Manejo De Formas Y Formatos De La Organización

INTRODUCCION

La información proporcionada en esta capitulo tiene como fin facilitar el manejo de las formas en la organización basada en los requerimientos necesarios, para conocer su uso y fuentes de información establecidas.

Los beneficios que trae una buena organización posean una estructura organizativa y operativa de manera formal, definiendo autoridades y delegando responsabilidades, para dar una respuesta oportuna a los problemas y así poder alcanzar los objetivos de la empresa.

Hoy en día nos encontramos en un escenario donde los cambios son constates y muy rápidos, los cuales llevan a las empresas a buscar sistemas y técnicas que les permitan superar los obstáculos que deben enfrentar, eso implica estar actualizadas para poder competir.

Además es de vital importancia que aquellas organizaciones que ofrecen productos y/o servicios tengan conciencia de lo importante que es brindar satisfacción a sus clientes ya que de ello dependerá el éxito o fracaso de el o los productos y/o servicios ofrecidos.

Unidad ii

Manejo de las formas y formatos en la organización

2.1Concepto

Es una herramienta o medio de comunicación escrito, normalmente impreso que contiene información fija y espacio para incluir información variable. Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado, puede acompañarse de un instructivo.

Es una herramienta o medio de comunicación impreso o usado para llenar información variable con objeto, de homogeneizar las formas y racionalizar el trabajo disminuyendo las cargas y los costos organizacionales.

Objeto

Permitir ordenar, y sistematizar, y orientar el manejo de recursos es términos escritos, también un documento útil para efectuar legales y/o consulta.

Un objeto que tiene impresa información estática con espacios en blanco para asentar información variable.

Es el medio que transporta los datos a través de la mayoría de las etapas del procesamiento de información en la empresa.

REQUERIMIENTOS PARA SUS USOS

INTERNOS:

• El instrumento jurídico que las crea

• Desagregación de funciones derivadas de su base legal

• La determinación de objetivos y programas

• Los sistemas que se desarrollan para apoyar las funciones

• La traducción en procedimientos

• La definición de estrategias

• El proceso de toma de decisiones

EXTERNOS:

• Cambios en las condiciones del entorno

• Por decisiones tendientes a la globalización

• Pactos o convenios nacionales o internacionales

• En atención a demandas de clientes, usuarios o proveedores

Fuentes de información

Las preparadas para su uso interno

Diseñadas para presentación de resultados

Producto de un consultor externo

De uno comercial común

Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones

Requeridas por una instancia externa para uso exclusivo

FUENTES DE INFORMACIÓN

Por lo general, las fuentes empleadas por una organización suelen ser diversas. Entre las más comunes se pueden mencionar las siguientes:

• Preparadas para su uso interno; ej.: control para pedidos

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