Organizar El Archivo Central De Acuerdo Con Normatividad Vigente Y Políticas Institucionales

3. PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE

Para iniciar la presente guía usted debe tener presente que hace parte de un proceso en el cual sus funciones estarán especificadas por su instructor de este dependerá el desarrollo de cada una de las actividades que aquí se le presentan.

1. Investigue como ha influido la informática aplicada en los procesos archivísticos, el software utilizado para la administración de documentos, cuales son los antecedentes históricos relacionados con los archivos en el mundo, realice un cuadro sinóptico y explíquelos

Reducción

Reducción

.ANTECEDENTES DE LOS ARCHIVOS

ANTES

DE LOS

AÑOS 60

 Crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine ReadableCataloguing) o Catalogación legible por computador.

 las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada.

 Aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y archiveros.

 Capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad.

 Enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación.

 Permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.

 Escáneres y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales, una vez preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o almacenados. Evolución del mundo físico al electrónico.

LA INFORMATICA EN LOS PROCESOS ARCHIVISTICOS:

• La Archivística a lo largo de los tiempos se ha mantenido controlada, para buscar maneras de almacenamiento, conservación y restauración de documentos.

• Con la llegada de las Tics (Tecnologías de Información y Comunicación), la Archivística pasó a nuevas formas de almacenar y gestionar información, sistematizando los archivos a los medios digitales para brindar un mejor servicio y seguridad, usando bases de datos para una rapidez cada vez mejor ya que con sólo colocar un dato necesario se podrá hallar toda la información necesitada.

• Las bases de datos como conjunto de textos, cifras, imágenes o combinación de todos ellos, registrados de tal manera que puedan ser leídos por una máquina y organizados según un programa que permita su localización y recuperación ya sea de tipo referencial o factual, constituye otra herramienta que permite obtener guías de recursos de información archivística con información acerca de los archivos de los instrumentos de descripción disponibles.

• Actualmente, las bases de datos en soporte óptico (principalmente en CDROM) permite el acceso y la consulta local de la información que contiene y en principio hacen innecesaria la conexión a alguna red de telecomunicación puesto que simplemente la introducción del disco en un lector de discos compactos permite visualizar los datos en una terminal de computadora.

• En los procesos de archivo y conservación de documentos, las tics han logrado un proceso de evolución más profundo en cuando a la conservación de documentos. Los medios técnicos de conservación autorizados a cualquier comerciante permiten conservar los archivos utilizando cualquier medio técnico que garantice la producción exacta de documentos tales como la microfilmación, micrografía y en discos ópticos. De esta forma podemos tener un acceso más fácil en cuanto a la búsqueda de documentos antiguos y los recientes.

• Las tecnologías digitales han sido una herramienta fundamental para el manejo de información en empresas, entidades e instituciones. Por ejemplo en nuestra especialidad se ve reflejado el uso de soportes digitales (Cd, DVD, correos electrónicos) para almacenar información.

Ventajas: almacenar, gestionar y distribuir gran cantidad de información con diferentes formas (sonido, imagen, video,etc), además de permitir una mayor organización en muy poco espacio.

Desventajas: Es más fácil de alterar el contenido de la información, existe incompatibilidad entre equipos tecnológicos, hay un alto riesgo de pérdida de información.

Recomendaciones: Tener copias de seguridad de toda la información, actualizar en soportes más duraderos garantizando la conservación de la información con el paso del tiempo y la evolución de las tecnologías.

El intercambio electrónico de datos constituye un nuevo foco de atención que se perfila como la vía más decisiva a la oficina sin papel.

EL SOFTWARE APLICADO A LA GESTION DOCUMENTAL.

Eurowin Gestión Documental.

Independientemente de su tamaño, las empresas generan una gran cantidad de información que si no está debidamente ordenada y jerarquizada, es muy probable que produzca pérdidas de tiempo de los empleados y por tanto, un descenso de la productividad de la empresa

¿Qué es la gestión documental de Eurowin?

Es un sistema que permite digitalizar, almacenar, buscar, gestionar, compartir y controlar el acceso a todos los documentos de la empresa de una forma rápida y sencilla. Es un producto que está diseñado para garantizar la gestión de conocimiento de la empresa.

¿Cómo funciona la gestión documental de Eurowin?

La gestión documental de Eurowin se basa en digitalizar y catalogar de acuerdo a múltiples categorías que el usuario puede crear toda la información de la empresa.

A cada documento que se añade a la gestión documental, se le puede catalogar de diferentes formas y aplicar diferentes propiedades.

Podemos clasificar los documentos de acuerdo a 3 tipos de clasificación general

1. Tipos de documento: Word, PDF, Excel, Autocad, Imágenes, texto, etc..

2. Clasificación de documentos: Presupuestos de clientes, presupuestos de proveedores, contratos de clientes, contratos de administración, manuales t técnicos, manuales operativos, etc...

3. Grupos de clasificación: Presupuestos, contratos, manuales, planos, diseños, imágenes, memorias, etc...

Además, podemos aplicarle a cada uno de los documentos las siguientes propiedades:

• Permisos: Creación, borrado, escritura, lectura....

• Propiedades adicionales: Podemos crear para cada tipo de documento las propiedades que necesitemos como por ejemplo: PRIORIDAD (Alta, media, baja, etc.).

• Palabras clave: Palabras por las que podemos buscar ese documento, tipo google. Por ejemplo, para que podamos encontrar un contrato que firmamos con el ayuntamiento de Madrid, podríamos asignarle al documento las palabras clave: Contrato, ayuntamiento y Madrid.

Características generales de la gestión documental

• Almacenamiento jerarquizado y centralizado de la información.

• Gestión de permisos sobre cada documento.

• Búsqueda de documentos por palabras clave.

• Encriptación de documentos.

• Historial de versiones de documentos.

• Incorporación de documentos directamente desde un escáner.

2. Investigue la estructura Orgánico-funcional de la Institución y/o empresa para la cual va a realizar su etapa productiva, sino es posible conseguir esta información, consulte otra, Represéntela con el organigrama respectivo, describa su historia, cuáles han sido sus reformas administrativas, diga que tipo de organización es y a que clase pertenece (productiva, de servicio, educativa, etc.)

HISTORIA DEL AGN: Es una institución de envergadura espacial desde diferentes puntos de vista. En primera instancia, en su interior se conservan los documentos del Patrimonio bibliográfico Nacional y la composición de su diseño, obra del arquitecto Rogelio Salmona, exalta la historia escrita de la República de Colombia, desde tiempos coloniales, momento en que su nombre era la “Nueva Granada”. Se define como construcción de vanguardia, sin precedentes en la arquitectura colombiana.

Rogelio Salmona en esta colosal edificación, restringe los depósitos y fuentes de agua (terminantes en sus construcciones), en busca de condiciones ambientales ideales que permitan la prolongación de la existencia de los papeles que en el Archivo General se guardan. El inmueble fue pensado como lugar de encuentro, fuente de luz y atracción para el desplazamiento de visitantes.

El AGN, está constituido por jardines, una plazoleta de libre acceso, y su estructura es formada por dos bloques, diferenciados por su posición cardinal, el bloque sur, donde están archivados todos los documentos y el bloque norte, lugar de las salas de lectura, investigación, exposición, auditorio, oficinas, y laboratorios de restauración. Estas y otras particulares dan al edificio una distribución exclusiva que cuenta de la historia nativa de la sabana Bogotana, un ejemplo es la flora que compone a los jardines, todas las especies son originales del altiplano cundiboyacense.

La historia narrada por el Archivo General de la Nación, no se confina a los archivos de su posesión. Es el caso particular de la entrada del AGN que apunta al valle donde

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