Manual De Procedimientos

Manual de procedimientos

Definición

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una guía administrativa de 2 o más de ellas.

En él se encuentran registradas y transmitidas sin distorsión de información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita labores de auditoria, la evaluación de control interno y su vigilancia para realizar su trabajo se esté realizando o no adecuadamente.

CONFORMACIÓN DEL MANUAL

Portada

Este documento debe incorporar la siguiente información

Titulo

Logotipo de la organización

Nombre de la organización

Denominación y extensión

Lugar y fecha de elaboración

Número de revisión

Unidades responsables de su elaboración revisión y autorización

Índice o contenido

Relación de los capítulos y paginas correspondientes que forman parte del documento

Prologo y/o introducción

Es la exposición sobre el documento, su contenido, objetos, áreas de aplicación e importancia de su revisión y/o actualización.

Objetivo de los procedimientos

Aplicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos, los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitrario, simplificar la responsabilidad por fallas y errores, facilitar con labores de auditoria y evaluar el control interno y su vigilancia

Áreas de aplicación y/o alcance de procedimientos

Espera de acción que cubre los procedimientos. Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados atendiendo el ámbito de sus aplicación y alcances en: procedimientos macro administrativos y procedimientos mesoadministrativos o sectoriales

Responsable

Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus pasos

Políticas o normas de operación

En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.

A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:

Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que este no incurra en fallas.

Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos con el procedimiento mismo.

Deberán ser los suficientemente explicitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.

Conceptos

Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de sus significados, para ser más accesible al usuario la consulta del manual.

Procedimientos

Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en que consiste, cuando, como, donde, con qué y en cuanto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.

Formularios de impreso

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento las cuales se intercalan dentro del mismo o se apuntan como apéndice. En la descripción de las operaciones que implican su uso, debe hacerse referencia específica de estas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta.

Diagramas de flujo

Representación grafica

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