que típicos de este archivo maestro son: a) Código del producto. b) Descripción del producto. c) Unidad de medida del producto. d) Cantidad en existencia. e) Cantidad comprometida. f) Política de lotificación. (*) g) Tamaño del lote (*) h) Nivel de reorden (*) i) Proveedor habitual. j) Stock de reserva. (*) k) Clasificación ABC, (*) l) Cantidad ordenada, entre otros datos Nota: (*) Estos parámetros serán estudiados posteriormente. 3) Transacciones y Registros: El problema de la concordancia. Podemos concluir de los puntos analizados anteriormente, que una transacción de inventario genera un documento o registro, la cual a su vez actualiza otro registro que contiene un parámetro fundamental como lo es la cantidad en existencia de un producto. Podemos observar, entonces, que cada movimiento físico del producto conlleva la realización de un movimiento lógico en el sistema. Es necesario que todos los movimientos físicos activen dichos movimientos lógicos en el sistema y más aun que estos reflejen cabalmente lo ocurrido en el movimiento físico o transacción. Si esto no ocurre entonces los parámetros críticos del sistema, y especialmente el valor de la existencia, no reflejarán la realidad física del producto. Esto trae como consecuencia que la información para la toma de decisiones este errada y por ende las decisiones que se realicen sobre el producto. En otras palabras es necesario que exista una concordancia total entre la transacción física y el registro que esta genere. Veamos dos casos que ilustren lo anteriormente planteado. Supongamos el caso de un ítem de materia prima, del cual el archivo maestro de inventario (registro) señale que su existencia es de 1500 unidades. Supongamos también que: 1) Cada vez que se compra el producto se compran 500 unidades (Lote de compras) 2) Se coloca, es decir, se solicita al proveedor, una orden de compra cuando el nivel de la existencia del producto es igual o menor a 800 unidades (Esto es lo que se conoce como nivel de reorden) Caso 1 Digamos que en el almacén se recibe un pedido del producto, es decir la recepción de una orden de compra, por la cantidad de 500 unidades. Se realiza la recepción efectiva de las 500 unidades, es decir la transacción, pero cuando se realiza el registro del ingreso del producto en el sistema, el operador, por un error humano, transcribe que se recibieron sólo 50 unidades. ¿Que sucederá? Evidentemente, el sistema, en el archivo maestro indicará que hay en existencia 1550 unidades (1500+50) del producto, cuando físicamente en el almacén hay 2000 unidades (1500+500). Podemos observar, entonces, que la empresa, y mas específicamente el gerente de inventario, tomará las próximas decisiones referentes al renglón, considerando que

...