Auditoria Administrativa

6.2 ETAPAS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

El proceso de la Auditoría Administrativa requiere, para su desarrollo, de cuatro etapas:

² Planeación

² Examen

² Evaluación

² Presentación

2.1. Planeación

La planeación de la auditoría es la función donde se define el desarrollo secuencial de las actividades encaminadas dentro de los programas, así como la determinación del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas.

La finalidad de la planeación consiste en poder prever, anticipadamente a la acción, todos aquellos factores que se requieran, y que por ausencia de éstos no limiten el curso de acción a seguir en pro de los objetivos esperados.

En la planeación, el auditor debe considerar entre otros, los siguientes puntos:

Características particulares de la empresa.

Finalidad de los trabajos

Secuencia de su desarrollo

Estimación de tiempos, para estimación de cada trabajo

Determinación del personal que intervenga

Determinación de las técnicas que se utilizarán

Determinación de medios materiales

Determinación del apoyo que el organismo social proporcionará.

La información se captará por medio de los manuales de organización y operación, catálogo de formas, proyectos, fundamento legal que norme y regule el desarrollo del trabajo, planes y programas, informes emitidos por la unidad, etc. Todo esto con el objeto de contar con elementos que, además de dar un conocimiento general de la unidad a auditar, sirvan de base para la elaboración del programa específico de revisión.

Es importante que se considere que el personal cuente con capacidad y gran madurez en los problemas que se piensan auditar, y en caso de que surjan aspectos técnicos especializados, contar con técnicos especializados a nivel de asesoría, para comprender el problema y obtener resultados concretos.

2.2. Examen :

Prácticamente en esta etapa es en donde da comienzo la auditoría, puesto que se inicia con la ejecución de los programas para obtener la información necesaria de las áreas sujetas al estudio.

El examen se inicia con la presentación que debe hacer el responsable de la unidad, del personal que participará en la auditoría, planteando el objetivo y alcance del estudio.

En dicha presentación debe hacerse especial énfasis en los fines y aspectos constructivos de la auditoría, indicando que el resultado que arroje la revisión, cualquiera que sea, será en beneficio del área auditada.

En esta etapa (examen) es en donde se aplican las técnicas de investigación (encuesta de opinión, cuestionarios y observación directa), para la captación y análisis de la información, documentación, formas y aspectos operativos, a saber.

En cuanto a técnicas de investigación las más utilizadas y aceptadas son.

Encuestas:

-cuestionarios

-entrevistas

*estilos

*técnicas

Interpretación de documentos

-verificación

-observación

2.3. Evaluación

Terminada la investigación, el auditor procederá a formular sus conclusiones, atendiendo el siguiente orden:

-Concentración de los datos obtenidos en la investigación

-Clasificación de los datos

-Evaluación de resultados

-Determinación de la solución

Concentración de los datos obtenidos en la investigación:

El auditor procederá a hacer una recopilación de todos aquellos datos contenidos en las informaciones escritas o verbales que le fueron proporcionadas, así como los papeles de trabajo elaborados en las investigaciones efectuadas, a fin de proceder en su clasificación.

Clasificación de los datos obtenidos:

La clasificación de los datos tiene por objeto facilitar el mecanismo para proceder a la evaluación de resultados, por lo que el auditor procederá a agruparlos de tal manera, que le sirvan de guía para formular sus conclusiones.

Evaluación de los resultados:

Los datos contenidos en los informes de que hablamos en el párrafo anterior, así como sus apreciaciones personales, serán los determinantes para que el auditor haga una justa evaluación de las situaciones y problemas investigados. Requisito que debe llenar satisfactoriamente, a fin de considerar los problemas importantes y que, consecuentemente, merecen mayor atención para una correcta solución.

Las observaciones y recomendaciones son la parte medular del trabajo del auditor, por lo que debe tener presente que al emitir sus apreciaciones, contrae una responsabilidad, ya que éste puede repercutir positiva o negativamente, según el caso , en las operaciones de la empresa, así como a todos los organismos y grupos sociales que tienen relación con la misma.

2.4. Presentación

Informe es la narración escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de un encargo.

Los informes rendidos por el auditor deben hacerse por escrito, ya que en esta forma queda constancia de su labor. Por otra parte, el informe escrito es prácticamente una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados o resultado de su trabajo.

La presentación y contenido del informe debe reunir, entre otros los siguientes requisitos:

-Debe estar redactado en forma sencilla, clara y precisa.

-Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos razonados

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