Manuales Admistrativos.

DESARROLLO.

1. CONCEPTO:

Manuales administrativos: es un documento elaborado sistemáticamente donde se indican detalladamente las actividades a ser cumplidas por los miembros de una organización y la forma en la que estas deberán ser realizadas, ya sea en conjunto o separadamente, Representando así un medio de comunicación de las decisiones de la administración, concretamente a objetivos, funciones, relaciones, políticas, normas,  procedimientos, entre otros., para de esta forma se logre una mayor eficiencia en el trabajo, Su objetivo principal es instruir al personal. Sin embargo estos deben estar sujetos a revisiones periódicas, para ajustarse y adaptarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna.  

2. NECESIDAD:

• Proporcionar al usuario un sistema de referencia común estandarizado. Cada uno de los interesados posee exactamente la misma información y opera conforme a las mismas reglas.
• Proporcionan documentación, el manual estudia las políticas y los procedimientos de la  organización de modo que esta información no queda previamente almacenada; en el cerebro de unas cuantas personas. Esta información vital no se pierde cuando algunas de las personas claves abandonan la compañía. Además al desarrollar un manual la empresa a menudo se ve obligada a aclarar políticas dudosas o mal definidas y a simplificar procedimientos complejos.
• Sirve como un sistema de archivo portátil y fácil de usar. las respuestas a las preguntas. se localizan con rapidez y facilidad de examinar innumerables hojas de archivero.
• Tiene una influencia definitiva, una política cooperativa claramente especificada en un manual oficial tiene mas impacto que en un memorado hecho hace 3 años escondido en algún lugar del archivero o cuyo organizador ha dejado la compañía.
• Ayuda a los usuarios a obrar de acuerdo con los reglamentos del gobierno u otros cuerpos reguladores.
• Ahorran tiempo y aseguran propuestas exactas, los empleados pueden consultar libros, en lugar de preguntar a quien puedan conocer las respuestas o no conocer la correcta.
• Sirve como instrumento de adiestramiento para nuevos empleados ayudándose a conocer correctamente  sus funciones desde el principio.
• Reducen la papelería reuniendo la información en un solo lugar.  

3. USO PARA FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.

Un manual administrativo es una herramienta de comunicación muy útil entre la empresa y el personal, manteniéndolo al tanto de lo que se desea alcanzar y de qué manera; permitiendo el manejo y control de la información. Deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.

        Sobre este particular, se consultan aquí las definiciones de algunos autores, según la página web Adminguide (2016)

A. Reyes Ponce

"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa"

Graham Kellog

"El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo".

Terry G. R.

"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".

Continolo G.

"Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para

operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo".

Duhat Kizatus Miguel A.

“Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”.

Partiendo de lo anterior, todos los autores parecen estar de acuerdo en tres premisas:

• Que el manual es un instructivo dirigido al personal.
• Que el manual contiene especificaciones de procedimientos para facilitar el trabajo del personal.
• Que el manual debe estar ordenado en forma clara para ser comprendido por la totalidad del personal.

De lo cual se desprende que un manual, correctamente diseñado, deberá tener la descripción de cargo y funciones de todo el personal de la empresa, desde la gente de mantenimiento, hasta la presidencia; en tal forma que nadie pueda operar con prescindencia de este documento, si no quiere desentonar en la empresa. Por lo cual el manual debe estar a la disposición de todos los empleados e, inclusive, la empresa debería suministrar una copia a cada uno. De lo contrario, se estaría actuando en contra de su derecho a estar informados. Y, no solamente eso, se estaría corriendo el riesgo de pérdida de materiales, baja producción, conflictos laborales e, incluso, riesgos personales, pues un empleado podría estar asumiendo funciones para las cuales ni está calificado, ni ha sido contratado, poniendo en riesgo hasta el patrimonio de la empresa la cual, en caso de accidentes o pérdidas vitales, tendría que asumir los costos de indemnizaciones.

Por su parte, Jáuregui (2011) afirma que los manuales son:

…instrumentos que apoyan el funcionamiento de la institución; concentran información amplia y detallada acerca de las bases jurídicas, atribuciones, estructura orgánica, objetivos, políticas, grado de autoridad, responsabilidad, funciones y actividades y estos reflejan a la empresa de manera general. (p. 2)

De lo cual se deduce que el uso de los manuales administrativos es a la vez:

• Informativo: porque facilita conocer cuáles son los cargos, como están distribuidas las funciones y cuáles son los límites establecidos entre los distintos departamentos de la organización.
• Preventivo: al reducir la posibilidad de accidentes, señalando específicamente las funciones de cada operario y funcionario de la organización.
• Gerencial: pues ahorran tiempo y dinero, al no tener que realizar una instrucción personal sino que basta con poner a disposición de cada empleado una copia, para que este se informe.

Sobre este último tópico, existen instituciones, particularmente las públicas, que tienen tendencia a ocultar sus manuales de cargos y funciones, como si de su control y conocimiento dependiera alguna cuota de poder. Frecuentemente, esto causa no pocos roces entre empleados, genera distorsiones en el funcionamiento y contribuye al enrarecimiento del ambiente de trabajo

4. PAPEL DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN.

• Logran y mantienen un plan de organización.
• Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles en la empresa.
• Facilitan el estudio de los problemas de organización.
• Sistematizan la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones en la organización.
• Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
• Evitan conflictos jurisdiccionales y de funciones.
• Ponen en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
• La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
• Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
• Ayudan a hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.
• Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.
• Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
• Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
• Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.
• Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecución de un trabajo determinado.
• Sirven como base para la realización de estudios de métodos y sistemas, con la finalidad de lograr la agilización, simplificación, automatización o desconcentración de las actividades que se llevan a cabo en las dependencias.
• Auxilian en las labores de auditoría administrativa.

Finalmente, es posible acotar que los Manuales Administrativos tienen toda una cantidad de formatos y contenidos, que van desde los instructivos para los operarios de maquinaria, hasta las normas y procedimientos administrativos y gerenciales y, a pesar de su longevidad, por ser invención desde la I Guerra Mundial (Jáurgegui A., 2013, pág. 3), siguen demostrando su eficacia; sobre todo, cuando se asumen con visión de aporte para el buen funcionamiento empresarial y no como “camisa de fuerza”, sino como una guía para la acción, que puede ser transformada y mejorada permanentemente.

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