Metodología Para El Diseño De Pruebas De Controles Y Pruebas Sustantivas De Operaciones De Ventas

Metodología para el diseño de pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones de ventas

En ésta sección se estudiará la metodología para comprender la estructura de control interno del cliente, diseñar pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones para ventas.

Conocimiento de la estructura de control interno, ventas.

Un método común para ventas es estudiar los flujogramas de los clientes, preparar un cuestionario de control interno y realizar pruebas de ventas.

Evaluación del riesgo de control planeado, ventas.

El auditor utiliza la información que obtiene al conocer la estructura de control interno para evaluar el riesgo de control.

• En primer lugar, el auditor necesita un marco de referencia para evaluar el riesgo de control. Este marco de referencia para todos los tipos de operaciones lo constituyen los objetivos de auditoría relacionados con ope¬raciones.

• En segundo lugar, el auditor identifica los controles internos clave y las debilidades para ventas. Los controles y debilidades serán diferentes para cada auditoría.

• Después de identificar los controles y las debilidades, el auditor las asocia con los objetivos.

• Por último, el auditor evalúa el riesgo de control para cada objetivo evaluando los controles y debilidades de cada uno. Este paso es importante porque afecta las decisiones del auditor sobre las pruebas de controles y las pruebas sustantivas. Es una decisión muy subjetiva.

• Conocer estas actividades de control es muy importante para identificar los controles y debilidades importantes de las ventas lo cual es el segundo paso en la evaluación del riesgo de control.

Separación adecuada de responsabilidades La separación adecuada de debe¬res es útil a fin de evitar varios tipos de errores tanto intencionales como no intencionales. Para prevenir el fraude, es importante que cualquier persona responsable de capturar las ventas y operaciones de entrada de efectivo en la computadora se le niegue acceso al efectivo. También es deseable separar las funciones de otorgamiento de crédito de las funciones de venta, dado que las verificaciones de crédito tienen como objetivo eliminar la tendencia natural del personal de ventas a optimizar el volumen incluso a costa de altos débitos de deudas malas. De igual manera es deseable que el personal responsable de hacer las comparaciones internas sea independiente de aquel que captura los datos originales. Por ejemplo, la comparación de los totales de control en lote con los informes de resumen y la comparación de los totales del archivo maestro de cuentas por cobrar con el saldo del libro mayor debe hacerlo una persona independiente de aquellas que capturan las operaciones de venta y entradas de efectivo.

Autorización adecuada Al auditor le preocupa la autorización en tres puntos clave: el crédito debe ser autorizado en forma adecuada antes que ocurra la venta; los bienes deben ser embarcados después de la autorización adecuada; y los precios, incluyendo los términos básicos, flete y descuentos deben ser autorizados. Los primeros dos controles tienen como objetivo evitar la pérdi¬da de activos de la compañía haciendo envíos a clientes ficticios o aquellos que no pagan sus facturas. La autorización de precios tiene como objetivo asegurar que la venta sea facturada en un precio establecido por la política de la com¬pañía.

Documentos y registros adecuados Dado que cada compañía tiene un sistema único para originar, procesar y registrar operaciones, quizás sea difícil evaluar si sus procedimientos están diseñados para un control máximo; no obstante, deben existir procedimientos adecuados de contabilidad antes de cumplir con la mayoría de los objetivos de auditoría relacionados con operaciones. Por ejemplo, algunas compañías preparan automáticamente facturas de venta prenumeradas y con varias copias en el momento que se recibe el pedido del cliente. Las copias de este documento se utilizan para probar el crédito, autorizar el embarque, registrar el número de unidades embarcadas y para facturar a los clientes. De acuerdo con este sistema, casi no hay errores en la facturación de los clientes si todas las facturas se justifican periódicamente. En un sistema diferente, en el que la factura de venta se prepara tan sólo después que se ha hecho un embarque, la probabilidad de errores en la facturación de los clientes es alta a no ser que exista algún tipo de control que compense esto.

Documentos prenumerados Una característica importante de los documentos para ventas es el uso de la prenumeración, que tiene como objetivo evitar tanto los errores en facturación o el registro de ventas como la ocurrencia de factura¬ción duplicada y registros duplicados. Por supuesto, no es muy bueno tener documentos prenumerados si no están contabilizados de manera adecuada. Un ejemplo del uso de este control es la presentación, por parte del empleado de facturación, de una copia de todos los documentos de embarque en orden secuencial después que se factura cada embarque, mientras que otra persona justifica periódicamente todos los números e investiga la razón de que falten algunos documentos. Otro ejemplo es programar la computadora para que prepare una lista de los números no utilizados al final del mes y que el personal adecuado haga un seguimiento.

Envío de estados de cuentas mensuales El envío de estados de cuentas men¬suales por una persona que no tenga responsabilidad en el manejo de efectivo, preparación de los registros de ventas y cuentas por cobrar es un control útil porque fomenta una respuesta de los clientes si el saldo es inadecuado. A fin de tener mayor eficacia, todas las controversias sobre el saldo en una cuenta son dirigidas a una persona designada que no tenga responsabilidad en el manejo de efectivo ni en el registro de ventas o cuentas por cobrar.

Procedimientos de verificación interna El uso de personas independientes pa¬ra verificar el procesamiento y registro de las operaciones de venta es esencial para satisfacer cada uno de los seis objetivos de auditoría relacionados con operaciones. Entre los ejemplos de estos procedimientos se incluye el contabilizar la secuencia numérica de los documentos prenumerados, verificar la precisión en la prepara¬ción del documento y revisar los informes de partidas inusuales o incorrectas.

Evaluar el costo beneficio de los controles de pruebas

Después de que el auditor ha identificado los controles internos y debilidades importantes y que ha evaluado el riesgo de control, es importante decidir si se reducirán considerablemente

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