Ley 594 De 2000

TALLER

LEY 594 DE 2000

TITULO I

OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES.

1. ¿Cuál es el objeto de la ley 594 de 2000?

El objeto es establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

2. ¿Cuál es el ámbito?

Comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regidos por la presente ley.

3. Identifique los conceptos básicos del archivista moderno.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

4. Explique ¿cuáles son los principios generales de la función archivística del Estado?

Fines de los archivos: El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;

Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley.

Importancia de los archivos: Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

Institucionalidad e instrumentalidad: Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano.

Responsabilidad: Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

Dirección y coordinación de la función archivística: El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política.

Administración y acceso: Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley.

Racionalidad: Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla.

Modernización: El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.

Función de los archivos: Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

Manejo y aprovechamiento de los archivos: El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva.

Interpretación: Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.

TITULO II

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

1. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?

Es el conjunto de instrucciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos.

2. ¿Quiénes conforman el SNA?

El Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado y los archivos privados.

3. ¿Qué busca el SNA?

La modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciara la cooperación e interrogación de los archivos, concientizando a los ciudadanos sobre la importancia de los archivos activos.

TITULO III

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

1. ¿Cómo pueden ser los archivos teniendo en cuenta su jurisdicción?

• Archivo General de la Nación.

• Archivo General del Departamento.

• Archivo General del Municipio.

• Archivo General del Distrito.

2. ¿Cómo pueden ser los archivos desde el punto de vista territorial?

• Archivos de entidades del orden nacional.

• Archivos de entidades del orden departamental.

• Archivos de entidades del orden distrital.

• Archivos de entidades del orden metropolitano.

• Archivos de entidades del orden municipal.

• Archivos de entidades del orden local.

• Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley.

• Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.

3. ¿Cómo pueden ser los archivos según la organización del Estado?

• Archivos de la Rama Ejecutiva.

• Archivos de la Rama Legislativa.

• Archivos de la Rama Judicial.

• Archivos de los Órganos de Control.

• Archivos de los Organismos Autónomos.

4. ¿Cuáles archivos son de obligatoria creación?

La creación de los archivos contemplados en los artículos 8°. y 9°. de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

TITULO IV

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

1. ¿Qué debe tener en cuenta el Estado en la creación de sus archivos?

Debe tener en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

2. ¿De quién es la responsabilidad de la gestión de los documentos?

La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de los archivos.

3. ¿Qué se establece con relación a espacios?

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