Ley 594 De 2000

LEY 594 DE 2000 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION 

LEY 594 DEL 2000

TITULO I

OBJETO, AMBITO DE APLICACIÓN,DEFINICIONES

FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

ARTICULO 1: OBJETO..

Establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

ARTICULO 2: AMBITO DE APLICACIÓN comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente Ley .

ARTICULO 3: DEFINICIONES:

*ARCHIVO :Conjunto de documentos

*ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

*ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PUBLICO: Aquel

que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador

*ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital *DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

*GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación

*PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural

*SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

*TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

*DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

OBJETO, AMBITO DE APLICACIÓN,DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

ARTICULO 4: PRINCIPIOS GENERALES

• Fines de los archivos: El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución

• Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes.

• Institucionalidad e Instrumentalidad: Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa

• Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

• Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para ayudar a la eficacia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental.

• Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la Ley.

Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal.

Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.

Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva.

Interpretación. Las disposiciones de la presente Ley y sus decretos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado Colombiano.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES,COORDINADORES Y EJECUTORES

ARTICULO 5. EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS:

Es un conjunto de instituciones archivística articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos.

• Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios.

• El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad.

• El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos.

• Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación,

• El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.

ARTICULO 6: DE LOS PLANES Y PROGRAMAS:

De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación, así:

• La planeación y programación la formularán las instituciones archivística de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales.

• La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los Consejos territoriales de archivos, los Comités Técnicos, las entidades de formación del recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio.

• La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo será responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado.

• La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias.

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS

ARTICULO 7: ARCHIVOS DESDE PUNTO DE VISTA DE SU JURISDICCION Y COMPETENCIA:

• Archivo General de La Nación

• Archivo General del Departamento

• Archivo General del Municipio

• Archivo General del Distrito

ARTICULO 8: ARCHIVOS TERRITORIALES

Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:

• Archivos de Entidades del Orden Nacional

• Archivos de Entidades del Orden Departamental

• Archivos de Entidades del Orden Distrital

• Archivos de Entidades del Orden Metropolitano

• Archivos de Entidades del Orden Municipal

• Archivos de Entidades de Orden Local

• Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley.

• Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la Ley los desarrolle.

PUBLICOS

ARTICULO 9: LOS ARCHIVOS SEGÚN LA

ORGANIZACIÓN DEL ESTADO

• Archivos de la Rama Ejecutiva

• Archivos de la Rama Legislativa

• Archivos de la Rama Judicial

• Archivos de los Organismos de Control

• Archivos de los Organismos Autónomos

ARTICULO 10: OBLIGATORIEDAD DE LA CREACION DE ARCHIVOS

• La creación de los archivos contemplados en los artículos 8 y 9 de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

• Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

• Artículo 12. Responsabilidad. La Administración Pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

• Artículo 13. Instalaciones para los Archivos: La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.

• Artículo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los

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