Manual De Proecemientos

Manual de Procedimiento

Control Interno

“Serv. Inyección Diésel

Franetovic & Sepúlveda”

Prof. Guido Moyano

Alumnas:

-Paulina Cruz

-Katherine Rivera

Copiapó, 17 de abril de 2013

Introducción

El presente manual de procedimientos lo que busca es documentar cada uno de los procesos que se llevan a cabo en el Servicio, con la finalidad de estandarizar la ejecución de los mismos, así como de los formatos utilizados dentro de cada uno de los procesos; y poner esta información al alcance de todo el personal que labora tanto en el área de administración como en el servicio de inyección, logrando así, hacer más fácil cada uno de los procesos y tratar de realizar innovaciones y mejoras continuas en las labores desarrolladas.

Objetivos Generales

• Disminuir los tiempos de entrega

• Satisfacción del cliente

• Capacitación de personal en un 100%

• Mejora continua

• Ser la primera opción del cliente

Objetivos Específicos

• Administrar adecuadamente el flujo de información que genera la empresa en sus diferentes departamentos mediante análisis, desarrollo, programación e implementación de sistemas de información, que marcarán las pautas a seguir a fin de mantener una mejora continua para beneficio de la empresa.

• Mantener en óptimas condiciones el área del taller mecánico, mediante el análisis, desarrollo e implementación de un sistema que permita el máximo control de las áreas de sala de laboratorio, taller y patio. Así como el seguimiento y adecuación de programas de mantenimiento preventivo que permitan mejorar continuamente el proceso de bancos de pruebas (maquinas), scanner, para cumplir en tiempo y con calidad.

• Las actividades y tareas del taller mecánico estarán orientadas a satisfacer de manera eficiente las necesidades de nuestros clientes. Estableciendo mecanismos ágiles y manteniendo una comunicación permanente con el cliente conoceremos sus requerimientos con lo cual estaremos garantizando la calidad de nuestro trabajo. El activo más importante del taller mecánico es su personal, a través del desarrollo de su potencial y su seguridad, buscaremos que sean más creativos, logrando así su plena realización individual en el desempeño de su trabajo. Con el empleo de métodos de mejora continua, buscaremos como norma de vida en la organización la calidad total.

• Contar con un grupo de Técnicos e Ingenieros especializados, que den soluciones adecuadas, en las diferentes áreas técnicas relacionadas a la inyección diésel, obligándonos mediante la competitividad interna a una mejora continua en busca de la excelencia.

Organigrama

FRANETOVIC & SEPULVEDA

DESCRIPCIONES DE CARGO DEL SERVICIO DE INYECCION DIESEL

Cargo:

Gerente Comercial

Nivel de Educación

Ingeniero en Administración de Empresas, Ingeniero comercial o similar.

Objetivo del cargo

Coordinar las ventas, los planes de comercialización y mercadeo, a fin de lograr el posicionamiento de la empresa, en base a políticas establecidas para la promoción, distribución y venta de productos y servicios a fin de lograr los objetivos de ventas.

Descripción de Cargo

1. Responsable de establecer las políticas relacionadas con atención a clientes y de controlar su buen funcionamiento.

2. Define estándares de atención a cliente y vela por la coordinación entre unidades de Distribución y Mantención y Atención de Clientes.

3. Responsable de la medición y mejoras en la calidad del suministro y atención comercial.

4. Responsable de estudios de calidad técnica de servicios, estudios de pérdidas, flujos de potencia y factibilidad de suministros.

5. Responsable del control de los índices de continuidad del servicio. Es responsable de indicar e implantar mejoras, dentro del ámbito de sus atribuciones

6. Máximo responsable funcional de las actividades financieras, contables, presupuestarias y administrativas de la empresa.

7. Dirige las gestiones financieras y controla el endeudamiento de la empresa.

8. Propone y supervisa el cumplimiento de las políticas de contabilización, cobranzas, seguros, abastecimiento y atención de accionistas.

9. Supervisa el adecuado cumplimiento de las obligaciones tributarias.

10. Actúa de contraparte de los auditores externos.

Cargo:

Jefe de Ventas y adquisición

Nivel de Educación

Técnico administración de empresas o similar

Objetivo del cargo

Alinear los recursos de ventas con los objetivos de la empresa y, optimizar los esfuerzos económicos y humanos bajo su responsabilidad.

Programar, coordinar, ejecutar y controlar la adquisición de materiales y materia prima que necesita la empresa para su funcionamiento velando por que dichas adquisiciones se redicen en el momento justo, en las cantidades necesarias, con la calidad adecuada y al precio más conveniente.

Descripción de Cargo

1. Analiza las necesidades de suministro.

2. Convoca a licitaciones por suministro.

3. Coordina con proveedores.

4. Verifica mensualmente fluctuaciones y calidad de producto entregada por generadores.

5. Mantener actualizado el registro de proveedores y las condiciones de venta de cada uno.

6. Mira a los competidores, evalúa y desarrolla estrategias para competir

Cargo:

Jefe de Finanzas

Nivel de Educación

Contador o similar

Objetivo del cargo

Contabilizar y administrar todo recurso económico que ingrese o salga de la empresa.

Descripción de Cargo

1. Recibe valores y controla el flujo de caja.

2. Determina los excedentes diarios y sugiere su colocación.

3. Confecciona los cheques y vouchers de egreso para pagar obligaciones comerciales y financieras.

4. Mantiene la custodia de documentos de inversión y de especies valoradas.

5. Controla las rendiciones de gastos.

6. Ejecuta las obligaciones de pago de la empresa.

7.Desarrolla la función de remuneraciones

8. Desarrolla la función de cobranza a clientes revisando imputaciones de recaudación.

9. Gestiona, con proveedores externos, la función de mantención global de las instalaciones físicas no eléctricas de la empresa.

10.Gestiona el pago de arriendos, cuentas de servicios básicos, seguros y patentes

11.Gestiona, con proveedores externos, el aseo y vigilancia de las instalaciones

12.Gestiona alternativas de seguros para las instalaciones

Cargo:

Jefe de Recursos Humanos

Nivel de Educación

Técnico administración de empresas o similar

Objetivo del cargo

Prestar la atención debida a todos los asuntos relacionados con el personal de trabajadores de la empresa.

Descripción de Cargo

1. Coordinar de manera conjunta con el departamento de finanzas, el pago oportuno de las remuneraciones, tramitando lo correspondiente de conformidad con los lineamientos y procedimientos establecidos al efecto, con la finalidad de asegurar su pago en tiempo oportuno.

2. Coordina temas de imagen corporativa.

3. Elabora estrategias de marketing y gestiona la relación con agencias y medios.

4. Implementar los mecanismos necesarios que permitan un eficiente control en materia de recursos humanos del personal supervisando que se tramiten y registren los nombramientos, incidencias, asistencias, licencias, vacaciones y demás movimientos del personal, así como integrando los reportes y estadísticas correspondientes.

Cargo:

Secretaria

Nivel de Educación

Secretariado ejecutivo

Objetivo del cargo

Ejecutar actividades pertinentes al área secretarial y asistir a su supervisor inmediato, aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con los objetivos de la unidad.

Descripción de Cargo

1. Lleva archivos y registros de correspondencia de la empresa.

2.Atiende necesidades de búsqueda de información y digitación

3. Desarrolla la actividad de bienestar.

4.Coordina con consultores externos la selección de personal

5.Realiza la función de archivo de contratos de personal

6. Gestiona la actividad de adquisiciones de insumos básicos.

7. Coordina entrevistas y reuniones.

8. Opera la máquina fotocopiadora y fax.

9. Realiza y recibe llamadas telefónicas.

10. Lleva control de caja chica.

Procedimiento de Departamento de Ventas

Procedimiento para ventas:

1. Se establece el contacto del cliente con la empresa a través del agente de ventas.

2. El agente de ventas asesora al cliente sobre el producto que ofrece y sobre las diferentes formas de compra, al crédito o ha contado.

3. El cliente especifica el pedido que realizará.

4. El cliente decide si comprara a crédito o ha contado.

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