RESUMEN DE LA LEY 594 DEL 2000

TÉCNICO LABORAL POR COMPETENCIAS

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

GRUPO No. 16

EVIDENCIA DE DESEMPEÑO

COPROMISO No. 1

MÓDULO: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTACIÓN

ESTUDIANTE

XIOMY KATHERINE VELÁSQUEZ PÉREZ

COMROMISO

RESUMEN DE LA LEY 594 DEL 2000

DOCENTE – INSTRUCTOR – FACILITADOR

WILMAR MONDRAGON MUÑOZ

FUNDACIÓN SOCIAL GANE

SANTIAGO DE CALI

OCTUBRE– 2020

RESUMEN DE LA LEY 594 DEL 2000

TÍTULO I

OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

ARTÍCULO 1° OBJETO: la presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

ARTÍCULO 2° ÁMBITO DE APLICACIÓN: comprende a la administración publica en sus diferentes noveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.

ÁRTICULO 3° DEFINICIONES: para los efectos de esa ley se definen los siguientes conceptos, así:

• Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuera su fecha, forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información.
• Archivo público: conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquello que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
• Archivado privado de interés público: aquel que, por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o a la cultura es interés público y declarado como tal por el legislador.
• Archivo total: hace referencia al proceso integral de documentos en su ciclo de vida.
• Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
• Función archivística: actividades relacionadas con la totalidad del archivo comprendiendo la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación del documento.
• Gestión documental: actividades administrativas y técnicas que planifica el manejo y la organización del documento producido con el objetico de su utilización y conservación.
• Patrimonio documental: conjunto de documento conservados por su valor histórico o cultural.
• Soporte documental: se contiene información según sus materiales; cuenta con archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos orales o sonoros.
• Tabla de retención documental: listado de series correspondientes a los tipos de documentos donde se asigna el tiempo de permanencia en cada ciclo de vida del documento.
• Documento original: es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

ARTÍCULO 4° PRINCIPIOS GENERALES: los principios generales que rigen la función archivística son las siguientes:

1. Fines de los archivos: el objetivo es disponer de la documentación organizada de tal forma que la información sea recuperable para el uso de la administración y el servicio al ciudadano.
2. Importancia de los archivos: los archivos son importantes porque los documentos que lo conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en los antecedentes.
3. Institucionalidad e instrumentalidad: los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y a los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado.
4. Responsabilidad: los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
5. Dirección y coordinación de la función archivística: el Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para adjuntar la eficiencia de la gestión del Estado para salvaguardar el patrimonio documental.
6. Administración y acceso: es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo excepciones que establezca la ley.
7. Racionalidad: los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal.
8. Modernización: el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de la información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.
9. Función de los archivos: los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.
10. Manejo y aprovechamiento de los archivos: el manejo y el aprovechamiento de los recursos informáticos de archivo responden a la naturaleza de la administración publica y a los fines del Estado.
11. Interpretación: se interpretan de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el estado colombiano.

TITULO II

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES

ARTÍCULO 5° EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS:

1. Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entres sí, que permite la homogenización y normalización de los procesos archivísticos promoviendo el desarrollo de los centros de información.
2. Integran el Sistema Nacional de Archivos, el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de organización administrativa, territorial y por servicios.
3. Se desarrollará bajo los principios de la unidad normativa, descentralización administrativa y operativa.
4. Buscará la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración.
5. Los proyectos y programas archivísticos de la institución que conforma el Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía.
6. Orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.

ARTÍCULO 6° DE LOS PLANES Y PROGRAMAS: las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán las acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación así:

1. La planeación y programación la formularon las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del Ministerio y de las entidades territoriales.
2. La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General, los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las asociaciones y las entidades publicas y privadas que presten este servicio.
3. La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas del desarrollo será responsabilidad de los Archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado.
4. La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación de conformidad con lo dispuesto en la ley y sus normas.

TÍTULO III

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

ARTÍCULO 7° ARCHIVOS DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SU JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA: los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia se clasifica en:

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