Diseño del Control Interno

Diseño del  Control Interno

Generalmente se tiene una idea de lo que en realidad es control interno; se piensa que es un sistema para buscar “culpables”, en realidad lo que busca el mismo es determinar que todas las operaciones de una empresa se están llevando tal y como las normas, políticas, procedimientos  y reglamentos que determinaron las altas jerarquías, aunado al hecho de dar una certeza que todos los estados financieros son de comprobada exactitud y confiabilidad, habiéndose logrado así un seguimiento por parte de la auditoría interna.

De tal modo que para el logro de las metas antes mencionadas se deben tomar en cuenta aspectos que iremos definiendo, de allí nace la idea de un diseño de control interno, en el cual se analice la estructura organizacional de la empresa, sus empleados como individuos y trabajadores en conjunto, sus funciones y  deberes, etc.  Esto traerá a la compañía la seguridad de tomar ciertas políticas de trabajo o simplemente reafirmar que se va por un buen camino.

Viendo la panorámica de la empresa, debemos tener claro que existen variantes en los tipos de control interno: tenemos los de tipo administrativo y por otra parte los de control contable.

Los controles administrativos como su nombre lo indica se preocupará de las políticas de empresa, el entorno de sus empleados, decisiones ejecutivas y de directrices,  e indirectamente complementarias o que efecten los estados financieros.

El control interno contable al plan o panorama general que se tiene de los procedimientos y sistemas implantados para la protección de los activos, el manejo de cuentas, etc, y tener una confiabilidad de las mismas para tener una visión de las diferentes relaciones que tienen las propiedades plantas y equipos que se describen en el balance general.

Tomaremos en cuenta que aunque en el papel se tenga bien definido las diferencias en ambos controles, en la práctica no resulta tan fácil, por lo que la tarea de un buen auditor será la de advertir y en algunos casos complementar la información de los dos para llegar a la búsqueda de la realidad empresarial.

No olvidemos que la razón de ser de un control interno contable es la de ayudar a la toma de decisiones que en algunos casos son sumamente difíciles  en el perfil financiero o de producción de una compañía, tomando en cuenta la globalización y la necesidad de ir a un paso acelerado pero con certeza en el mundo cambiante y competitivo de los negocios, es por tal razón que aspectos relativos a la labor interna de la empresa como vigilancia y responsabilidades asignadas son importantes de tenerlas bajo la lupa, para determinar las fortalezas y debilidades

 y, de esta manera impulsar con más énfasis las primeras y corregir lo antes posible las segundas.  Estos descubrimientos descansan en parte en la auditoría, pero no en su totalidad ya que  la implementación de las políticas de control interno y las recomendaciones  emitidas por la  auditoria, son meramente responsabilidad de  la administración, por tanto, a la auditoría le compete  revisar y evaluar la estructura de control interno y brindar sugerencias para mejorarla en calidad de asesor.              

Dicho lo anterior debemos tener presente que en un auditoraje, se realiza a base de pruebas selectivas  sobre las cuentas contables, por tanto siempre existirá la  probabilidad error o incertidumbre sobre el trabajo ejecutado por el auditor, por tal motivo  se emite un dictamen que indica que los estados financieros  de la compañía presentan RAZONBLEMENTE su situación financiera.

La estructura de un control interno deberá estar constituida por una especie de columna vertebral necesaria para el cumplimiento de sus objetivos, tales como:

Certeza Razonable

Primeramente se parte del hecho de que la inversión en el diseño de un control interno no será mayor que los beneficios esperados.  Como también se debe dejar claro que por mayor que sea  la inversión nunca habrá un diseño a prueba de errores, pero si lo suficientemente razonable como para poder tomar decisiones con base al mismo.

Limitaciones

Estas limitaciones son muy evidentes cuando la administración no se ha tomado la molestia de dejar claramente establecido a sus empleados que es lo que se persigue, por lo que se empezarán a observar problemas en los deberes de cada individuo casi siempre por errores de criterio, o dualidad en funciones.

Principios del control interno contable

Partiendo del hecho de que cada empresa, busca principalmente el alcance de sus metas y objetivos en la forma más rápida y segura posible, existen ciertos principios que se deben seguir:



Ambiente del control interno contable

Si la empresa se preocupa verdaderamente por seguir las directrices en todos los puntos se obtendrá por lo general un control interno efectivo y capaz de detectar errores a tiempo.  Esto se reflejará en el entorno y políticas de la empresa, y se verán  fortalecidas áreas importantes de la misma entre ellas la Auditoría interna, seguridad presupuestaria, proyecciones productivas, etc.

Plan de organización

Esto cubre una gama muy amplia de decisiones fuertes, como el de objetivos claros de eficiencia, tamaño de la empresa, ubicación, estudio de enfoque financiero, competencia.  Y a lo interno propiamente un establecimiento bien definido de funciones para con ello establecer las responsabilidades y autoridad individual y de grupo dentro de la organización; por ejemplo no se le puede decir a un cajero que  ejecute un proceso de principio a fin, o que tenga acceso a los registros contables o caja chica. Así las cosas, recordemos que se recomienda que al menos dos personas o departamentos ( o más ) intervengan en una misma operación.

Autorización, registros y  protección de activos

Esto en forma general, propone que debe existir como mínimo un sistema que necesite autorizaciones, hacer registros para establecer la contabilización de activos y por ende procedimientos para protegerlos.




Autorización general y específica

La diferencia fundamental entre ambas radica en que, las primeras son  directrices a nivel global dictadas por los jerarcas, las cuales son dadas a los niveles inferiores de la organización, y las segundas es llevar a la práctica estas directrices pero en forma más detallada  donde se hila más fino.  Por ejemplo un gerente aprueba que se puede vender al crédito, y el jefe del departamento de crédito pondrá las condiciones para ver cuales clientes son sujetos a venta de crédito.

Ejecución de transacciones

Este principio esta íntimamente relacionado con el anterior ya que cualquier transacción interna o externa debe como mínimo haber tenido una autorización interna o externa.

Registro de transacciones

Se refiere principalmente a que el registro debe darse en el menor tiempo posible, detallando cantidad, cuenta y fecha en que se realizó.

Otros principios que debemos tomar en cuenta son:

Acceso de los activos
Calidad y entrenamiento del personal
Fianza de fidelidad
Vacaciones y rotaciones de trabajo
Documentación del sistema
Organigrama
Descripción  de puestos
Manual y políticas de procedimientos
Diagrama de flujos
Pruebas de exactitud
Cuentas de control
Teneduría de libros por partida doble
Controles de lotes
Sistema de fondos fijos
Auditoria interna

Revisión del Sistema de Control Interno

El auditor debe estar  completamente seguro de que el sistema de control interno utilizado por la compañía se hizo siguiendo los lineamientos de normas y procedimientos generales, para posteriormente evaluar si es el ideal para el tipo de estructura de la empresa en estudio.

El estudio basado en un 100% de la documentación por motivos de costo en tiempo y dinero da paso a lo que conocemos como riesgo final; haciendo uso de pruebas analíticas y pruebas técnicas.  Entre los propósitos para realizar una revisión al control interno tenemos que este es una de las bases más fuertes con que contará el auditor para emitir su opinión final, esto le ayudará en el entendimiento de los procedimientos a usar para cada caso en particular.

Recordemos que, el control interno debe  revisarse sistemática y periódicamente, pues es suceptible a los  cambios según lo ameriten, esto por el dinamismo de la gestión comercial y financiera del comercio o servicios y así determinar modificaciones o reubicaciones de personal, o la detección de problemas al separar el estudio en ciclos y observar su comportamiento dividiendo los mismos sectores de ingresos, desembolsos, producción, etc.

De igual manera se podrá hacer un análisis de los diferentes departamentos no solamente por separado sino un análisis utilizando un  control cruzado, entre aquellos que sean complementarios, así como se hace con los informes financieros de los diferentes departamentos como por ejemplo ventas – producción e inventarios.

Entre las etapas que debe seguir un auditor para la revisión eficaz y eficiente de un control interno tenemos:

Revisión del ambiente preliminar
Evaluación del ambiente preliminar
Revisión del diseño del sistema
Evaluación del diseño del sistema
Prueba del cumplimiento de las operaciones
Evaluación del funcionamiento del sistema


El aporte de la ética profesional y la independencia de criterio que tenga el auditor interno para la evaluación y cumplimiento de los controles internos de la compañía será de ayuda para las auditorías independientes, ya que reduce considerablemente la revisión de gran parte de las operaciones, y confirmar también los resultados obtenidos oportunamente según sea el caso.

Es necesario que el auditor documente absolutamente todos los procesos y detalle su plan de trabajo ya sean cuestionarios, diagramas de flujos, descripciones de funciones, etc, todo con el fin de documentar y sustentar el informe final, o recomendaciones que al final se haga sobre la situación interna de la compañía ya sean debilidades ya comunicadas anteriormente de lo cual se hará hincapié o bien nuevas situaciones que comprometerían la función y marcha normal de las actividades propias de todo sistema financiero- contable.

Evidencia de Auditoría y Papeles de Trabajo


La decisión final de un auditor sobre la situación de una empresa está directamente vinculada con la obtención de evidencia suficiente para emitir un criterio objetivo y concluyente, de manera tal que no quede un sentimiento de austeridad en pruebas y búsqueda de información.  Se deberá tomar necesariamente la opinión o declaración de la administración que directa o indirectamente hace de sus estados financieros en los cuales se incluyen las transacciones de activos y pasivos, y otros movimientos que deberán tener una veracidad de fechas, aceptándose en principio como ciertos lógicamente sujetos a verificación mediante visitas de campo, autenticidad de documentación, confirmación de ingresos y egresos, etc.

Los objetivos de la Auditoría serán detallados por el auditor, tomando en cuenta el tamaño, situación económica y ubicación dentro del mercado de la compañía, además no caigamos en el error de pensar que todas las auditorías son iguales, ésta dependerá del sistema a utilizar para cada caso y de la confiabilidad del control interno que se utiliza en el momento de hacer el estudio financiero de esta manera determinará y proyectará los objetivos a alcanzar y las posibles dificultades por enfrentar.

Como se ha mencionado el auditor obtendrá en primera instancia mucha información formal e informal constituida principalmente por su observación e instinto, a la vez como se mencionó anteriormente declaraciones, claro esta  gama de información se clasificará de acuerdo a su verificación, neutralidad, relevancia y autenticidad; cada una de ellas enfocada según los objetivos específicos planteados al inicio de la investigación.

El auditor considerará suficiente evidencia según su criterio personal y tomando en cuenta la posibilidad de información errónea, importancia y costo.

La información errónea se puede dar desde un diverso abanico de posibilidades, desde la mala información financiera hasta el simple hecho de una descripción errada de una partida, es aquí donde se denota la importancia de un buen control interno pues entre mejor sea este, menor será la posibilidad de obtener una información errónea.  Otra condición que incrementa la información errónea es el entorno o ambiente de la compañía por ejemplo si está en dificultades financieras se puede dar una sobreestimación de activos, o movimientos no recomendados en las partidas del pasivo.

La importancia se tomará en cuenta de acuerdo a la opinión que el auditor tenga sobre un asunto en particular, a la vez habrá grados de importancia el cual será definido por el auditor en concordancia con el estudio que lleve en ese momento.

El costo de la evidencia dependerá mucho de la experiencia que tenga el auditor en determinar si vale o no la pena hacer ciertos gastos o por el contrario la seguridad de que estos valgan la pena  se compensará con el uso de otros métodos de verificación o confirmación en otros medios.

En la toma de decisiones u opinión final, el auditor se vale de la revisión de alguna documentación y aplicación de técnicas tales como:

Libros de contabilidad, éstos serán de valiosa ayuda ya que se podrá sustentar en parte información allí registrada para afirmar las diferentes opiniones adversas que surjan.

Cálculos matemáticos, el auditor deberá necesariamente realizar cálculos para la verificación de saldos, cuentas, etc.

Existencia física, más que todo es lo que mencionaba anteriormente en el sentido del desplazamiento al campo para inspecciones oculares.

Documentos, es en estos donde el auditor descansa la mayor parte de su trabajo por eso se debe tener la certeza de su veracidad.

Documentos preparados fuera de la empresa, es parte de los papeles de trabajo y se tiene por hecho que son de gran confiabilidad, siempre  y cuando intervengan compañías de reconocida seriedad.

Documentos preparados en lo interno, estos gozan de menos confianza pero dependerá del auditor averiguarlo.

Cartas de  declaraciones su principal característica es que están dirigidos directamente al auditor y  firmados por funcionarios involucrados en el sistema.  Contrario a lo que ocurre con las declaraciones verbales que son en algunos casos imposibles de verificar o usar como prueba  contundente.

Información interrelacionada, es la visión de las diferentes informaciones como un todo, aquí se verá inmiscuido también las actividades de los empleados sus funciones, deberes y  responsabilidades.

Transacciones a terceros, estos en muchas ocasiones da una información inesperadamente valiosa, por lo que se tendrá que valorar en cada caso.

Algunos métodos que utiliza la Auditoría para obtener evidencia son:


Exámenes físicos                                                5- Observación
Inspección documental                                       6- Entrevistas
Confirmación                                                       7- Comparaciones
Revisión de cálculos



Papeles de Trabajo

En este sentido se verán como papeles de trabajo todos los documentos registrados por el auditor para obtener evidencia clara y suficiente, o sea, es toda una gama registro que detalla como se adquirió y desarrollo la información para llegar a una conclusión indiferente del método utilizado.

El propósito fundamental de los papeles de trabajo será la de coordinar como se desarrollará la labor de la Auditoría, y posteriormente como servirán de respaldo de su opinión, no olvidemos que detrás de todo dictamen existen responsabilidades posteriores que nos pueden conducir a acciones legales de modo tal que debemos pensar en salvaguardar nuestros intereses desde el punto de vista legal.  A la vez los papeles de trabajo pueden servir como referencia a futuras auditorías, y dejar evidencia de fortalezas o debilidades con que cuenta una empresa debidamente constituida.

Algo que debemos tener claro, es que los papeles de trabajo son propiedad del auditor y su uso será según el criterio aplicado por el mismo, por lo que esta información será considerada como confidencial, casi siempre para entregar esta información es mejor contar con el consentimiento del cliente, a no ser que la petición de la información sea  por vía judicial que en cuyo caso se deberá entregar íntegramente, estos se deberán conservarel tiempo que se consideren conveniente.

Sobra apuntar que la información contenida en los papeles de trabajo será lo suficientemente clara como para no dejar dudas razonables.

Entre los papeles de trabajo utilizados por el auditor tenemos:


Planes de Auditoría
Hojas de trabajo
Cédula detalle
Sumarios descriptivos
Declaraciones y confirmaciones
Actas y otros registros
Eventualmente se puede utilizar el borrados original del auditor

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