Medios Electronicos De Administracion

La Organización Vista Como Sistema

Una organización es una estructura en la que sus componentes trabajan conjuntamente para conformar un sistema en el que mediante el grupo social se desarrollen de manera efectiva y coordinada los objetivos de la misma. Todos sus elementos están dirigidos a lograr el mismo objetivo, interactuando de forma tal que se logre una relación recíproca entre ellos.

Podemos percibir los sistemas de dos formas: cerrados y abiertos. Los sistemas cerrados son aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado, que opera con un muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Los sistemas abiertos son aquellos que presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente, adaptándose a este como medio para sobrevivir.

Procesamiento de Datos

Es el conjunto de métodos y procedimientos que permiten obtener información, pueden ser distinguidos entre manuales, electromecánicos y electrónicos.

• Manual: Este es el proceso más antiguo e involucra el uso de los recursos humanos, tales como realizar cálculos mentales, registrar datos con lápiz y papel, ordenar y clasificar manualmente. Esto da como resultado un proceso lento y expuesto a generar errores a lo largo de todas las etapas o actividades del ciclo de procesamiento.

• Mecánico: Considera el uso de máquinas registradoras y calculadoras, como el ábaco y las reglas de cálculo, reemplazando en cierto grado el proceso de cálculo manual. Esto trae como lógica consecuencia el aligeramiento del trabajo en relación al proceso y la reducción de errores, pero mantiene la desventaja del proceso de almacenamiento de toda la información resultante.

• Electromecánico: En este tipo de proceso, el enlace de información entre los diferentes elementos del tratamiento de información, de almacenamiento y de comunicación, sigue realizándose de una forma manual, pero para realizar cada una de estas tareas se emplean máquinas electromecánicas, con las cuales se obtiene mayor eficiencia.

• Electrónico: En este tipo de proceso se emplean las computadoras, por lo que la intervención humana no es requerida en cada etapa. Una vez ingresados los datos, el computador efectúa los procesos requeridos automáticamente y emite el resultado deseado. Los procesos son realizados a velocidades increíblemente altas, obteniendo información confiable.

Dentro de una organización el procesamiento de datos cumple con una estructura más o menos similar a esta:

• Captura (Captación):. La captura puede ser manual (formatos, documentos) o mecanizada a través de dispositivos electrónicos como: teclado, Mouse, lápiz óptico, dispositivo de reconocimiento de voz.

• Validación (Verificación): proceso de verificación y corrección de datos durante la captura o después, con la finalidad de minimizar el número de errores.

• Almacenamiento: consiste en guardar los datos previamente capturados en un medio de almacenamiento como: disco duro o diskette.

• Recuperación: proceso mediante el cual se logra acceder, escoger y extraer datos almacenados.

• Reproducción: Duplicación de los datos o información para el traslado de los mismos de un lugar a otro.

Fases Para La Elaboración De Un Programa

Análisis: Esta fase se ocupa de la reunión y estudio a detalle de los datos del sistema en operación y la especificación de los nuevos requerimientos del sistema a desarrollar. Concluye en

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