MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Manual de Procedimientos Contables

Oficina Metropolitana de Servicios de Autobuses (OMSA) Nombre: Manual de Procedimientos Contables Página: 2 de 25 Fecha de Edición: 01 Marzo,2009 Versión No.: 1

Índice Contenido Página Introducción ......................................................................................................................3 Codificación de cuentas ....................................................................................................4 Cálculo de la depreciación y amortización .......................................................................7 Ejecución del ciclo contable ...........................................................................................12 Ejecución presupuestaria ................................................................................................14 Conciliaciones bancarias .................................................................................................17 Estados financieros .........................................................................................................19 Liquidación de retenciones .............................................................................................24 Ajustes y reclasificaciones ..............................................................................................27 Nómina ............................................................................................................................30 Custodia de informaciones ..............................................................................................32

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Manual de Procedimientos Contables

Introducción

La Oficina Metropolitana de Servicio de Autobuses, realiza frecuentemente una serie de actividades financieras que ameritan ser controladas, codificadas y registradas para posteriormente efectuar la rendición de cuentas. En ese sentido, desde sus inicios, la entidad ha venido desarrollando una serie de instrumentos dirigidos a eficientizar la acción del recurso humano responsable de efectuar las labores financieras, administrativas y de registros contables, cuya finalidad esta orientada a lograr un alto grado de eficacia en el control de las operaciones. De ahí que, instrumentos como los procedimientos para codificar cuentas, efectuar el ciclo contable, realizar ajustes, estructurar los estados financieros, entre otros, constituyen la base fundamental para que el personal del Departamento de Contabilidad de la Oficina Metropolitana de Servicio de Autobuses, lleve a cabo su labor de manera consistente, oportuna y razonable.

Ing. Ignacio Ditren

Director General

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Procedimientos para la codificación de cuentas El ciclo contable esta compuesto por una serie de pasos que el personal del departamento de contabilidad de una entidad llevará a cabo, con el propósito de cumplir con la responsabilidad de validar informaciones, registrarlas en los diferentes libros y posteriormente presentar de forma resumida los estados financieros básicos o secundarios requeridos tanto por la gerencia como por los entes externos facultados para ello. Para lograr lo antes expuesto, el departamento de contabilidad de la Oficina Metropolitana de Servicio de Autobuses, codificará las transacciones llevadas a cabo durante su proceso operativo, conforme el presente procedimiento. Objetivo Lograr que todas las transacciones ejecutadas por la Oficina Metropolitana de Servicio de Autobuses, sean codificadas previo a su registro, aplicando para ello los instrumentos de control requeridos. Área responsable de la aplicación Departamento de Contabilidad. Cuando se codifica una transacción En el momento de reconocer la obligación o el derecho adquirido y cuando se recibe o aplica efectivo. Pasos relacionados

1. La Dirección Administrativa y Financiera envía todos los días al Departamento de Contabilidad, los expedientes soporte de cada operación financiera ejecutada por la Oficina Metropolitana de Servicio de Autobuses.

2. El encargado de contabilidad o el analista que éste asigne, recibe el expediente citado en el paso No. 1, y procede de la forma siguiente:

a. Codifica las operaciones de gasto conforme lo indica el manual de clasificadores presupuestarios.

b. Codifica las operaciones que inciden en el activo, pasivo y capital o patrimonio, conforme el catalogo de cuentas de la contabilidad automatizada.

3. Concluidas las acciones (a) y (b) del paso No. 2, el encargado de contabilidad o el analista autorizado, procede a registrar las transacciones en el Diario General, para lo que aplicará el procedimiento que rige el ciclo contable.

4. Fin del procedimiento.

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Flujograma para la codificación de cuentas

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Fin del procedimiento

Concluido el proceso de codificación, el Encargado de Contabilidad o la persona en quien este delegue, registra las transacciones diarias conforme lo instruye el procedimiento que rige el ciclo contable.

El Encargado de Contabilidad o el Analista que este asigne, codifica el o los expedientes soporte de las transacciones.

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La Gerencia Administrativa y Financiera envía diariamente a contabilidad los documentos que sustentan las operaciones financieras de la Institución.

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Procedimientos para la ejecución del ciclo contable Objetivo Estructurar la herramienta que guíe al personal del Departamento de Contabilidad para que realice con eficiencia y en el menor tiempo posible, las funciones de su competencia, a fin de que la Oficina Metropolitana de Servicios de Autobuses elabore con oportunidad las informaciones financieras indispensables para la rendición de cuentas. Personal responsable Estas actividades son de exclusiva responsabilidad del Departamento de Contabilidad. Importancia El ciclo contable o de contabilidad, permite obtener todas las informaciones financieras necesarias para la elaboración de los estados anuales, mensuales o de cualquier otra índole que requieran los órganos rectores y de control.

Pasos relacionados

Para la ejecución del ciclo contable, el personal del Departamento de Contabilidad de la Oficina Metropolitana de Servicios de Autobuses, hará las gestiones de lugar para obtener las informaciones financieras, internas o externas, que incidan en las operaciones de la entidad. En ese sentido, el encargado del Departamento de Contabilidad, mantendrá contacto permanente con el personal del área administrativa que ejecuta las actividades operativas de la Oficina Metropolitana de Servicios de Autobuses; esta relación institucional le permitirá enterarse con oportunidad, de todas las transacciones formalizadas o en proceso. En procura de optimizar el trabajo, aplique los pasos siguientes:

1. Obtenga del personal del área administrativa, lo siguiente:

a) Requisiciones;

b) Solicitud de cotizaciones;

c) Cotizaciones;

d) Análisis a las cotizaciones;

e) Acta del comité de adquisiciones y demás, si aplica;

f) Orden de compra o de servicio;

g) Conduce, si aplica;

h) Informe de recepción;

i) Copia del instrumento de pago;

j) Cualquier otra información relacionada.

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2. Registre cada transacción en el Diario General conforme su naturaleza y las políticas que rigen la materia.

3. Las informaciones descritas en el paso No. 1, constituyen el soporte de la operación.

4. Efectúe el pase a los Mayores Generales y/o Auxiliares que permitan las circunstancias.

5. A los expedientes PAGADOS insértele el sello que contiene la información siguiente:

a) Cheque o transferencia No.;

b) Fecha;

c) Monto en RD$ o US$.

6. Lleve el expediente de la operación al archivo habilitado para esos fines.

7. Elabore los estados accesorios o secundarios (de ingresos, gastos, inversiones, otros).

8. Elabore los estados financieros básicos (situación financiera, resultados, flujo de efectivo).

9. Presente los estados e informes financieros a las autoridades siguientes:

a) Director General

b) Al Director Administrativo y Financiero

10. Los estados e informes citados en los pasos No. 7 y No. 8, estarán rubricados por el Director Administrativo y Financiero y el Encargado del Departamento de Contabilidad.

11. El Departamento de Contabilidad habilitará archivos en donde mantendrá copias originales de los estados siguientes:

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a) Estados de Situación Financiera;

b) Estados de Ingresos y Gastos;

c) Estados de Flujo de Efectivo.

d) Estados y reportes accesorios o secundarios.

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