Manual Relaciones Publicas

RELACIONES PÚBLICAS

Material recopilado por:

LIC. ISIS YADIRA JURADO PEÑA

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isis.jurado@gmail.com

INTRODUCCIÓN

Las relaciones públicas son una mezcla de arte y ciencia. Una de las búsquedas más ambiciosas para una definición universal de relaciones públicas fue la comisionada, en 1975, por la Foundation for Public Relations Research and Education. Sesenta y cinco líderes de relaciones públicas participaron en el estudio, el cual analizó cuatrocientas setenta y dos definiciones diferentes y ofrecieron el siguiente concepto como resultado (Rex F. Harlow: 1976, p. 36):

Las relaciones públicas son una función distintiva de gestión, las cuales ayudan a establecer y mantener mutuas líneas de comunicación, entendimiento, aceptación y cooperación entre una organización y sus públicos; involucra la gestión de problemas o temas controvertidos; ayuda a la dirección a mantenerse informada y presta a responder sobre la opinión pública; define y enfatiza la responsabilidad de la dirección en servir al interés público; ayuda a la dirección a mantenerse al corriente de los cambios y a utilizarlos eficazmente, sirviendo como un primer sistema de alarma para ayudar a anticiparse a las tendencias; y usa la investigación y las técnicas de comunicación de confianza y éticas como sus principales herramientas de trabajo.

ELEMENTOS DE LAS RELACIONES PÚBLICAS

El emisor y el profesional.

Es uno de los conceptos de la comunicación, de la teoría de la comunicación y del proceso de información. Técnicamente, el emisor es aquel objeto que codifica el mensaje y lo transmite por medio de un canal o medio hasta un receptor, perceptor y/u observador. En sentido más estricto, el emisor es aquella fuente que genera mensajes de interés o que reproduce una base de datos de la manera más fiel posible sea en el espacio o en tiempo. La fuente puede ser el mismo actor de los eventos o sus testigos. Una agencia que se encarga de reunir noticias puede ser llamada fuente, así como cualquier base de datos que sea considerada fiable y creíble.

Los públicos.

Es un término colectivo para designar a un conjunto de personas estrechamente relacionadas entre sí por los intereses y afinidades que le son comunes y que comparten un sentimiento de solidaridad..

Se pueden determinar tres tipos de públicos:

Interno: es aquel en el que existe una relación y una afinidad muy directa con el fin común de la organización. Ej.: los empleados, directivos, los accionistas mayoritarios.

Externo: es aquel que no tiene relación directa con la organización. Ej.: las autoridades gubernamentales, entidades económicas, financieras, los competidores.

Mixto: este tipo de público ocupa una posición intermedia respecto de las posiciones extremas entre el publico Interno y el publico Externo. Hay dos tipos de públicos mixtos:

Mixto Semi-interno: en este grupo están los clientes reales, los familiares de los empleados, los proveedores y distribuidores exclusivos.

Mixto Semi-externo: en este grupo se pueden incluir a los clientes ocasionales, sindicatos, bancos en donde operan los accionistas.

El mensaje, su intencionalidad y sus efectos.

MENSAJE: Conjunto de códigos organizados por el emisor con una intencionalidad. El mensaje es el contenido de la comunicación. En el modelo el mensaje lleva implícito su elaboración sobre la base de un sistema de signos que sirven de elementos portadores, comprende el tema la racionalización de lo que se dice en torno a ese tema y la forma en que se expresa.

Todo mensaje lleva también un sistema de valoraciones que el emisor ha plasmado en la selección del tema y en el tratamiento de este. Esto supone una escala de valor que se quiere trasmitir. El proceso de estructurar un mensaje sobre la base de signos disponibles lo denominamos codificación.

Para hacer eficaz un mensaje es necesario el conocimiento por parte del emisor de los conocimientos y formas de percepción del receptor, o sea de sus códigos, de forma que se asegura la interpretación adecuada del mismo. Estos códigos son:

Requisitos que debe contener un mensaje con el fin de que no exista deformación de lo que realmente se quiere trasmitir:

Credibilidad, o sea que la comunicación establecida por el mensaje presentado al receptor, sea real y veraz, de manera que éste descubra fácilmente el objetivo de nuestra labor y elimine actitudes pre- concebidas que deformarían la información.

Utilidad. La finalidad de nuestra comunicación será dar información útil que sirva a quien va dirigida.

Claridad. Para que el receptor entienda el contenido del mensaje será necesario que la transmitamos con simplicidad y nitidez.

Continuidad y consistencia. Para que el mensaje sea captado, muchas veces es necesario emplear la repetición de conceptos, de manera que a base de la continuidad y consistencia podamos penetrar en la mente del receptor para vencer las posibles resistencias que éste establezca.

Adecuación en el medio. En el proceso para establecer comunicación con los receptores en una organización será necesario emplear y aceptar los canales establecidos oficialmente, aun cuando estos sean deficientes u obsoletos.

Disposición del auditorio. Es válido el siguiente principio: la comunicación tiene la máxima efectividad, cuando menor es el esfuerzo que realiza el receptor para captar. De tal manera, una comunicación asequible dispone al auditorio a captar la noticia, una forma oscura, que implique grande esfuerzos por parte del receptor, lo predispone negativamente a los mensajes.

Un acto de comunicación entre dos personas es completo cuando estas entienden, al mismo signo del mismo modo.

Investigación.

La investigación es una vía para mejorar continuamente las relaciones públicas (RRPP). De ahí que este ensayo apueste por retomar los procesos de investigación para consolidar la disciplina, y explicar detenidamente los tipos de investigación (básica, introspectiva y aplicada) que se emplean en RRPP. También reflexiona sobre los enfoques de investigación (seguimientos de un ambiente creado, auditorías de relaciones públicas, auditorías en comunicación, etnografías y estudios de caso), las técnicas (análisis de contenido, análisis del discurso, grupos focales y encuesta), y los instrumentos (cuestionarios, pruebas o experimentos) que deben utilizarse en esta disciplina. Se parte del principio de que la investigación, en todas sus fases, es el elemento transformador de las relaciones públicas. De que hoy no es posible poner en marcha un programa de RRPP exitoso sino se apoya continuamente en la investigación. La investigación marca la viabilidad de un programa de RRPP. La intuición, la inspiración y la improvisación, como únicos elementos de apoyo, deben quedar en el pasado, y deben ser sustituidos por la investigación científica

Planificación.

Esto se debe a que hay que entender que para gestionar las relaciones públicas dentro de las empresas hay que elaborar un plan de acción para cada una de las situaciones en las que sean necesarias.

Para realizar esto es necesario seguir estos pasos:

1. Etapa exploratoria de diagnóstico

2. Instrumentación

3. Análisis

4. Propuesta de mejora

5. Implementación

6. Monitoreo

1. ACERCAMIENTO A LAS RELACIONES PÚBLICAS.

RELACIONES PÚBLICAS

Actividades efectuadas por cualquier organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones entre los miembros de la organización y entre la organización misma con otros sectores de la opinión pública con el fin de proyectar ante ellos una imagen favorable.

El objetivo de las relaciones públicas es crear y mantener

una imagen positiva en la mente de los demás.

PÚBLICO

Grupos o sectores de personas que influyen en el desarrollo de las actividades organizacionales y a quienes esas actividades también pueden beneficiar o perjudicar.

Cada organización tendrá una diversidad de públicos relacionados con el entorno en el que desempeña su actividad.

En las relaciones públicas uno de los extremos

de la relación es siempre un grupo.

IMAGEN ORGANIZACIONAL

Es un esquema mental que califica o cataloga a la empresa. No es un recurso de la empresa, es algo que está en la mente de los diferentes públicos y por ello es controlable.

La imagen no es lo que la organización cree

si no lo que el público cree de la organización.

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Da a conocer la estructura de la organización, su misión, visión, valores y objetivos. Destaca su contribución en el desarrollo y bienestar de la comunidad donde opera. Su fin es dar a conocer la empresa en sí.

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Da a conocer de forma

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