La Cuenta

LA CUENTA.

Cuenta es el instrumento del cual se vale la teoría contable, para clasificar los diferentes conceptos de activo, pasivo, capital, ingresos y costos y gastos que se afectan a realizarse una operación financiera. La cuenta representa la descripción y el cálculo de los aumentos y disminuciones, que presenta cada renglón o elemento que intervienen en las operaciones que practica la entidad.

Dentro de la contabilidad, se denomina “CUENTAS” a cada uno de los apartados, en los cuales se lleva un registro, sea éste perteneciente al activo, pasivo, capital, ingresos, costos o gastos.

OBJETIVO.

Consiste en controlar, a través de sus anotaciones, los aumentos y disminuciones que sufre cualquier elemento del activo, pasivo, capital, ingresos, costos y gastos como consecuencia de las operaciones financieras que ha practicado una empresa, proporcionándole a esta información detallada de dichos movimientos, así como la oportunidad de generar estados financieros, relativos a la situación financiera o resultados, además le da elementos de control que la auxiliarán a detectar situaciones negativas que requieran de la toma de decisiones.

La nomenclatura asignada a cada una de las cuentas, debe indicar o ser representativa del concepto que se trata de describir, esto con el objeto de que dichas cuentas puedan ser identificadas con facilidad por los usuarios del catalogo de cuentas de la entidad.

Así podemos deducir que sin la CUENTA, la etapa del Registro del Proceso Contable, se haría de manera tan deficiente que carecería de medios de CONTROL, confiables y adecuados que aseguren la elaboración de estados financieros veraces y oportunos.

Los formatos en que se materializan las cuentas, presentan distintos rayados. Una cuenta puede llevarse en hojas empastadas (libros), hojas sueltas o tarjetas, aunque su representación más elemental se hace a través de una “T” mayúscula, que representa un espacio dividido en dos partes iguales por una línea vertical.

NOMBRE DE LA CUENTA

ELEMENTOS QUE LA INTEGRAN

Para anotar en ellas los aumentos o las disminuciones que se produzcan, como consecuencia de las operaciones practicadas, la CUENTA presenta dos partes iguales. A la parte izquierda se le denomina DEBE y a la derecha se le llama HABER.

DEBE CAJA HABER

A las anotaciones que se hagan dentro de DEBE (lado izquierdo) de cualquier cuenta, se les conoce con el nombre de CARGOS O DEBITOS (CARGAR O DEBITAR). Las afectaciones que se hagan en HABER (lado derecho) de las cuentas, se denominan ABONOS O CREDITOS (ABONAR O ACREDITAR).

DEBE CAJA HABER

1) 200000 50000 (2

3) 80000 120000(10

5) 300000 60000(11

CARGOS O DEBITOS ABONOS O CREDITOS

A la suma de los cargos de cualquier CUENTA, técnicamente se le conoce con el nombre de: MOVIMIENTO DEUDOR; la suma de los abonos de las cuentas, se conoce con la denominación de: MOVIMIENTO ACREEDOR.

DEBE CAJA HABER

2) 200000 50000 (2

4) 80000 120000(10

6) 300000 60000(11

MOVIMIENTO DEUDOR 580000 230000 MOVIMIENTO ACREEDOR

Normalmente, una CUENTA presenta un movimiento mayor que otro, es decir, puede tener su movimiento deudor mayor que el acreedor (los cargos superan a los abonos) o viceversa (los abonos superan a los cargos). La diferencia aritmética que entre ambos movimientos, recibe el nombre de: SALDO.

DEBE CAJA HABER

3) 200000 50000 (2

5) 80000 120000(10

7) 300000 60000(11

MOVIMIENTO DEUDOR 580000 230000 MOVIMIENTO ACREEDOR

SALDO DEUDOR 350000

MOVIMIENTO DEUDOR ˃ MOVIMIENTO ACREEDOR = SALDO DEUDOR

DEBE CAJA HABER

3)5200000 5800000 (2

4)1000000 8300000(10

8)2000000 2000000(11

MOVIMIENTO DEUDOR 8200000 16100000 MOVIMIENTO ACREEDOR

7900000 SALDO ACREEDOR

MOVIMIENTO ACREEDOR ˃ MOVIMIENTO DEUDOR = SALDO ACREEDOR

Existen ocasiones en que una cuenta, presenta igualdad en la suma de sus movimientos deudor y acreedor; en este caso, la diferencia aritmética entre ambas sumatorias es igual a CERO, por lo que se dice que la cuenta está: SALDADA, es decir, carece de saldo.

DEBE CAJA HABER

3)5200000 5200000 (2

4)1000000 1000000(10

8)2000000 2000000(11

MOVIMIENTO DEUDOR 8200000 8200000 MOVIMIENTO ACREEDOR

CUENTA SALDADA

Es común que las cuentas saldadas, se presenten en sus rayados respectivos, mostrando sus movimientos deudor y acreedor –con la misma cantidad- y enseguida una doble línea, que indicará que la cuenta está cerrada o saldada.

ESQUEMAS DE MAYOR.

También conocido con el nombre de “T” de Mayor, es la representación más simplista de una cuenta. Su finalidad es manejar con mayor facilidad, cualquier cuenta fuera de los libros contables, que, por Ley tienen que llevar dentro de su contabilidad las entidades.

Nuestro Código de Comercio señala, en su artículo 34, que cualquiera que sea el sistema de registro, que una entidad emplee obligatoriamente llevará el Libro Mayor, Libro Mayor General o Libro de las cuentas de una empresa, el cual es un cuaderno empastado, que consta de varias hojas debidamente foliadas y con un rayado especial, en el cual se registran los aumentos y disminuciones de cada una de las cuentas, que cualquier negocio maneje.

La encuadernación de este libro puede hacerse a posteriori, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio, sin perjuicio de los requisitos especiales que señalen al respecto otras leyes y reglamentos fiscales.

En una entidad cada una de las cuentas que se manejen en ella, recibirá el nombre de: Cuenta de Mayor, y la totalidad de las cuentas utilizadas, constituirán el Libro Mayor.

El rayado especial que muestran las hojas que integran este libro, permiten anotar en cada una de ellas los datos siguientes:

a) Folio (número) de la cuenta.

b) Nombre de la cuenta

c) Fecha (mes y día) de la operación.

d) Nombre y folio de la cuenta contraria (contracuenta) que completa la operación.

e) Número de la operación (asiento) registrada en el Libro de Diario

f) Monto del (los) cargo(s) y abono(s) de la operación.

g) Determinación del saldo de la cuenta (cuando se lleva en formato a una página).

El rayado puede presentarse de dos maneras:

a) A una página. Se observa que además de las columnas para asentar los datos de fecha, concepto, número de asiento del Libro Diario y contracuenta, se tiene las correspondientes al debe y al Haber. Adicionándose una columna más, para ir determinando en cada operación anotada, el saldo de la cuenta respectiva, el que será deudor o acreedor según se la naturaleza misma de la cuenta.

b) A doble página. Se observa que en la parte izquierda del mismo, se tiene Debe de la cuenta, la zona de los Cargos. En el lado derecho se contempla del Haber, la zona de los Abonos de la cuenta. Los dos lados contienen columnas donde se inscriben la fecha, concepto, número de asiento del Libro Diario, y la contracuenta, es así que los dos lados tienen en mismo folio. Par determinar el saldo de una cuenta en este formato, basta obtener el movimiento deudor y el movimiento acreedor de la misma y posteriormente, confrontar ambas cifra en una diferencia aritmética.

Dentro de las cuentas que se manejan en Contabilidad, existen algunas de Activo, Pasivo, Capital, Costos, Gastos e Ingresos que manejan varios elementos que las integran, a estos elementos se les llama “subcuentas”, de las cuales sus sumatorias, de sus movimientos deudores y acreedores constituyen los movimientos de las cuentas a las que pertenecen, y la suma de sus saldos parciales, integrará el monto del saldo de la cuenta principal.

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