Ensayo Sobre Ley 594 De 2000

LEY 594 DE 2000

LEY GENERAL DE ARCHIVOS

ENSAYO

El Gobierno Nacional preocupado por la desorganización de los archivos, y con el propósito de combatir la corrupción, decretó la Ley General de Archivos: Ley 594 de julio 14 del 2000. Tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado. En ella encontramos 13 títulos y 52 artículos en los cuales se dan las definiciones fundamentales y principios generales. Esta ley aplica a entidades públicas y privadas con funciones públicas, nos habla de la responsabilidad del servidor público, que el archivo general de la nación orientara y coordinará el sistema nacional de archivo. Nos dan la categorización de los archivos públicos. Observamos que el estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos teniendo en cuenta el principio de procedencia que sería donde se origina el documento y el ciclo vital. Con respecto a gestión de documentos las empresas deberán crear programas de gestión de documentos.

La normatividad archivística es muy importante debido a que estas leyes y acuerdos son fundamentales para laborar adecuadamente en una empresa, por consiguiente, si no existieran los reglamentos en la función archivística sería un completo desorden ya que no habría un parámetro a seguir y se haría más complicado el trabajo. Toda empresa debe estar sistematizada para que sea más eficiente ya que se debe tener bien claro el programa de gestión de documentos con el fin de tener todo organizado y poder acceder más fácil a la información que se requiera en el momento, por ende con archivos bien organizados no tendrán los funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de operación, produciendo ineficiencia, atraso, confusión y en general, una deficiente administración.

Otro aporte de la Ley es el relacionado con la responsabilidad de los servidores públicos al momento de desvincularse de sus funciones. Deberán entregar los archivos a su cargo debidamente inventariados, está acción persigue controlar la información del Estado de terminar con la práctica nociva que tienen algunos funcionarios de llevarse los documentos como si fueran de su propiedad y por otro lado busca que los funcionarios salven responsabilidades, por lo cual esta medida es necesaria y beneficiosa para implementar en las empresas.

Este estatuto enseña cómo se archivan y como se deben hacer los distintos documentos que se generen dentro de una entidad u empresa como los son cartas, avisos, memorandos etc., de igual manera las empresas deben adquirir medidas necesarias para conservar y manejar su archivo, en actividades administrativas, pues son estas las técnicas a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Al mismo tiempo esta ordenanza permite por medio del sistema nacional de archivos que los ciudadanos podamos acceder a algunos documentos o información que necesitemos en su momento y así mismo a la protección de escritos que sean confidenciales en las organizaciones u empresas existiendo total orden en todos los archivos.

Es muy importante garantizar el control y la vigilancia de los documentos públicos, es por eso que el Archivo General De La Nación tiene el poder de hacer visitas de inspección a las entidades o personas que custodien los archivos en cualquier momento, así mismo también tiene el poder de establecer sanciones y multas a quienes incumplan con las normas establecidas.

La ley 594 de 2000 es una ley de mucha importancia ya que vemos todos los esquemas más importantes que se deben de tener en cuenta en el momento

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