Mejorar el rendimiento, la eficiencia y la calidad de vida laboral de los funcionarios del Consorcio FIA por medio de la actualización de los manuales de funciones

UNIVERSIDAD MINUTO DE DIOS

FACULTAD DE INGENIERIA

METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION

ACTUALIZACION MANUALES DE FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Para los directivos de Consorcio FIA, es de vital importancia que todos los Funcionarios de la Fiduciaria tengan muy en claro las funciones y procedimientos propios de su cargo y a su vez que estos sean aplicados de manera correcta y acorde a las políticas del Grupo Financiero. Actualmente, gran parte de los funcionarios de Consorcio FIA, han manifestado que las funciones y procedimientos propios de su cargo no están estandarizados, debido a que los manuales existentes no se encuentran actualizados acorde a las labores del día de día.

Hoy por hoy el Consorcio FIA, en su proceso de mejoramiento continúo y optimización de procesos, detecta una serie de debilidades que deben ser punto de partida para establecer objetivos estratégicos que permitan convertir esas mismas debilidades en fortalezas u oportunidades encaminadas a ser cada vez más competitivos. Por lo anterior, dentro de los aspectos a mejorar surge el cuestionamiento, que si al actualizar o rediseñar los Manuales de Funciones y Procedimientos se nivelarían las cargas laborales mejorando el nivel laboral de cada uno de los funcionarios y sus tiempos en proceso. Dicha situación da origen a la investigación, pues se ha detectado dentro del Consorcio que no existe total claridad en las guías de trabajo a ejecutar, en la visión general de las funciones a realizar y responsabilidades principalmente. Por lo tanto, no existe una descripción estándar del sistema operativo, así como las interrelaciones de los órganos administrativos en la realización de procedimientos asignados, lo cual no permite que Consorcio FIA, obtenga una adecuada coordinación a través de un flujo eficiente de información.

FORMULACIÒN

¿Manteniendo actualizados los Manuales de Procedimientos y Funciones del CONSORCIO FIA se podría mejorar el rendimiento y la calidad de vida laboral de los funcionarios del Consorcio FIA?

JUSTIFICACIÓN

La razón que sustenta la realización de esta investigación, radica en la necesidad de crear o actualizar un documento en el que se distribuyan las cargas laborales entre los trabajadores, de tal forma que mejore su calidad de vida y desempeño en el trabajo.

Para cualquier organización es indispensable desarrollar mecanismos que contribuyan a realizar sus actividades adecuadamente, de manera que los objetivos trazados sean alcanzados con los mejores resultados posibles, con mayor razón las entidades financieras, ya que el efecto de su gestión interna se ve directamente reflejado en el estado de pérdidas o ganancias de dinero.

Con base en lo anterior, el Consorcio FIA, tiene la responsabilidad de elaborar el Manual como una herramienta que le permita establecer claramente las funciones de los empleos que conforman su estructura organizacional y los requerimientos necesarios para su desempeño, convirtiéndose de este modo en un soporte administrativo, legal y técnico, que facilite el desarrollo de sus actividades.

El Manual de Funciones, Requisitos Mínimos y Competencias Laborales pretende ilustrar a los funcionarios acerca de cada uno de los empleos que conforman la Entidad: su identidad, ubicación en la estructura organizacional, propósito, funciones, perfil de competencias requerido para la adecuada ejecución y la contribución de cada uno de ellos en el desarrollo institucional.

Es un instrumento que le permitirá al Grupo de Administración de Personal ejecutar los procesos del área, de acuerdo con la normatividad vigente y con las necesidades reales de la fiduciaria, es decir, que proveerá al grupo de criterios suficientes para determinar los perfiles ocupacionales idóneos a los cargos, en cuanto a la educación, experiencia y competencias laborales, para luego ofrecerlos a las demás dependencias cuando ellas requieran integrar nuevos funcionarios a sus grupos de trabajo.

OBJETIVO GENERAL

Mejorar el rendimiento, la eficiencia y la calidad de vida laboral de los funcionarios del Consorcio FIA por medio de la actualización de los manuales de funciones.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Analizar la estructura organizacional del CONSORCIO FIA, compilando documentos de la compañía, con el fin de direccionar el desarrollo de la investigación.

• Evidenciar el Clima Organizacional del Consorcio, por medio de la observación y aplicación de encuestas, con el fin detectar oportunidades de mejora.

• Analizar los manuales de procedimientos y funciones, por medio de la observación, recopilación de información y revisión de los manuales existentes, y entrevistas a los directores del CONSORCIO FIA, a fin de identificar sus posibilidades de reestructuración.

• Recolectar la información necesaria, aplicando cuestionarios y entrevistas a los funcionarios de la Fiduciaria CONSORCIO FIA

• Ajustar los Manuales de Procedimientos y Funciones, de acuerdo a la misión, políticas y estrategias del Grupo Financiero dentro de un marco que optimice los resultados y a la vez permita el desarrollo integral de las personas.

• Entregar los manuales de procedimientos y funciones al área administrativa de la Fiduciaria CONSORCIO FIA, para su respectivo análisis y divulgación.

HIPOTESIS:

• La estandarización de procedimientos y funciones en Consorcio FIA, permitirá la optimización y mejora en los procesos.

• La actualización y rediseño del Manual de Procedimientos y Funciones permitirán el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones.

MARCOS DE REFERENCIA.

MARCO TEORICO:

Teniendo en cuenta que el propósito de este trabajo es identificar si Manteniendo actualizados los Manuales de Procedimientos y Funciones del CONSORCIO FIA se podría mejorar el rendimiento y la calidad de vida laboral de los funcionarios del Consorcio FIA, a continuación se plantean las bases teóricas bajo las cuales se desarrollara el documento.

Gestión de Talento Humano en los sectores privado y público. “La gestión del talento humano es un área muy sensible a la mentalidad que predomina en las organizaciones. Es contingente y situacional, pues depende de aspectos como la cultura de cada organización, la estructura organizacional adoptada, las características del contexto ambiental… y otra infinidad de variables importantes” (Chiavenato A. 2000.)

Las organizaciones privadas son completamente autónomas en la definición de los procesos y actividades relacionadas con el manejo de las personas. El aspecto normativo existe solamente para definir límites. En términos coloquiales, las empresas pueden hacer cualquier cosa, excepto aquello que la ley señala como ilegal. Contrariamente, en el sector público el desarrollo de estas mismas actividades se hace más complejo, en razón de que toda la gestión estatal está determinada por lo que indica la ley, que define desde los conceptos más sencillos, hasta la ejecución de los procesos más importantes. (Chiavenato A. 2000.)

Así mismo, para el sector privado no existen organismos directos que regulen la administración de personal, únicamente existe el Ministerio de la Protección Social cuya participación implica la no resolución de un conflicto entre trabajadores y empleadores, habiendo descartado los procesos regulares y con la probabilidad de un proceso jurídico de por medio. En lo público, toda la dinámica del área si está orientada principalmente por dos organismos de dirección y gestión pública: el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Comisión Nacional del Servicio Civil, que buscan armonizar la ejecución de la gestión del talento humano en todas las entidades del Estado, a través de la formulación de políticas, planes y programas de adecuación orgánica, funcional y organización administrativa.

Manuales Administrativos

La necesidad de contar con manuales administrativos en las organizaciones es imperativa debido a la complejidad de sus estructuras, volumen de sus operaciones, recursos que se les asignan, demanda de productos y/o servicios por parte de los clientes o usuarios, así como por la adopción de tecnología avanzada para atender de forma adecuada la dinámica organizacional.

Estas circunstancias hacen imprescindible el uso de instrumentos que apoyen la atención del quehacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en forma ordenada, los elementos fundamentales para contar con una comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativas eficientes. (Franklin E. 1997)

Para explicar en qué consiste un manual es conveniente analizar la opinión de algunos autores, a fin de contar con una idea más amplia que nos permita aclarar estos conceptos:

Enrique Benjamín Franklin, (1997) “los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y trasmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc), así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas”

Agustín Reyes Ponce, (1995) opina “que el concepto de un manual es de suyo empírico,

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