LIBROS CONTABLES VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS

01. Libros y Registros vinculados a Asuntos Tributarios

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La SUNAT, mediante la Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT y modificatorias, estableció las disposiciones relacionadas con los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, las cuales están vigentes desde del 1 de enero de 2007, integrando así en un solo cuerpo legislativo las normas sobre la materia.

Las disposiciones para el tratamiento tributario de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios están referidas a:

• El procedimiento para la autorización de los mismos.

• La forma en la cual deberán ser llevados.

• Los plazos máximos de atraso.

• La pérdida o destrucción de los mismos.

• La contabilidad completa, disposición vigente a partir del 2009 de acuerdo a lo dispuesto por la Resolución de Superintendencia N° 239-2008/SUNAT.

• La información mínima y formato del Libro Diario de Formato Simplificado, vigente a partir del 2009 de acuerdo a los dispuesto por la Resolución de Superintendencia N° 239-2008/SUNAT.

• La información mínima contenida en los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, así como los formatos que la integran, disposición que entró en vigencia a partir del 01 de julio del 2010, excepto para el Libro Diario de Formato Simplificado, de acuerdo a lo dispuesto por la Resolución de Superintendencia N° 017-2009/SUNAT

Importante:

A partir de julio del 2010 está vigente la normativa por la cual la SUNAT puso a disposición de los contribuyentes obligados a llevar determinados Libros y/o Registros Vinculados a Asuntos Tributarios, la alternativa de llevarlos de manera electrónica, teniendo con ello la posibilidad de generar ahorros en los gastos relacionados al papel; como la legalización, impresión, empaste y almacenamiento de dichos documentos físico.

Dicha alternativa el contribuyente la ejerce desde la oportunidad, y a partir de su decisión, de afiliarse al Sistema de Libros y Registros Electrónicos. La opción de afiliación al sistema y llevar sus libros contables de manera electrónica está a su disposición.

02. Relacion de Libros y Registros

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Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios serán los libros de actas, los libros y registros contables u otros libros y registros exigidos por las leyes, reglamentos o Resolución de Superintendencia que se señalan a continuación:

1) 1) LIBRO CAJA Y BANCOS

2) 3) LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS

4) 5) LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

6) 7) LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) DEL ARTICULO 34° DE LA LEY DEL IMPUESTO A LA RENTA

8) 9) LIBRO DIARIO

10) 11) LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO

12) 13) LIBRO MAYOR

14) 15) REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS

16) 17) REGISTRO DE COMPRAS

18) 19) REGISTRO DE CONSIGNACIONES

20) 21) REGISTRO DE COSTOS

22) 23) REGISTRO DE HUÉSPEDES

24) 25) REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS

26) 27) REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO

28) 29) REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS

30) 31) REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS - ARTÍCULO 23° RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 266-2004/SUNAT

32) 33) REGISTRO DEL RÉGIMEN DE PERCEPCIONES

34) 35) REGISTRO DEL RÉGIMEN DE RETENCIONES

36) 37) REGISTRO DE RETENCIONES ARTÍCULO 77-A DE LA LEY DE IMPUESTO A LA RENTA

38) 39) REGISTRO IVAP

40) 41) REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - ARTÍCULO 8° RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 022-98/SUNAT

42) 43) REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5° RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 021-99/SUNAT

44) 45) REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5° RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 142-2001/SUNAT

46) 47) REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO C) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5° RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 256-2004/SUNAT

48) 49) REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5° RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 257-2004/SUNAT

50) 51) REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO C) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5° RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 258-2004/SUNAT

52) 53) REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5° RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 259-2004/SUNAT

54) 55) LIBRO DE ACTAS DE LA EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA

56) 57) LIBRO DE ACTAS DE LA JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

58) 59) LIBRO DE ACTAS DEL DIRECTORIO

60) 61) LIBRO DE MATRÍCULA DE ACCIONES

62) 63) LIBRO DE PLANILLAS

03. Autorización de Libros y Registros (Legalización)

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Legalización

Los notarios o jueces, según corresponda, colocarán una constancia en la primera hoja de los mismos y procederán a sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas.

Tanto los notarios como los jueces llevarán un registro cronológico de las legalizaciones que otorguen.

Contenido de la constancia

La constancia a ser colocada en la primera hoja de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios contaran con la siguiente información:

a. Número de legalización asignado por el notario o juez, según sea el caso;

b. Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del deudor tributario, según sea el caso;

c. Número de RUC;

d. Denominación del libro o registro;

e. Fecha de la incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso;

f. Número de folios de que consta;

g. Fecha y lugar en que se otorga; y,

h. Sello y firma del notario o juez, según sea el caso.

En ningún caso el número de legalización, folios o de registros podrá contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras.

Recuerde que

• La autorización del Libro de Planillas será de acuerdo a las normas del Decreto Supremo N° 001-98-TR y normas modificatorias.

• Debe revisar si se encuentra obligado a llevar la Planilla Electrónica aquí.

Oportunidad de la legalización

Los libros y registros deberán ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas.

Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros, de una misma denominación, se deberá tener en cuenta:

a. Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, se deberá acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditación se efectuará con la presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro o registro.

b. Tratándose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deberá presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro anterior.

c. Tratándose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deberá presentar la comunicación que se ha establecido para ese efecto.

Importante

Tratándose del libro de planillas, la legalización se regirá por lo dispuesto en el Decreto Supremo N° 001-98-TR y normas modificatorias.

Los libros o registros llevados en forma manual que hubieran sido incautados por autoridad competente, bastará para la legalización del segundo y siguientes libros y registros, la presentación del documento en el que conste la referida diligencia.

De producirse, de ser el caso, la devolución de los libros o registros incautados a que se refiere el párrafo anterior, el deudor tributario no podrá realizarse en ellos anotación alguna debiendo procederse a su cierre inmediato.

Registro de las legalizaciones.

En el registro cronológico de las legalizaciones que se otorguen se indicará:

• El número de la legalización.

• Los apellidos y nombres, denominación o razón social del deudor tributario.

• El número de RUC.

• La denominación del libro o registro que se ha legalizado.

• Fecha de la incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso.

• El número de folios de que consta.

• La fecha en que se otorga la legalización.

Empaste de los libros y registros

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas deberán empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable, debiéndose efectuar, como máximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones contenidas en dichos libros o registros.

Cuando el número de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a veinte (20), el empaste podrá comprender dos (2) o más ejercicios gravables, debiéndose efectuar, como máximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aquél en que se reunieron veinte (20) hojas sueltas o continuas.

Los empastes deberán incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulación se realizará tachándolas

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