La esencia de la administración

CAPÍTULO I LA ESENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN

Una de las actividades humanas más importantes es la Administración. Desde que los seres humanos comenzaron a formar grupos para lograr metas que no podían alcanzar individualmente, la administración ha sido esencial para asegurar la coordinación de los esfuerzos individuales. A medida que la sociedad ha confiado cada vez más en el esfuerzo grupal y que muchos grupos organizados han crecido, la tarea de los administradores cobra cada vez más importancia.

DEFINICIÓN

La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en grupos, alcancen con eficiencia logros previamente determinados. Además se debe considerar que:

Todos los administradores realizan las mismas actividades ya que planifican, organizan, dirigen y controlan. Estas actividades se conocen como las funciones administrativas.

La administración es aplicable a toda organización social, y dentro de ellas en cualquier nivel organizacional.

La finalidad de todos los administradores es la misma: Generar beneficios.

La administración se ocupa de la productividad; Esto es lograr eficiencia y eficacia.

La administración tiene como responsabilidad la de realizar acciones que permitan que las personas hagan sus mejores aportes a los objetivos del grupo. Por lo tanto, la administración se aplica a organizaciones pequeñas y grandes, con o sin fines de lucro, productoras o de servicios.

ADMINISTRACIÓN ¿CIENCIA, TÉCNICA O ARTE?

La administración, al igual que otras actividades o disciplinas del conocimiento humano, es un arte. Se trata de conocimientos prácticos, consistentes en hacer las cosas de acuerdo con el contexto de una situación, agregándole el administrador su plus o feeling personal a la solución de los problemas.

Sin embargo, los administradores pueden trabajar mejor utilizando el conocimiento organizado sobre la administración. Es este conocimiento lo que constituye una ciencia. La ciencia es un conocimiento organizado, aplicándole el método científico al desarrollo de este. Por consiguiente, una ciencia incluye conceptos claros, teoría y otros conocimientos acumulados que se han desarrollado a partir de hipótesis (suposiciones de que algo es cierto), experimentación y análisis.

Este enfoque científico, requiere primero de conceptos claros: imágenes mentales de cualquier fenómeno que se forman por generalizaciones a partir de aspectos particulares. Estas palabras y términos deben ser exactos, pertinentes a lo que se está analizando e informativos, tanto para el científico como para el profesional. A partir de esta base, el método científico incluye la determinación de hechos a través de la observación. Después de clasificarlos y analizarlos, los científicos buscan relaciones causales. Cuando se comprueba la exactitud de estas generalizaciones o hipótesis y parecen verdaderas, es decir, reflejan o explican la realidad, se les denominan “principios”. Tienen valor para predecir lo que ocurrirá en circunstancias similares. Los principios no siempre son incuestionables o invariablemente ciertos, pero se consideran que son lo suficientemente validos para realizar predicciones.

La teoría es un agrupamiento sistemático de conceptos y principios interdependientes que proporcionan una estructura, o vinculan un arrea importante del conocimiento. Los datos dispersos no son información a menos que el observador conozca la teoría que explique las relaciones.

Por lo tanto, en el campo de la administración, el papel de la teoría consiste en proporcionar un medio para clasificar los conocimientos administrativos significativos y pertinentes. Por ejemplo, en él arrea de diseñar una estructura de organización eficiente existe cierto numero de principios que están interrelacionados y que tienen un valor de predicción para los administradores. Algunos principios proporcionan normas para delegar autoridad; estos incluyen el principio de delegación por los resultados esperados, el principio de igualdad de autoridad y responsabilidad, y el principio de unidad de mando.

En la administración, los principios son verdades fundamentales (o lo que se considera verdad en un determinado momento) que explican las relaciones entre dos o más grupos de variables, por lo general una variable independiente y una dependiente. Los principios pueden ser descriptivos o predictivos, pero no prescriptivos. Es decir, describen, como se relaciona una variable con otra, que ocurrirá cuando estas variables interactúen. No prescriben lo que debe hacerse.

Al igual que los ingenieros que aplican principios físicos al diseño de un instrumento, los gerentes que aplican la teoría a la administración por lo general tienen que armonizar principios con realidades.

Por ultimo la administración también se considera como técnica, ya que señala formas de hacer las cosas, métodos para lograr determinados resultados. Son importantes en todos los campos de actividad. En la realidad de la administración son muy pocas las técnicas administrativas importantes que se han ideado. Entre ellas se cuentan:

Elaboración de presupuestos.

Plantación de redes.

Técnicas de control como:

Técnica de evaluación y revisión de programas ( PERT).

Método de la ruta critica ( CPM).

Tasa de rendimiento sobre la inversión.

Dispositivos de desarrollo organizacional.

ADMINISTRACIÓN Y SOCIEDAD

Un administrador eficiente, junto con la preocupación de las interacciones internas, también tiene que hacer frente al medio externo. Cada vez que los administradores planifican tienen que tomar en cuenta las necesidades y los deseos de los miembros de la sociedad externa de la organización, así como los requerimientos de recursos materiales y humanos, tecnología y otras necesidades que provienen del ambiente que les rodea.

Todos los administradores, tanto si actúan en una empresa comercial, en un servicio publico, una iglesia, una fundación de ayuda comunitaria o una universidad, tiene que considerar, en diversos grados, los elementos y las fuerzas de su ambiente externo. Aunque quizás no puedan hacer mucho para cambiar esas fuerzas, su única alternativa es responder a ellas. Deben identificar, evaluar y reaccionar ante las fuerzas ajenas a la empresa que quizás afecten sus operaciones.

Ambiente externo económico

Cada institución que actúa en la sociedad requiere de Capital para su accionar, expresado en sus diversas formas: Maquinarias, edificios, instalaciones, inventarios de bienes, equipos de oficinas, herramientas y efectivo, entre otros. Parte de esto lo genera la propia institución, a través de su gestión, por ejemplo de las ventas en una empresa comercial o de un bingo preparado por una comunidad religiosa o de las mensualidades que cobra un colegio a sus alumnos.

Sin embargo, las empresas organizadas generalmente resuelven sus necesidades con diversos proveedores, cuyo trabajo es producir los materiales y otros bienes de capital que requiere la institución para operar.

Otro insumo importante del medio económico es la disponibilidad, la calidad y el precio de la fuerza laboral, es decir el factor Trabajo. En algunas sociedades se cuenta con más trabajadores carentes de capacitación o calificación y haya escasez de mano de obra altamente entrenada. Quizás en algún momento pocos ingenieros estén disponibles y muchos en otro. El precio de la mano de obra también es un factor económico importante para una empresa, aunque la automatización disminuye sus altos costos.

Los Niveles de Precios influencian claramente a las empresas. Si estos suben suficientemente rápido, como ocurrió en la mayor parte del mundo en la década de 1970 y a principios de la de 1980, los trastornos en el medio económico, tanto de insumos como en la producción, pueden ser graves. La inflación no solo desequilibra a las empresas, sino que también distorsiona todo tipo de organizaciones por sus efectos sobre los costos de la mano de obra, los materiales y otros artículos.

Las Políticas fiscales y tributarias son otro factor importante para la empresa. Aunque en un sentido estricto, estos son aspectos del medio político, tienen una tremenda repercusión económica sobre las empresas, las restricciones legales y las políticas tributarias afectan a cada segmento de la sociedad.

Uno de los factores más importantes para el éxito de las empresas son sus Clientes. Sin ellos el negocio no puede existir. Sin embargo, para atraerlos, el negocio debe determinar que es lo que necesitan las personas y que compraran. Toda organización tiene “clientes”, ya sean los usuarios de un servicio publico, los alumnos de un C.F.T., o las victimas de un asalto para la policía. Es evidente que las expectativas y las demandas de los diversos públicos a quienes atienden las empresas reciben la influencia de factores económicos y no económicos. Los principales son las actitudes, los deseos y las expectativas de las personas, muchas de las cuales son producto de patrones culturales del ambiente social. A pesar de todo los factores económicos desempeñan un papel vital. Otro factor en el mercado es la aparición de sustitutos, que afecta las decisiones de consumo de los clientes. Cualquier empresa debe atender las diferentes y cambiantes necesidades de los clientes. Hacerlo de

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