La Auditoria Admon.

LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

El método de William P. Leonard

Uno de los precursores de la auditoría administrativa fue William P. Leonard, quien presenta su modelo de auditoría administrativa en su libro titulado Evaluación de los métodos y eficiencia administrativa publicado en 1991.

En su modelo, Leonard plantea que el objetivo principal de la auditoría administrativa es descubrir las deficiencias o áreas de mejora que pudieran existir en alguna de las partes de la empresa para realizar las recomendaciones que permitan superar esas deficiencias. Leonard define la auditoria administrativa como: “Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que se dé a sus recursos humanos y materiales” (William, 1991: 46).

En esta definición se manifiesta el objetivo que Leonard adjudica a la auditoría administrativa: el de revisar una función específica, un departamento o la empresa completa con el fin de corregir u optimizar su funcionamiento. Además, propone que el programa a seguir incluya los objetivos y el plan de ejecución aprobado por la dirección. De acuerdo con esto, el modelo de Leonard contempla dos partes (identificación de las deficiencias o áreas de mejora para corregirlas y seguimiento) desagregadas en cuatro etapas. A continuación revisamos éstas y dejamos como punto para que reflexiones si con tales etapas será suficiente obtener información que permita hacer un diagnóstico de la situación de un área o empresa, y más aún, mejorarla.

El modelo de Leonard comprende cuatro etapas, en cada una identifica los factores precisos que él considera deberán ser evaluados antes y durante la auditoría administrativa.

Etapa 1. En esta etapa se identifica el alcance de la auditoría, es decir, si debe enfocarse sólo a una función, a un departamento o a toda la empresa. Además, implica un análisis de los factores bajo los cuales opera la organización, los cuales son determinantes para que el auditor plantee a la dirección de la empresa el alcance y las limitaciones de la auditoría a realizar. Los elementos de la organización que deben revisarse antes de establecer un compromiso son:

a) Planes y objetivos. Es importante que el auditor los revise junto con la dirección para saber si representan o no lo que se quiere lograr, o bien, las causas por las que no se están alcanzando.

b) Estructura organizacional. Representa la manera como se encuentran distribuidas o repartidas las tareas en la organización.

c) Políticas y prácticas. Son los lineamientos establecidos por la organización para indicar la manera como deben hacerse las cosas.

d) Reglamentos. Son todas las reglamentaciones gubernamentales imputables a la organización.

e) Sistemas y procedimientos. Comprenden la forma como opera la empresa.

f) Métodos de control. Son los parámetros que la organización establece para asegurar que se están alcanzando los resultados, normalmente están relacionados con la producción o ventas.

g) Mechas de operación. Mediante la auditoría deben evaluarse las operaciones de la empresa para identificar sus necesidades.

h) Recurso humano. Este elemento es fundamental en las operaciones de la empresa. En la auditoría, tomarlo en consideración implica estudiar con cuánto personal se cuenta, así como sus labores, con el fin de determinar si es suficiente y si están bien distribuidas sus funciones.

i) Instalaciones y equipo. Es menester revisar las instalaciones para determinar las condiciones en que se encuentran y los años de vida útil.

Etapa 2.- Cuando se tiene un panorama completo de los planes de la organización, de sus procesos y de sus recursos, es momento de evaluarlos a partir de su adecuación y aportación a la visión y misión de la organización. En esta etapa el auditor cuenta con los elementos suficientes para demostrar a la dirección de la empresa cuáles de sus áreas no están funcionando adecuadamente y cuáles cumplen con las expectativas esperadas; para después poder desarrollar sus recomendaciones.

Etapa 3.- Con esta etapa se cierra el trabajo realizado por el auditor en todos sus aspectos y recomendaciones. Comprende un documento escrito y su réplica oral. El auditor debe tener mucho cuidado en la manera como presenta la información, considerando a quién la dirigirá. Se presenta el informe en tres fases: a) Discusión oral de aspectos importantes. b) Redacción del informe con los descubrimientos y recomendaciones. c) Presentación del informe final.

Etapa 4.- Leonard dice que “su objetivo principal es completar cualquier asunto pendiente, que forme parte de las recomendaciones, y sobre el cual no se haya hecho nada” (William, 1991: 112). Además, considera que una auditoría a la que no se le da seguimiento no tendrá ningún valor para la organización, y que se debe designar a una persona con suficiente autoridad para que se encargue de garantizar la implementación de las recomendaciones.

El seguimiento implica vigilar que se lleven las siguientes actividades:

• Revisión de las instalaciones

• Apoyo por parte de los recursos humanos en el diseño de formas y procedimientos.

• Conclusión de cualquier asunto pendiente.

• Verificación del informe con la alta gerencia

En conclusión podemos decir del modelo que el autor William P. Leonard propone, es una auditoría basada en el proceso administrativo. Parte de que cada proceso, área o departamento, y la organización misma, pueden y deben ser auditadas, sobre todo si presentan deficiencias en su desempeño o funcionamiento.

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