Auditoria Administrativa

Los nuevos conceptos del control interno. Informe COSO

Información y comunicación

Actualmente dada la facilidad y la disponibilidad, las organizaciones tienen acceso a un gran caudal de datos, existen algunos que son útiles y relevantes para la empresa y para la realización de los objetivos propuestos por ésta. Esa gran base de datos, al ser útil para la organización pasa a ser información necesaria para la consecución de sus actividades y fines. La información recogida debe ser relevante para la gestión del negocio, además de ser clara y oportuna.

Información

La información es necesaria para el progreso de los objetivos fijados por la organización, tanto información interna como externa. Con la información oportuna, precisa y fiable la dirección puede tomar decisiones precisas y congruentes con sus objetivos.

Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y difundir los datos útiles para la empresa. Estos sistemas de información pueden ser informatizados, manuales o un mix entre ambos.

Además de organizar, procesar y brindar información, (sin pecar de reiterativo y sólo para afianzar la idea, la información siempre es útil, relevante, oportuna y valiosa para la organización, sino deja de ser información y se convierte en un dato irrelevante e inútil) los sistemas de información funcionan como herramientas de supervisión.

Los sistemas de información pueden ser:

• Formales: Por ejemplo la información obtenida en un seminario, congreso, etc.

• Informales: Por ejemplo aquella que surge de conversaciones con los clientes, proveedores, etc.

Dado que las empresas se mueven en un entorno cada vez más cambiante, resulta importante que los sistemas de información puedan adaptarse en forma oportuna y ágil a las condiciones del entorno, es por ello que la flexibilidad de los mismos resulta fundamental.

Estrategias y sistemas integrados

Los sistemas de información forma parte de las actividades operativas, no sólo sirven para brindar información útil para la toma de decisiones, sino que también sirven para llevar a cabo iniciativas estratégicas.

Apoyo de los sistemas a las iniciativas estratégicas

Muchas empresas deben su éxito a la utilización de los sistemas de información con fines estratégicos, utilizado éstos para lograr una ventaja competitiva y obtener rendimientos superiores al resto. Un ejemplo son los sistemas que interconectan a los proveedores con sus clientes (Intercambio electrónico de datos), permitiendo a los proveedores chequear el nivel de stock de sus clientes a efectos de reaprovisionarlos oportunamente, sin necesidad de esperar el pedido del cliente. Realizar el seguimiento del stock del cliente permite al proveedor planificar mejor su producción y logística de entrega. Este ejemplo resulta claro para mostrar las ventajas competitivas que pueden obtenerse con la utilización adecuada de los sistemas de información.

En la medida que se vayan utilizando estos sistemas, las empresas podrán identificar mejor las necesidades del mercado, facilitando entonces la implementación de estrategias empresariales proactivas en vez de reactivas.

Integración con las operaciones

Los sistemas han evolucionado de manera que permiten controlar los procesos del negocio, registrando y siguiendo las transacciones en tiempo real, por ejemplo el sistema SAP, éste integra todas las operaciones de una compañía, tanto financieras como las de ventas, compras, planificación de la producción, administración del personal, calidad, distribución, inventarios, etc.

Coexistencia de tecnologías

Los sistemas normalmente evolucionan configurándose a partir de muchas tecnologías diferentes, con el fin de satisfacer las necesidades de las empresas. La adquisición de una nueva tecnología constituye una decisión estratégica empresarial, por lo tanto su obtención representa un factor clave para la consecución de los objetivos de crecimiento. La selección de la tecnología dependerá de muchos factores que la organización deberá analizar, por ejemplo el soporte técnico, las necesidades del mercado, exigencias competitivas, etc.

La calidad de la información

La toma de decisiones acertadas y adecuadas dependerán de la calidad de la información utilizada. Resulta necesario que los informes ofrezcan los suficientes datos relevantes para posibilitar un control eficaz. La calidad de la información dependerá, entre otros, de los siguientes factores:

• Contenido: Está toda la información necesaria.

• Oportunidad: Tiempo de obtención adecuado.

• Actualidad:

...