Ordenamiento y actualización de la seccion de archivos en la U.E Jose Torrico

INDICE GENERAL

1.- INTRODUCCION…………………………………………………3

2.- ANTECEDENTES…………………………………………………5

3.- DIAGNOSTICO Y JUSTIFICACION……………………………6

4.- PLANTEAMIENTO Y FORMULACION DEL PROBLEMA…8

5.- OBJETIVO GENERAL…………………………………………... 10

6.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS……………………………………...10

7.- ALCANZES DE LA INVESTIGACION…………………………12

8.- ENFOQUE METODOLOGICO………………………………….13

9.- MARCO TEORICO CONCEPTUAL……………………………14

      9.1 EL PROCESO DE CLASIFICACIÓN………………………14

       9.2 ORDENACIÓN DE LAS SERIES DOCUMENTALES…...16

       9.3 SEÑALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS………………17

       9.4 CONSEJOS POR SEGUIR…………………………………18

10.-   MATRIZ DE ACTIVIDADES…………………………………22

11.- ANTECEDENTES BIBLIOGRAFICOS………………………23

12.- ANEXOS…………………………………………………………24

      12.1 FIGURAS…………………………………………………… 26

      12.2 FOTOGRAFIAS…………………………………………… 28

      12.3 ENTREVISTAS……………………………………………31                 

1. INTRODUCCION

Todas las organizaciones son diferentes y su dinámica también, nunca un sistema de gestión documental será similar a otra o servirá para un mismo tipo de organización, no hay un modelo general, siempre son personalizados y van acorde a la necesidad de la institución. 

La siguiente investigación está relacionada al ordenamiento de archivos y gestión de documentos en la Unidad Educativa “José Torrico Sierra”

Un eficiente sistema de gestión documental ayudará a la empresa, institución, organización social, fundaciones, etc. A potencializar su eficiencia, su productividad, también ayudará a prever problemas relacionados con la información y la documentación y reducirá costos en recursos, tanto humanos como económicos.

Esta investigación aporta los conocimientos prácticos, teóricos y técnicos que un profesional necesita para diseñar e implementar un sistema de gestión documental en una organización. Se muestran todos los aspectos relacionados con creación, recepción, organización, y manejo de gestión de la documentación.

También introduce conceptos básicos y brinda consejos para planificar un proyecto de tipo metodológico, explicando los criterios necesarios, los elementos que hay que tener en cuenta, las herramientas informáticas que ayudan a la gestión documental y otros aspectos sobre la gestión del cambio y la cultura informacional de la organización.

Es necesario entender este trabajando desde distintas perspectivas y a trávez del diagnóstico generado para poder plantean

Los archivos de oficina están formados por documentos producidos o recibidos por una unidad administrativa, en desarrollo de sus funciones y actividades que tienen encomendadas, se las puede denominar la primera etapa de vida de los documentos y se debe mantenerse mientras los expedientes se van formando y madurando.

Los principios fundamentales para la organización de archivos de oficina son los siguientes:

• Principio de orden natural: hace referencia al orden que conservan los documentos dentro de cada carpeta, ubicándolos en orden consecutivo, de acuerdo a las actualizaciones administrativas que formaron estos documentos

• Principio de procedencia: el documento debe estar preservado según el orden que precede, tomando en cuenta la procedencia y la independencia del mismo. Este principio es valido tanto para los archivos históricos como para los administrativos, identificándose también la procedencia y la Genesis del documento. debe hacerse una clasificación documental, reconstruyendo la estructura de fondo documental, también es necesario entablar un conocimiento completo del documento que se está manejando. (Cesar Martín gavilán, “principios generales de fondos archivísticos, clasificación y ordenación de documentos”)

Otro detalle de necesidad es el de dar pronta solución al problema de la unidad educativa “José Torrico Sierra” que, por inercia, la documentación que yace ahí crese tras recibir nueva correspondencia, memorándums, material de actualización para los diferentes niveles de grado en el colegio, y cada gestión transcurrida incrementa el número de estudiantes y por ende la documentación y los archivos que requieren.

El recurso humano con el que cuenta la unidad educativa es exacto, y no se debe olvida las limitantes de espacio. Las obligaciones tanto de la secretaria como la del director y todo el plantel administrativo, son una limitante que hacen que la documentación no sea tratada con la metodología que se plantea en este perfil.

1. ANTECEDENTES

Durante las gestiones pasadas la unidad educativa José Torrico Sierra, se mantenía bajo un perfil de colegio privado a cargo y solventado por el prestigioso abogado José Torrico Sierra que llego a ocupar el cargo de presidente del tribunal de justicia de la nación, al cual deben el nombre. Después del decreto supremo N° 09284 del general Quiroga, el colegio que fue propiedad del desatacado abogado paso a ser propiedad del estado, por que la familia del doc. Torrico sierra, ya no podía mantenerlo por la difícil situación económica en la que se encontraba.

A continuación, mencionare la resolución ministerial con la que nace el colegio Torrico sierra como muestra verídica de la existencia del colegio, dicha resolución será anexada. (anexos.pg N° 32)

La paz 24 de agosto de1973 se establece la creación del colegio José Torrico Sierra. Considerando: que la solicitud cuenta con los informes necesarios de la distrital de Cochabamba, director nacional de preescolar y primaria y de la dirección general de educación, aparejado a los antecedentes.

El doctor José Torrico Sierra ilustre maestro, y presidente de la corte suprema de justicia, dejando para las futuras generación, un ejemplo a seguir.

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