Metodología Para El Diseño De Pruebas De Controles Y Pruebas Sustantivas De Operaciones De Ventas

Metodología para el diseño de pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones de ventas

En ésta sección se estudiará la metodología para comprender la estructura de control interno del cliente, diseñar pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones para ventas.

Conocimiento de la estructura de control interno, ventas.

Un método común para ventas es estudiar los flujogramas de los clientes, preparar un cuestionario de control interno y realizar pruebas de ventas.

Evaluación del riesgo de control planeado, ventas.

El auditor utiliza la información que obtiene al conocer la estructura de control interno para evaluar el riesgo de control.

• En primer lugar, el auditor necesita un marco de referencia para evaluar el riesgo de control. Este marco de referencia para todos los tipos de operaciones lo constituyen los objetivos de auditoría relacionados con ope¬raciones.

• En segundo lugar, el auditor identifica los controles internos clave y las debilidades para ventas. Los controles y debilidades serán diferentes para cada auditoría.

• Después de identificar los controles y las debilidades, el auditor las asocia con los objetivos.

• Por último, el auditor evalúa el riesgo de control para cada objetivo evaluando los controles y debilidades de cada uno. Este paso es importante porque afecta las decisiones del auditor sobre las pruebas de controles y las pruebas sustantivas. Es una decisión muy subjetiva.

• Conocer estas actividades de control es muy importante para identificar los controles y debilidades importantes de las ventas lo cual es el segundo paso en la evaluación del riesgo de control.

Separación adecuada de responsabilidades La separación adecuada de debe¬res es útil a fin de evitar varios tipos de errores tanto intencionales como no intencionales. Para prevenir el fraude, es importante que cualquier persona responsable de capturar las ventas y operaciones de entrada de efectivo en la computadora se le niegue acceso al efectivo. También es deseable separar las funciones de otorgamiento de crédito de las funciones de venta, dado que las verificaciones de crédito tienen como objetivo eliminar la tendencia natural del personal de ventas a optimizar el volumen incluso a costa de altos débitos de deudas malas. De igual manera es deseable que el personal responsable de hacer las comparaciones internas sea independiente de aquel que captura los datos originales. Por ejemplo, la comparación de los totales de control en lote con los informes de resumen y la comparación de los totales del archivo maestro de cuentas por cobrar con el saldo del libro mayor debe hacerlo una persona independiente de aquellas que capturan las operaciones de venta y entradas de efectivo.

Autorización adecuada Al auditor le preocupa la autorización en tres puntos clave: el crédito debe ser autorizado en forma adecuada antes que ocurra la venta; los bienes deben ser embarcados después de la autorización adecuada; y los precios, incluyendo los términos básicos, flete y descuentos deben ser autorizados. Los primeros dos controles tienen como objetivo evitar la pérdi¬da de activos de la compañía haciendo envíos a clientes ficticios o aquellos que no pagan sus facturas. La autorización de precios tiene como objetivo asegurar que la venta sea facturada en un precio establecido por la política de la com¬pañía.

Documentos y registros adecuados Dado que cada compañía tiene un sistema único para originar, procesar y registrar operaciones, quizás sea difícil evaluar si sus procedimientos están diseñados para un control máximo; no obstante, deben existir procedimientos adecuados de contabilidad antes de cumplir con la mayoría de los objetivos de auditoría relacionados con operaciones. Por ejemplo, algunas compañías preparan automáticamente facturas de venta prenumeradas y con varias copias en el momento que se recibe el pedido del cliente. Las copias de este documento se utilizan para probar el crédito, autorizar el embarque, registrar el número de unidades embarcadas y para facturar a los clientes. De acuerdo con este sistema, casi no hay errores en la facturación de los clientes si todas las facturas se justifican periódicamente. En un sistema diferente, en el que la factura de venta se prepara tan sólo después que se ha hecho un embarque, la probabilidad de errores en la facturación de los clientes es alta a no ser que exista algún tipo de control que compense esto.

Documentos prenumerados Una característica importante de los documentos para ventas es el uso de la prenumeración, que tiene como objetivo evitar tanto los errores en facturación o el registro de ventas como la ocurrencia de factura¬ción duplicada y registros duplicados. Por supuesto, no es muy bueno tener documentos prenumerados si no están contabilizados de manera adecuada. Un ejemplo del uso de este control es la presentación, por parte del empleado de facturación, de una copia de todos los documentos de embarque en orden secuencial después que se factura cada embarque, mientras que otra persona justifica periódicamente todos los números e investiga la razón de que falten algunos documentos. Otro ejemplo es programar la computadora para que prepare una lista de los números no utilizados al final del mes y que el personal adecuado haga un seguimiento.

Envío de estados de cuentas mensuales El envío de estados de cuentas men¬suales por una persona que no tenga responsabilidad en el manejo de efectivo, preparación de los registros de ventas y cuentas por cobrar es un control útil porque fomenta una respuesta de los clientes si el saldo es inadecuado. A fin de tener mayor eficacia, todas las controversias sobre el saldo en una cuenta son dirigidas a una persona designada que no tenga responsabilidad en el manejo de efectivo ni en el registro de ventas o cuentas por cobrar.

Procedimientos de verificación interna El uso de personas independientes pa¬ra verificar el procesamiento y registro de las operaciones de venta es esencial para satisfacer cada uno de los seis objetivos de auditoría relacionados con operaciones. Entre los ejemplos de estos procedimientos se incluye el contabilizar la secuencia numérica de los documentos prenumerados, verificar la precisión en la prepara¬ción del documento y revisar los informes de partidas inusuales o incorrectas.

Evaluar el costo beneficio de los controles de pruebas

Después de que el auditor ha identificado los controles internos y debilidades importantes y que ha evaluado el riesgo de control, es importante decidir si se reducirán considerablemente las pruebas sustantivas para justificar el costo de la realización de las pruebas de control. No tiene sentido incurrir en el costo de identificar los controles y evaluar el riesgo de control por abajo del máximo si no habrá reducción en las pruebas sustantivas.

Diseño de pruebas de control para ventas

Para cada control en el que planee confiar el auditor para reducir el riesgo de control evaluado, debe diseñar una o más pruebas de controles para verificar su eficacia. En la mayoría de las auditorías es fácil determinar la naturaleza de la prueba de control de la naturaleza del control mismo. Por ejemplo, si el control interno es firmar los pedidos de los clientes después que su crédito ha sido aprobado, la prueba de control es examinar el pedido del cliente a fin de verificar que tenga la antefirma adecuada.

En la columna tres de la tabla 4.1 se muestra una prueba de control para cada control interno importante de la columna dos. Por ejemplo, el primer control interno importante es el registro de ventas es apoyado por documentos de embarque autorizados y pedidos de clientes aprobados. La prueba de control es "examinar las copias de las facturas de venta para ver si tienen los datos de embarque de apoyo y los pedidos de los clientes. Para esta prueba es importante que el auditor inicie con las facturas de ventas y examine los documentos de apoyo de las mismas en vez de ir en la dirección contraria, si el auditor empezara con los documentos de embarque hasta las facturas de ventas ésta sería una prueba de integridad.

Una prueba de control común para ventas es justificar una secuencia de diversos tipos de documentos, como las copias de las facturas de venta escogi¬dos del diario de ventas, verificar la omisión o números duplicados o facturas fuera de secuencia normal. Esta prueba simultánea da evidencia tanto de la existencia como de los objetivos de integridad.

Las pruebas adecuadas de controles para separación de deberes por lo general se restringen a las observaciones que hace el auditor sobre las activida¬des y pláticas con el personal. Por ejemplo, es posible observar si el empleado de facturación tiene acceso al efectivo cuando abre el correo o deposita el efectivo. Generalmente también es necesario preguntar al personal cuáles son sus responsabilidades y si existen algunas circunstancias en que sus responsa¬bilidades sean diferentes de la política normal. Por ejemplo, el empleado res¬ponsable de facturar a los clientes puede decir que no tiene acceso al efectivo En futuras pláticas se puede descubrir que cuando el cajero está de vacaciones esa persona asume el puesto o las responsabilidades del cajero.

Varias de las pruebas de controles de la tabla 4.1 pueden realizarse utilizan¬do la computadora. Por ejemplo, uno de los controles internos importantes para evitar operaciones inválidas es incluir una lista de números de clientes válidos en los archivos de la computadora. Si se captura un número de cliente no válido en la computadora será rechazado por esa misma razón. Una prueba de control es que el auditor intente ingresar números de

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