Ordenamiento De Archivos

1. Las empresas y/o instituciones buscan mejorar sus procesos técnicos de ordenamiento y para ello utilizan soportes documentales investigue que son y cuantas clases existen, porque son importantes para la organización documental, muestre en una gráfica cada uno de ellos.

Son los medios en los cuales contiene información, independiente del soporte, este varía de acuerdo a la tecnología que se utilice para tal fin. Los soportes documentales son los materiales físicos sobre los cuales el hombre ha podido y puede registrar un sinfín de datos, es decir, información, para poderse comunicar con sus semejantes y al mismo tiempo dar prueba de hechos o acciones de sud actividades habituales y administrativas.

a) PROCEDIMIENTOS TEXTUALES: Manuscrito: tradicionalmente la forma de elaborar un documento era en papel y la información era ingresada a mano utilizando tinta.

a) Mecanografiados: es la forma de elaborar un documento ya sea en una máquina de escribir o impresora láser.

b) ELECTRONICOS EINFORMATICOS:

Es un archivo pero condeterminados atributos ya que contiene datos textuales y gráficos creados por el usuario con su computadora mediante un programa, el archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio o en una carpeta previamente asignada a la unidad de almacenamiento y se puede acceder a élcuándo sea necesario

c) ICONOGRAFICOS:

Son los documentos que aunque pueden contener información, escrita están en otro tipo de soporte diferente al papel y estánhechos para oírse, verse y manipularse; La iconografía estudia el origen de las imágenes y sus relaciones simbólica

d) AUDIOVISUALES:

Actualmente se utiliza una amplia gama de términos para describir los archivos audiovisualesa partir de sus soportes o materiales que alojan imágenes en movimiento y sonidos registrados, catalogados y conservados en los archivos del mismo, cada uno de estos soportes se definen según su material para la conservación ya sean en discos, rollos de cinta fotográficas, etc.

SU IMPORTANCIA DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

• Asegurar una adecuada organización y administración documental.

• Simplificar los sistemas de creación y custodia de la información.

• Mejorar los procedimientos de organización archivística y recuperación de los documentos.

• Conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos 2. Investigue que es el proceso de ordenación y por qué es importantedentro de la organización documental, que es principio de procedencia y principio de orden original. Mencione algunos ejemplos.

PROCESO DE ORDENACION

Comienza donde termina la clasificación, es decir, se aplica a las series documentales.

Es el proceso mediante el cual se establecen las agrupaciones documentales a partir de la aplicación del principio de procedencia y la ordenación; es el proceso que establece con claridad las relaciones entre los documentos de una serie.

Es una operación que se realiza para arreglar aquellos registros en una tabla de orden secuencial, en el que sea más fácil el acceso a un archivo en un momento determinado Tipo de ordenaciónsegún la estructuras de datos.

Dos tipos de ordenación de datos, los cuales son

Internos: son aquellos donde los valores a ordenaciones están en la memoria principal, por lo que se asume que el tiempo que se accede a ella sea el mismo.

Externos: Al contrario que los internos aquí los valores se ordenan en la memoria secundaria (disco, cinta, cilindro magnético, etc.), por lo que se asume que el tiempo que tarde en acceder al elemento dependerá del sitio en donde se encuentre ubicada.

INPORTANCIA DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN

- Proporcionar una estructura lógica de cada fondo documental que refleja al organismo que lo produjo

- El proceso de ordenación documental es importante porque es esencial en el área de conservación del documento e indispensable para inventariar y catalogar, ya que podremos guiarnos por el principio de procedencia haciendo de la organización más fácil, para la búsqueda de un documento.

- PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:

Permite identificar los creadores del documento, que bien pueden ser institucionales (fondos documentales) y administrativos (secciones y subsecciones documentales).

EJMPLO:

ARCHIVO MUNICIPAL DE CALI

PROCEDENCIA FONDO

- Alcaldía - Alcaldía municipal de Cali

- Concejo Municipal - Concejo Municipal de Cali

- PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL:

(Secuencia administrativa de producción) se relacionan con las unidades documentales en las que se plasman las actividades adelantadas en la resolución de asuntos, que por función les han sido asignados.

3. En una Empresa o Institución se conforman expedientes y para entender en que consiste es necesario buscar la definición, de igual manera saber cómo se conforman los sistemas de ordenación; los cuales se componen de la siguiente manera, alfabéticos, Onomásticos, toponímicos, temáticos, Numéricos, Consecutivos, decimales, y Cronológicos, investigue cuál es su funcionalidad y desarrolle cinco (5) ejemplos con cada uno de ellos.

ORDEN ALFABETICOS: suele tener como referente principal los apellidos de una persona o la razón social de una empresa y utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación. Es el idóneo, por ejemplo, para series de expedientes personales, como es el caso del personal contratado de una empresa.

Arabia Gómez

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