Manual de actualizacion.

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INTRODUCCION

El personal administrativo de la empresa “Crazy Bread” ha estado trabajando junto con todo el personal para el desarrollo de propuestas que ayuden a mejorar el funcionamiento de la empresa, como resultado de este trabajo se elaboro un manual de procedimientos que será presentado a continuación.

En el presente documento se expone el manual de procedimientos de actualización, resguardo y baja de documento, actualización y baja de documentos con el propósito  de mejorar el rendimiento de la empresa y además para tener el archivo  actualizado.

OBJETIVO.

Definir la metodología para la adecuada actualización, resguardo y baja de documentos  en la empresa, para mejorar el rendimiento de la misma, mientras se aplican las políticas y se agiliza el proceso por el cual los documentos son actualizados y mientras mencionemos como resguardarlo los documentos y las consideraciones para darlo de baja.

AREAS DE APLICACIÓN.

A continuación se presentan las áreas en las que vamos a aplicar el manual de procedimientos.

Gerente de Ventas: Es el encargado de supervisar y revisar que su departamento cumpla con sus funciones, por ejemplo administrar  la base de datos de los clientes, comprobar la línea de comunicación con el  vendedor a cargo de la orden, distribuir y vender los productos  y dar seguimiento a las ruta s de los vendedores, y sobre todo atender a los clientes.
Gerente de Finanzas: El gerente de finanzas debe encargarse de buscar opciones para invertir, buscar fuentes de financiamiento para la empresa, controlar los recursos  financieros de la empresa, presenta informes mensuales de la ejecución de los diferentes programas bajo su cargo.

Crédito y cobranza.  El encargado de crédito y cobranza se encarga de autorizar los créditos y ampliación de los mismos, controlar  los documentos  que corresponden al departamento, supervisar las actividades de los colaboradores del departamento.

Gerente de Contabilidad: El gerente de contabilidad se encarga de establecer y operar los sistemas de contabilidad, actualizar el catalogo de cuentas y la guía, registrar y controlar los recursos financieros, analizar los estados financieros,
Gerente de compras: El gerente de compras se encarga de buscar y seleccionar los proveedores, los beneficios que ofrece cada uno, pedir presupuestos y realizar las compras especificas, garantizar el valor de la inversión, gestionar la relación con los proveedores.
Gerente Recursos humanos: El gerente de recursos humanos se encarga de organizar y planificar el personal, promoción de personal, evaluación del desempeño  y control del personal, prevención de riesgos laborales, reclutamiento de candidatos.

RESPONSABLES.

POLÍTICAS.

A  continuación  se presentan las políticas generales que vamos a seguir para la actualización y resguardo de documentos.

• Los documentos o expedientes se actualizaran por lo menos cada 6 meses.
• En caso ser necesario está permitido actualizar cierto tipo de documentos antes del tiempo establecido.
•  Los documentos actualizados deberán estar marcados en la parte superior izquierda con la firma de la persona encargada de actualizar los documentos.
• Los documentos que se eliminen deberán tener una justificación de su eliminación, a menos de que sean eliminados por el tiempo que lleven dentro de la empresa.
• Para asegurar el resguardo de los documentos solo un apersona autorizada tendrá acceso a ellos.
• Por de seguridad de la empresa todos los documentos sin excepción deberán estar guardados bajo llave, en caso de que se necesite un documento se deberá pedir al responsable de los archivos.

PROCESO DE ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS.

Para llevar a cabo la actualización de documentos se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Primeramente se revisa el documento.

1. Se identifica si es necesario la actualización o si nos sirve tal y como esta.

1. Después hacemos el cambio necesario dependiendo del documento.

1. Si es un documento que proviene de Recursos Humanos, Lo más común que hacemos a la hora de actualizarlo es agregar los recibos de nomina.
2. Si, el expediente que vamos a actualizar es de un nuevo empleado entonces tendremos que revisar detenidamente el documento para verificar que hay que agregar o que hay que cambiar.
3. Si el documento proviene de ventas entonces tendremos que actualizar, por lo general los registros del mes.
4.  Si proviene del departamento de contabilidad entonces actualizaremos o agregaremos los nuevos documentos que sugirieron a los expedientes correspondientes.
5. Si es un documento de compras actualizaremos las bitácoras y todos aquellos registros que se realizan anualmente.

1. Una vez que hacemos el cambio y la actualización marcamos el documento con la firma de la persona encargada.
2. Ahora si ya puede volver a utilizarse sin que su valides se vea afectada.

PROCESO DE RESGUARDO DE DOCUMENTOS.

Para llevar a cabo el resguardo de documentos dentro de la empresa es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Primeramente tomaremos en consideración los siguientes aspectos:

1. El lujar en donde los documentos se guardan cuando no están siendo utilizados.
2. La existencia de una persona encargada del cuidado y resguardo de los documentos.
3. La posibilidad de que haya desastres naturales fuera de nuestros alcance de protección.
4. La posibilidad de que puedan ser robados.

1. Debemos asegurarnos de que el lujar donde los documentos se resguarden se seguro, es decir, que no se humedezca fácilmente, que no entre polvo, que no le dé el sol.
2. Los documentos deberán estar resguardados bajo llave y una sola persona autorizada será la encargada de traspasarlo a aquellas personas que necesiten de ellos a su vez las personas que necesiten de estor documentos deberán llenar un formulario a la hora de usarlos, el formulario de Plantilla histórica.
3. Los documentos que sean confidenciales solo se les hará llegar a su destinatario antes de que sea traspasado a otra persona.
4. Todos los documentos deberán estar en gavetas que los protejan de todo tipo de desastres.
5. Los documentos estarán en un lujar restringido para evitar robos.
6. Los documentos digitales estarán protegidos con contraseñas que protejan los documentos de personas ajenas.

PROCESO DE BAJA DE DOCUMENTOS.

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