Organizacion De Eventos

COMO EJECUTAR UN EVENTO Y UNA EXPOSICION

Para la buena organización de un evento se deben tener en cuenta varios factores que son determinantes a la hora de ejecutar los planes de desarrollo, algunos de ellos son:

Contar con el tiempo suficiente, personas responsables y lugares adecuados para llevarlo a cabo, en el momento de el evento no hay que dejar perder detalles importantes como una buena atención desde el momento que llega el asistente, mantener el orden de todas las actividades planeadas y asi ejecutar todo el evento con muy buenas ideas.

Se debe realizar una lista de actividades que se presentara en el evento para asi no dejar pasar ningún detalle, para la exposición también es necesario elaborar el desarrollo de las actividades con el fin de que si están ligadas a otras actividadades estas no se vean interrumpidas y asi lograr la perfecta ejecución del evento .

Acontinuacion enumeraremos algunos aspectos en un orden lógico para la realización de un evento :

• Definición de la cede

• Determinar posibles patrocinadores

• Planificación del hospedaje

• Invitación de representantes de los medios de comunicación

• Capacitación del comité organizador

• Elaboración de documentos

LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR UNA EXPOSICION :

Se debe adaptar a las necesidades de la feria o exposición con el fin de suplir algunas actividades que son de vital importancia para el desarrollo del evento , algunos de los puntos que se deben tener en cuenta son :

• Definir el tema central de la exposición

• Contratar el lugar

• Identificar el mercado potencial

• Definir el diseño del modulo

EVENTOS INTERNACIONALES :

Para complementar los anteriores se deben considerar los siguientes pasos cuando se trata de un evento internacional :

• Contratar personal bilingüe interpretes y traductores

• Contratar equipo de traducción simultanea

• Invitar medios de comunicación a nivel internacional

• Considerar mas tiempo para su consecución

COMO EVALUAR UN EVENTO Y UNA EXPOSICION :

Es necesario contar con una metodología de evaluación integral , para identificar los puntos fuertes del comité organizador , asi como también conocer las debilidades que se deben corregir para preparar un plan estratégico que permitan el mejor desarrollo del evento . la evaluación es muy importante ya que esta proyecta una revisión general de todas las actividades y sus inter relaciones lo que permite encontrar puntos críticos que seguramente pueden afectar el buen desarrollo de un evento .

Esta evaluación puede contribuir para establecer la dirección de cambio de modelos administrativos y operacionales, plantear nuevas estrategias y ajustar estructuras organizacionales , la evaluación debe ser muy objetiva con el fin de aplicar los correctivos aplicados para cada caso . hay que decidir cuales son las estrategias que interesan para asi llevar un control sobre ellas y hay que planificar la forma y el método para evaluar antes durante y después del evento los factores principales a evaluar son :

• Si se alcanso el objetivo general del evento

• Si las estrategias planificadas y diseñadas funcionaron

• Si los programas se cumplieron en su totalidad y en que nivel de calidad

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