Archivo central
Enviado por PANDA312 • 6 de Agosto de 2015 • Exámen • 2.216 Palabras (9 Páginas) • 196 Visitas
U.E SAN MARTIN DE PORRES
´´DON BOSCO´´
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PRINCIPALES CARACTERISTICAS DEL
ARCHIVO CENTRAL
EXAMEN DE GRADO
Postulante:
Elizabeth Tito Chipana
EXAMEN DE 5to
Gestión:
2015
La Paz – El Alto – Bolivia
- INTRODUCCION
El archivo central es un importante instrumento de trabajo, ya que en el se centraliza los archivos de todas las dependencias de la entidad, es similar a una biblioteca y el centro de documentación en la entidad
En materia de documentos y archivos, es importante informar de ciertos procedimientos, en este caso más a detalle lo que es el archivo central desde la fase de creación, traslación y archivaje de los documentos de una entidad o empresa
En toda entidad se maneja un gran número de documentos folios y archivos, todos estos deben ser bien organizados, por esto es de vital importancia contar con un archivo central.
Para una buena clasificación y organización de estos archivos se utilizan diversos sistemas, pero todas con el objetivo de permitir la automática e inmediata ubicación del documento que se requiera.
- OBJETIVO GENERAL
El objetivo del siguiente trabajo es describir la importancia del archivo central en una entidad o empresa, analizando sus principales características
- DESARROLLO
- CONTENIDO DEL ARCHIVO CENTRAL
El archivo central está encargado de centralizar toda la documentación de la entidad, contiene documentos trasferidos por los archivos de todas las dependencias de la entidad. Esto significa que el archivo central tiene una gran cantidad de documentación porque prácticamente alberga toda la documentación de la empresa o institución.
En el archivo central deben estar solamente archivados aquellos documentos calificados como absolutamente necesarios para la administración de la entidad.
Al igual que los archivos de dependencia el archivo central tiene un tiempo de vigencia para los documentos ya sea un año, cinco, diez,etc. Los archivos son previamente clasificados según su importancia en la empresa y los que son considerados ya innecesarios son eliminados.
- MATERIAL NECESARIO PARA EL ARCHIVO CENTRAL
- ESPACIO FISICO
El archivo central, en idéntica forma de una biblioteca ocupa un espacio físico especial y exprofesamente diseñado. Su tamaño y ubicación dentro de la entidad depende de la cantidad de documentos a archivarse y las disponibilidades de espacio existentes.
- MOBILIARIOS
Estantería
Se requiere un sistema de estantes compuestos por lo menos de 100 casilleros, que son especialmente diseñados para el archivo central
Ficheros o tarjeteros
Son utilizados especialmente para archivar las tarjetas de archivos y fichas entre ellas por ejemplo las micro fichas
Máquinas y equipos
Extractores de húmedas, extinguidores, fotocopiadoras, computadoras, pantallas, microfilm
Materiales
Fólderes de archivo central
Fólderes simples
Tarjetas de archivos
Señalizadores
- LAS PRINCIPALES FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DEL ARCHIVO CENTRAL
1. Coordinar y controlar el funcionamiento de los archivos de gestión de la entidad correspondiente.
2. Recibir y registrar los documentos transferidos por los archivos de gestión.
3. Elaborar los repertorios de series documentales del archivo central para facilitar las tareas técnicas correspondientes.
4. Aplicar principios prácticos y técnicos de valoración a través de la Comisión de Evaluación Institucional.
5. Garantizar el control, la conservación preventiva, valoración y utilización de los documentos hasta que se transfieran al archivo histórico correspondiente.
6. Presentar las propuestas de valoración de los documentos a la
Comisión de Evaluación Institucional para su conocimiento y fines de lugar.
7. Elaborar manuales, instructivos y demás instrumentos que posibiliten el funcionamiento de los archivos de gestión.
8. Aplicar las normas y los procedimientos establecidos para la gestión documental.
9. Crear las condiciones necesarias para la gestión en beneficio de la administración y del SNA.
10. Establecer los plazos para las transferencias desde los archivos de gestión para que se hagan en el tiempo en que resulte más conveniente.
11. Mantener actualizado el cuadro de clasificación de la institución incluyendo los cuadros de los archivos de gestión.
12. Coordinar con los archivos de gestión la elaboración de las tablas de retención.
13. Asignar la codificación correspondiente a los archivos de gestión del programa integral
14. Recomendar medidas para mejorar los procesos de gestión documental.
15. Describir las series documentales de acuerdo con las normas internacionales y los criterios establecidos por el órgano rector del SNA.
16. Elaborar planes de prevención ante desastres y recomendar medidas necesarias en situaciones de emergencia.
- PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que le pertenecen
Eficiencia y eficacia
Los documentos producidos por la institución, organismo, dependencia no deben mezxlarse con los de otros
Integridad
Un lugar para cada cosa, todo es su lugar
Ordenación interna de un fondo documental, manteniendo su estructura original
Mantener la unidad y dependencia del fondo documental
Reserva y honestidad
Veracidad
Confianza en la información otorgada
- CLASIFICACION Y ORDENAMIENTO DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL
El objetivo de la clasificación y ordenamiento de documentos es permitir la automática e inmediata ubicación del documento que se requiera.
Se puede adoptar diversos sistemas de ordenación y clasificación según la naturaleza y cantidad de documentos a archivarse, pero con el único fin de ´´permitir la automática e inmediata ubicación del documento que se requiera’’
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