LEY 594 DEL 2000. DECRETO 8934 DE 2014

LEY 594 DEL 2000

Esta ley es muy importante para todas aquellas personas que se quieran formar profesionalmente en la administración y para todos los que desean crear su propia empresa, esta legislación nos permite dar a conocer los conceptos sobre los distintos tipos de archivos como los son el archivo público, privado, total, entre otros.

Sin esta ley una entidad sería muy desorganizada y no sabrían en dónde están los distintos documentos que se generan dentro de la empresa, institución, municipio, departamento, e incluso de un país.  Además esta ley nos enriquece en dichos conocimientos como lo es saber que el documento de archivo lleva el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. También comprende la función archivística las cuales son las actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivístico, allí se expone la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

También este estatuto regula el proceder de los funcionarios y enseña cómo se archivan y como se deben hacer los distintos documentos que se generen dentro de una entidad u empresa como los son cartas, avisos, memorandos etc., Esta norma igualmente nos enseña sobre el patrimonio documental son los documentos conservados por su valor histórico o cultural los cuales son unos de los más importantes que pueda contener dicha ley.

DECRETO 8934 DE 2014

La superintendencia de industria y comercio es la encargada de vigilar las empresas privadas y generar normas archivísticas con el fin de disponer documentos de información útil, veraz y oportuna para la verificación de la gestión de las mismas.

SUS SANCIONES SON:

• Monetarias
• De inhabilidad
• Carcelarias

LEY 962 DE 2005 (LEY ANTITRAMITES) (ART 28)

Esta ley nació como una iniciativa gubernamental, para que las personas tuvieran un acceso más rápido a la información. Esta ley está vigilada por la administración de la presidencia de la república y las TIC.

Esta ley estipula que Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

DECRETO 2649 DE 1993 (ART 134-135)

Son los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas. Apoyándose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar

ARTICULO 134: CONSERVACION Y DESTRUCCION DE LOS LIBROS.

Los libros de se deben conservar como mínimo 20 años, 10 años físicos y los años restantes en un meto virtual, también nos dice que se deben guardas los libros por 5 años después de haberlos liquidado

ARTICULO 135: PÉRDIDA Y RECONSTRUCCION DE LOS LIBROS.

La empresa debe denunciar ante las autoridades la pérdida, extravío de destrucción de sus libros y papales. Para recuperar su información tiene 6 meses tomando como base los comprobantes y declaraciones tributarias.

CODIGO DE COMERCIO (ART 54-55-56-57-58-59-60)

ARTICULO 54: OBLIGATOREIDAD DE CONSERVAR LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL

El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios.

ARTICULO 55: OBLIGATOREIDAD DE CONSERVAR LOS COMPROVANTES DE LOS HACIENTOS CONTABLES

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