Organizacion De Eventos

INTRODUCCIÓN:

¿Cómo organizar un evento?

Esta es una pregunta muy frecuente dentro de este campo laboral, ya que en la profesión del secretariado es muy común la organización de distintos eventos, en los cuales la planificación y organización de los mismos, en muchas ocasiones, están bajo la responsabilidad del personal secretarial.

Dado que en esta profesión es tan común la realización de eventos, es necesario que la secretaria posea tanto la actitud como las aptitudes para ejecutarlos de la mejor manera. Es necesario que ella o él tengan la preparación adecuada para realizar cualquier evento que le sea otorgado.

La planificación, organización y ejecución de un evento es toda una odisea, dado que conlleva mucho trabajo y tiempo, además, se debe tomar en cuenta de muchos aspectos y detalles importantes. El más mínimo descuido significaría poner en riesgo todo el evento.

Son tantos los puntos y detalles a considerar en cada uno de los distintos tipos de eventos que es necesario que la o el profesional en secretariado conozca cada uno de ellos, para así, si algún momento se le presenta la oportunidad de realizarlo logre con éxito los objetivos propuestos.

A continuación se le presenta la respuesta a la pregunta inicial, ¿Cómo organizar un evento? Alagunas recomendaciones a la hora de realizar un evento en general. También algunos de los eventos más comunes dentro de una organización, sus respectivos conceptos, características de cada uno de ellos y algunas recomendaciones para que el evento a organizar sea todo un éxito.

EVENTOS.

Organización de eventos.

La organización de un evento requiere una amplia planificación y una serie de preparativos, ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de la celebración del evento. La planificación anticipada es la clave para que un evento sea todo un éxito.

Pasos para lograr el éxito en un evento:

Misión.

Objetivos.

Análisis F.O.D.A (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas).

Estrategia.

Unidad de negocio.

Analizar el Mercado. (mercado potencial, mecedo atendido, mercado posible).

Segmentación del Mercado.

Posicionamiento.

Desarrollo práctico.

Evalúe.

Establecimiento de la temática del evento.

Cada evento se desarrolla en torno a una temática y un objetivo en el que se basarán la organización, los participantes, los invitados y el enfoque de marketing del evento. En términos generales, un evento, como por ejemplo, una conferencia regional para una comunidad técnica, atraerá a participantes que llevan a cabo actividades comerciales dentro del sector, así como a patrocinadores que sacan partido de la publicidad de sus productos durante el evento.

Además, la temática del evento también determinará el tipo de los canales de marketing que se utilizarán con fines publicitarios. Esto también se aplica al equipo de organización que necesitará la temática del evento para identificar de forma correcta los participantes y las empresas.

Selección de un lugar de celebración

La selección de un lugar depende considerablemente de la envergadura del evento. Por lo general, la envergadura se determina por el número de participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines de exposición.

La ubicación y el estándar de calidad del lugar de celebración son también aspectos importantes. Se recomienda en todo momento tener la posibilidad de contar con varios lugares de celebración y comprobar su idoneidad, nivel de servicios, ambiente y precios antes de tomar una decisión.

Pregunte sobre las instalaciones y servicios del lugar. Al reunirse con el director de ventas de un lugar, es importante asegurarse de que dicho lugar le permita incorporar promoción del su evento. El director de ventas debe explicar las limitaciones o la disponibilidad de las siguientes opciones:

Capacidad de mostrar carteles, señalización, señales de dirección.

Cualquier tipo de restricción para mostrar información sobre el evento.

Disponibilidad de conserjes y puntos de información.

Visite las instalaciones. El director del lugar de celebración debe estar al tanto de todas las actividades para anticiparse a posibles problemas. Tenga en cuenta los siguientes aspectos:

1. Capacidad y tamaño de la sala donde se celebrará el evento.

2. Flexibilidad para modificar la distribución (mesas de la sala).

3. No existen obstrucciones visuales en la sala. Iluminación interior (flexibilidad para ajustar/oscurecer secciones).

4. Posibilidad de controlar la luz natural.

5. Distracción sonora (detrás de las paredes).

6. Acceso cercano a los aseos.

7. Disponibilidad de equipos audiovisuales

Casi todos los eventos incorporan uno o más elementos de equipos audiovisuales. Confirme la disponibilidad de cada una de las siguientes opciones:

• Acceso a Internet de alta velocidad.

• Micrófonos.

• Proyectores LCD y mandos a distancia portátiles.

• Tamaños adecuados de pantallas y opciones de configuración.

• Monitores de pantalla plana, pantallas de televisión para opciones de vídeo.

• Pizarras y accesorios.

• Tomas de corriente.

• Justifique su presupuesto. Realice una compilación de todos los gastos, incluidos los que se indican a continuación:

• Las instalaciones donde se celebrará el evento.

• Los servicios de restauración.

• Alquiler de equipos audiovisuales.

• Servicios de oficina.

• Póliza de garantía.

• Servicios gratuitos.

• Opciones de pago.

Existen varias opciones para celebrar un evento en un lugar de bajo costo. En función de la envergadura del evento, lugares de celebración pueden ser las oficinas de un colega, un auditorio o clase de la universidad, o un salón para eventos de un restaurante.

Si está pensando servir comida durante el evento, los gastos podrían aumentar considerablemente. Por otro lado, la comida atrae a gente a los eventos por lo que sería conveniente encontrar el lugar adecuado, o coordinar un servicio de restauración en el evento. Es muy probable que los hoteles ofrezcan un precio más elevado en lo que respecta a servicios de restauración, así que debe confirmar con el personal del hotel si puede llevar comida a las instalaciones.

Creación de una agenda

Una vez que los organizadores descubren que a la gente le gusta asistir a los eventos, es importante crear un programa al que merezca la pena asistir. La agenda debe centrarse en una única temática y no abrumar a los asistentes. Por ejemplo:

8:00 a.m. Llegada y desayuno

8:45 a.m. Mensaje de bienvenida

9:00 a.m. Ponente de apertura

10:00 a.m. Descanso

10:15 a.m. Debates de paneles

11:30 a.m. Últimos comentarios

Se debe tener muy presente la agenda y el reloj. A pesar de contar con la agenda, los asistentes del evento tienen preferencias en lo que respecta a cuándo desean asistir a dichos programas y cuándo no. Tenga en cuenta los siguientes aspectos cuando establezca las fechas y las horas de su evento:

• Los asistentes prefieren programas de mañana para los seminarios.

• Eventos de agradecimiento inmediatamente después del trabajo.

• Los martes y los jueves son los días predilectos para celebrar eventos.

• Si fuera posible, evite celebrar eventos los viernes.

• Evite programar eventos en vacaciones.

• Tenga muy presente los requisitos de viaje de los asistentes del evento.

• Otro aspecto sumamente importante es la puntualidad tanto al comenzar como al finalizar el evento.

• Realice una lista de invitados

Las reuniones exitosas cuentan con una temática específica y un público objetivo. Es importante realizar una lista de invitados que incluya asistentes adecuados, incluso si se clasifican en orden de importancia.

Los organizadores realizarán una lista principal de posibles invitados e informarán del evento a los medios de comunicación. Esto funcionará si trata de completar el número de asistentes promediando las estadísticas.

Uno de los aspectos principales para lograr un éxito de asistencia a su evento es invitar a los posibles asistentes con antelación, y recordarles el evento incluso si han confirmado su asistencia. Las invitaciones impresas tradicionales son adecuadas, sin embargo hoy en día es aceptable las invitaciones por correo electrónico u otro medio tecnológico. Mencione el evento a los invitados antes de enviar las invitaciones.

Envíe con antelación un mensaje de “reserve la fecha” en el proceso de planificación (en papel o en formato electrónico).

Envíe una invitación detallada, en la que se incluya los puntos destacados de la agenda.

Vuelva a enviar la invitación detallada con una nota personalizada.

Llame a los invitados e invíteles formal y personalmente al evento.

Marketing y publicidad del evento

El marketing del evento es la tarea más desafiante en la organización, y suele considerarse como el factor más importante del éxito de un evento. Esto se debe a que el número de participantes en un evento depende en gran parte de las actividades

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