Organizacion De Eventos

INTRODUCCIÓN:

¿Cómo organizar un evento?

Esta es una pregunta muy frecuente dentro de este campo laboral, ya que en la profesión del secretariado es muy común la organización de distintos eventos, en los cuales la planificación y organización de los mismos, en muchas ocasiones, están bajo la responsabilidad del personal secretarial.

Dado que en esta profesión es tan común la realización de eventos, es necesario que la secretaria posea tanto la actitud como las aptitudes para ejecutarlos de la mejor manera. Es necesario que ella o él tengan la preparación adecuada para realizar cualquier evento que le sea otorgado.

La planificación, organización y ejecución de un evento es toda una odisea, dado que conlleva mucho trabajo y tiempo, además, se debe tomar en cuenta de muchos aspectos y detalles importantes. El más mínimo descuido significaría poner en riesgo todo el evento.

Son tantos los puntos y detalles a considerar en cada uno de los distintos tipos de eventos que es necesario que la o el profesional en secretariado conozca cada uno de ellos, para así, si algún momento se le presenta la oportunidad de realizarlo logre con éxito los objetivos propuestos.

A continuación se le presenta la respuesta a la pregunta inicial, ¿Cómo organizar un evento? Alagunas recomendaciones a la hora de realizar un evento en general. También algunos de los eventos más comunes dentro de una organización, sus respectivos conceptos, características de cada uno de ellos y algunas recomendaciones para que el evento a organizar sea todo un éxito.

EVENTOS.

Organización de eventos.

La organización de un evento requiere una amplia planificación y una serie de preparativos, ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de la celebración del evento. La planificación anticipada es la clave para que un evento sea todo un éxito.

Pasos para lograr el éxito en un evento:

Misión.

Objetivos.

Análisis F.O.D.A (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas).

Estrategia.

Unidad de negocio.

Analizar el Mercado. (mercado potencial, mecedo atendido, mercado posible).

Segmentación del Mercado.

Posicionamiento.

Desarrollo práctico.

Evalúe.

Establecimiento de la temática del evento.

Cada evento se desarrolla en torno a una temática y un objetivo en el que se basarán la organización, los participantes, los invitados y el enfoque de marketing del evento. En términos generales, un evento, como por ejemplo, una conferencia regional para una comunidad técnica, atraerá a participantes que llevan a cabo actividades comerciales dentro del sector, así como a patrocinadores que sacan partido de la publicidad de sus productos durante el evento.

Además, la temática del evento también determinará el tipo de los canales de marketing que se utilizarán con fines publicitarios. Esto también se aplica al equipo de organización que necesitará la temática del evento para identificar de forma correcta los participantes y las empresas.

Selección de un lugar de celebración

La selección de un lugar depende considerablemente de la envergadura del evento. Por lo general, la envergadura se determina por el número de participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines de exposición.

La ubicación y el estándar de calidad del lugar de celebración son también aspectos importantes. Se recomienda en todo momento tener la posibilidad de contar con varios lugares de celebración y comprobar su idoneidad, nivel de servicios, ambiente y precios antes de tomar una decisión.

Pregunte sobre las instalaciones y servicios del lugar. Al reunirse con el director de ventas de un lugar, es importante asegurarse de que dicho lugar le permita incorporar promoción del su evento. El director de ventas debe explicar las limitaciones o la disponibilidad de las siguientes opciones:

Capacidad de mostrar carteles, señalización, señales de dirección.

Cualquier tipo de restricción para mostrar información sobre el evento.

Disponibilidad de conserjes y puntos de información.

Visite las instalaciones. El director del lugar de celebración debe estar al tanto de todas las actividades para anticiparse a posibles problemas. Tenga en cuenta los siguientes aspectos:

1. Capacidad y tamaño de la sala donde se celebrará el evento.

2. Flexibilidad para modificar la distribución (mesas de la sala).

3. No existen obstrucciones visuales en la sala. Iluminación interior (flexibilidad para ajustar/oscurecer secciones).

4. Posibilidad de controlar la luz natural.

5. Distracción sonora (detrás de las paredes).

6. Acceso cercano a los aseos.

7. Disponibilidad de equipos audiovisuales

Casi todos los eventos incorporan uno o más elementos de equipos audiovisuales. Confirme la disponibilidad de cada una de las siguientes opciones:

• Acceso a Internet de alta velocidad.

• Micrófonos.

• Proyectores LCD y mandos a distancia portátiles.

• Tamaños adecuados de pantallas y opciones de configuración.

• Monitores de pantalla plana, pantallas de televisión para opciones de vídeo.

• Pizarras y accesorios.

• Tomas de corriente.

• Justifique su presupuesto. Realice una compilación de todos los gastos, incluidos los que se indican a continuación:

• Las instalaciones donde se celebrará el evento.

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