LA ASISTENCIA TÉCNICA Y SERVICIOS DE CONSULTORÍA

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Índice

Introducción        2

Antecedentes        3

Definición y características        4

Clasificación de objetivos        6

POR SU ORIGEN Y TIEMPO        6

POR SU JERARQUIA Y FUNCIÓN        6

DE ACUERDO CON EL PUESTO        6

DE DESARROLLO PERSONAL        7

CICLO - Diagrama de flujo de la APO        8

Evaluación de resultados        11

Principales críticas que se aplican a la APO        12

Conclusión        13

Bibliografía y Cibergrafía        14

Introducción

Debido a la equivalencia que existe en la asistencia técnica y el servicio de consultoría, para facilitar y hacer más didáctico y accesible el documento, el texto se divide en dos áreas:

• Unidades de Mejoramiento Administrativo, presta asistencia técnica a las unidades sustantivas y adjetivas de las organizaciones a las cuales pertenece. Incluye información sobre su concepto como unidad, objetivo, nomenclatura, estructura, adscripción, funciones generales, personal y forma de gestión.
• Servicio de Consultoría, alternativa de apoyo exterior, proporciona información acerca de su definición, características fundamentales, campo de trabajo, estudio de mercado, forma de operar, estructura organizacional, funciones por área, normatividad, soporte profesional, difusión, aspectos de calidad, instrumentos técnicos para el análisis y control de proyectos y procedimiento general para la prestación del servicio.

En ambas situaciones se brinda apoyo a una organización productiva, pero desde diferentes posiciones.

8.1 Unidades de Mejoramiento Administrativo

8.1.1 Concepto

Creadas con el propósito de incrementar la competitividad, proponiendo en práctica medidas de racionalización.

8.1.2 Objetivo

Contribuir al mejoramiento administrativo concretando medidas de apoyo técnico, orientadas a optimizar su estructura, funciones, planes y programas.

8.1.3 Nomenclatura

Estas Unidades pueden ser identificadas con diferentes nombres, mismos que se asignan conforme a las necesidades de cada organización.

8.1.4 Estructura tipo

Determinada por el sector a que pertenece, puede adoptar diferentes estructuras

8.1.5 Adscripción

Convenientemente debieran adscribirse a la máxima autoridad de la organización, o bien, en las que están encargadas de las funciones adjetivas como planeación, programación, sistemas, o del responsable del manejo de recursos.

Sector público

Pueden ubicarse en diferentes niveles, conforme a la naturaleza de la institución de la cual forman parte.

Sector privado

En este sector, estas unidades tienen posibilidad de inscribirse en diferentes lugares, tomando en cuenta que en este ámbito existen micro, pequeñas, medianas y grandes empresas.

8.1.6. Funciones generales

Estudian y analizan la estructura y el funcionamiento general de una organización, con lo cual:

• Proponen, adaptan los sistemas administrativos y las modificaciones que permitan elevar su eficiencia.
• Diagnostican métodos de operación y sistemas de información
• Diseñan sistemas que incluyen el estudio de los recursos de información necesarios para su correcto funcionamiento.
• Formulan manuales administrativos para los sistemas y controlan su aplicación y mantenimiento.
• Adecuan la organización y funciones a las disposiciones legales vigentes.
• Asesoran a las áreas o unidades de las organizaciones en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas
• Labor de investigación permanente para allegar a la organización elementos de tecnología de punta en forma ágil y oportuna.
• Promover la capacitación, desarrollo y adiestramiento constante del personal de la organización.
• Coordinan la presentación de los nuevos proyectos a los diferentes niveles jerárquicos, así como de estudios especiales.

8.1.7. Personal

Demandan técnicos y profesionales de distintas especialidades.

Conocimientos

Fundamentalmente que tengan conocimientos de administración general, teoría de la organización y teoría de sistemas; metodologías de la investigación y manejo de las diferentes técnicas e instrumentos de análisis administrativo, estructuras organizacionales, sistemas y procedimientos, análisis, diseño, sistemas de información, medición del trabajo, simplificación administrativa, calidad, manuales administrativos.

Asimismo, deben saber operar computadoras y equipos de oficina, usar y aplicar técnicas de análisis cuantitativo, administración de personal, planeación estratégica, economía, derecho, sociología, contabilidad, dirección, finanzas, comercio exterior, mercadotecnia, ciencia política; así como aquellas personas con conocimientos equivalentes aun cuando no posean un título profesional.

Características individuales

Define atributos con los que deben contar las personas que forman parte de estas Unidades Administrativas.

8.1.8. Gestión de la Asistencia Técnica

Definición y características

George Odiorne definió la Administración por Objetivos y Resultados de la siguiente manera: "Es un proceso administrativo en el que el supervisor y el subordinado trabajando con una definición clara de las metas comunes y las prioridades de la organización, establecidas por la alta administración, identifican en forma conjunta las áreas principales de responsabilidad de los individuos, en función de los resultados que se esperan de él, y utiliza esas medidas como guías para manejar la unidad y evaluar las contribuciones de cada uno de sus miembros". (1965).

Peter Drucker ha dicho que la administración debe realizarse por objetivos y no por control. Con ello se refiere a que lo importante es la misión y no los mecanismos administrativos. Lo cierto es que desde que escribió su obra, la expresión “administración por objetivos” se difundió de tal manera que se creó un mito y surgió una literatura muy extensa, así como un gran número de cursos, seminarios y películas sobre el tema. Consciente de la mala interpretación que muchos autores hicieron de su reflexión, Drucker expresaba: “Actualmente la administración por objetivos es sólo un lema, no una visión de negocios”, como se planteó originalmente.

Drucker afirmaba que las empresas deben perseguir objetivos en las siguientes áreas:

a) Posición en el mercado.

b) Innovación.

c) Productividad.

d) Recursos físicos y financieros.

e) Rendimientos o utilidades.

f) Desempeño ejecución-competitividad.

g) Actitudes del trabajador.

h) Responsabilidad pública.

En muchas empresas no se da esta visión amplia de lo que debe perseguir una organización, y se quedan en la búsqueda de utilidades de corto plazo.

Es perfectamente válido que APO signifique distintas cosas para diferentes compañías. Si una empresa es buena para planear, pero pobre para operar, el uso y percepción de APO, será un tanto distinta de otra compañía en la posición opuesta. La definición de Humble muestra claramente la importancia dada por él a la planeación corporativa: “Un sistema dinámico que integra la necesidad de la compañía para lograr sus objetivos de utilidad y crecimiento, con la necesidad del ejecutivo para contribuir y auto desarrollarse, es un estilo demandante y beneficioso de administrar un negocio”. Por otro lado, la definición de Odiorne enfatiza más al gerente y su superior.

La administración por objetivos es una poderosa herramienta administrativa, y hasta puede ser considerada un método para administrar. Su abreviatura APO es reconocida por la mayoría de los gerentes.

La definición de APO es el establecimiento para los puestos gerenciales, de áreas de efectividad y áreas de medición, y las periódicas conversiones de éstas en objetivos sujetos a tiempo medible, enlazados vertical y horizontalmente, y con la planeación futura. Por tanto, la APO efectiva, se entiende como un método de asociar objetivos con puestos, y enlazando estos objetivos entre sí y con el plan corporativo.

Cabe señalar que las versiones de APO se presentan con una variedad de nombres. Los más usuales son:

• Administración por resultados
• Administración por metas

La APO es una forma de administrar participativa y sus principales características son:

1. Establecimiento de objetivos ubicados en el tiempo y en la organización de forma conjunta.
2. Establecimiento de objetivos para cada departamento o posición.
3. Los objetivos de todos los departamentos tienen una interrelación en el sentido que buscan el logro de un objetivo general.
4. Se definen planes a corto y mediano plazo, tácticos y operacionales, poniendo especialmente atención en la evaluación de los resultados
5. Ante esta evaluación, surge una retroalimentación que debe ser utilizada para revisar los planes y ajustarlos como se considere apropiado para el logro de los objetivos generales.
6. Una característica clave de la APO es la participación de la dirección, pero no sólo en dar órdenes, sino en todo el proceso.
7. Se debe apoyar de forma permanente al personal, principalmente en las etapas iniciales de la instauración de una Administración por Objetivos.

Clasificación de objetivos

Los objetivos se clasifican, de acuerdo con la trascendencia, en institucionales o cíclicos (metas); y, a su vez, según la jerarquía, en organizacionales, divisionales, gerenciales o departamentales. Además, de acuerdo con el puesto, hay formales, informales, por acciones creativas para mejorar procesos de puestos o tareas, y de desarrollo personal.

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