Archivo central

U.E SAN MARTIN DE PORRES

´´DON BOSCO´´

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PRINCIPALES CARACTERISTICAS DEL

ARCHIVO CENTRAL

EXAMEN DE GRADO

Postulante:

                                 Elizabeth Tito Chipana

EXAMEN DE 5to

Gestión:    

                                 2015

La Paz – El Alto – Bolivia

1. INTRODUCCION

El archivo central es un importante instrumento de trabajo, ya que en el se centraliza los archivos de todas las dependencias de la entidad, es similar a una biblioteca y el centro de documentación en la entidad

En materia de documentos y archivos, es importante informar de ciertos procedimientos, en este caso más a detalle lo que es el archivo central desde la fase de creación, traslación y archivaje de los documentos de una entidad o empresa

En toda entidad se maneja un gran número de documentos folios y archivos, todos estos deben ser bien organizados, por esto es de vital importancia contar con un archivo central.

Para una buena clasificación y organización de estos archivos se utilizan diversos sistemas, pero todas con el objetivo de permitir la automática e inmediata ubicación del documento que se requiera.

1. OBJETIVO GENERAL

El objetivo del siguiente trabajo es describir la importancia del archivo central en una entidad o empresa, analizando sus principales características

1. DESARROLLO

1.  CONTENIDO DEL ARCHIVO CENTRAL

El archivo central está encargado de centralizar toda la documentación de la entidad, contiene documentos trasferidos por los archivos de todas las dependencias de la entidad. Esto significa que el archivo central tiene una gran cantidad de documentación porque prácticamente alberga toda la documentación de la empresa o institución.

En el archivo central deben estar solamente archivados aquellos documentos calificados como absolutamente necesarios para la administración de la entidad.

Al igual que los archivos de dependencia el archivo central tiene un tiempo de vigencia para los documentos ya sea un año, cinco, diez,etc. Los archivos son previamente clasificados según su importancia en la empresa y los que son considerados ya innecesarios son eliminados.

1.  MATERIAL NECESARIO PARA EL ARCHIVO CENTRAL

1. ESPACIO FISICO

El archivo central, en idéntica forma de una biblioteca ocupa un espacio físico especial y exprofesamente diseñado. Su tamaño y ubicación dentro de la entidad depende de la cantidad de documentos a archivarse y las disponibilidades de espacio existentes.

1. MOBILIARIOS

Estantería

Se requiere un sistema de estantes compuestos por lo menos de 100 casilleros, que son especialmente diseñados para el archivo central

Ficheros o tarjeteros

Son utilizados especialmente para archivar las tarjetas de archivos y fichas entre ellas por ejemplo las micro fichas

Máquinas y equipos

Extractores de húmedas, extinguidores, fotocopiadoras, computadoras, pantallas, microfilm

Materiales

Fólderes de archivo central

Fólderes simples

Tarjetas de archivos

Señalizadores

1.  LAS PRINCIPALES FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DEL ARCHIVO CENTRAL

1. Coordinar y controlar el funcionamiento de los archivos de gestión de la entidad correspondiente.

2. Recibir y registrar los documentos transferidos por los archivos de gestión.

3. Elaborar los repertorios de series documentales del archivo central para facilitar las tareas técnicas correspondientes.

4. Aplicar principios prácticos y técnicos de valoración a través de la Comisión de Evaluación Institucional.

5. Garantizar el control, la conservación preventiva, valoración y utilización de los documentos hasta que se transfieran al archivo histórico correspondiente.

6. Presentar las propuestas de valoración de los documentos a la

Comisión de Evaluación Institucional para su conocimiento y fines de lugar.

7. Elaborar manuales, instructivos y demás instrumentos que posibiliten el funcionamiento de los archivos de gestión.

8. Aplicar las normas y los procedimientos establecidos para la gestión documental.

9. Crear las condiciones necesarias para la gestión en beneficio de la administración y del SNA.

10. Establecer los plazos para las transferencias desde los archivos de gestión para que se hagan en el tiempo en que resulte más conveniente.

11. Mantener actualizado el cuadro de clasificación de la institución incluyendo los cuadros de los archivos de gestión.

12. Coordinar con los archivos de gestión la elaboración de las tablas de retención.

13. Asignar la codificación correspondiente a los archivos de gestión del programa integral

14. Recomendar medidas para mejorar los procesos de gestión documental.

15. Describir las series documentales de acuerdo con las normas internacionales y los criterios establecidos por el órgano rector del SNA.

16. Elaborar planes de prevención ante desastres y recomendar medidas necesarias en situaciones de emergencia.

1.   PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que le pertenecen

Eficiencia y eficacia

Los documentos producidos por la institución, organismo, dependencia no deben mezxlarse con los de otros

Integridad

Un lugar para cada cosa, todo es su lugar

Ordenación interna de un fondo documental, manteniendo su estructura original

Mantener la unidad y dependencia del fondo documental

Reserva y honestidad

Veracidad

Confianza en la información otorgada

1.  CLASIFICACION Y ORDENAMIENTO DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL

El objetivo de la clasificación y ordenamiento de documentos es permitir la automática e inmediata ubicación del documento que se requiera.

Se puede adoptar diversos sistemas de ordenación y clasificación según la naturaleza y cantidad de documentos a archivarse, pero con el único fin de ´´permitir la automática e inmediata ubicación del documento que se requiera’’

1. SISTEMA DIGITO TERMINAL

El sistema más comúnmente usado en las entidades es el sistema digito terminal

Características generales

El sistema digito terminal como su nombre lo indica es un sistema numérico, a cada conjunto de documentos agrupados bajo un título o asunto ingresa a el archivo central con un numero asignado.

El número asignado identifica al folder del archivo, que son  previamente colocados en el sistema de estanterías en su lugar correspondiente.

Procedimiento para archivar documentos en el archivo central con el sistema digito terminal

Para una mejor explicación de cómo funciona este sistema lo detallaremos en el siguiente caso o ejemplo:

Caso 1

Asumamos que una entidad ´´X’’ decide implementar un archivo central, después de tener todo lo necesario se procede a la transferencia de documentación. Asumamos que el primer documento transferido proviene del departamento de personal y es un archivador de palanca titulado ´´CONTRATO DE PERSONAL 1993´´ conteniendo 150 folios

Acción 1

Se asigna un folder que tiene 4 espacios. El primero es para anotar el titulo o nombre del documento, en este caso ´´CONTRATO DE PERSONAL 1993´´ el segundo espacio esta compuesto por 3 recuadros donde se ponen los números, en este caso 00-00-01. El tercer espacio esta conformado por pequeños casilleros del 0 al 9, denominado zona de colores, la aplicación de colores es un importante auxiliar de clasificación de documentos

Al observar la grafica podemos ver 10 filas esto quiere decir que habran 10 colores distintos para cada fila, el cual es ordenado numéricamente por los últimos 2 digitos de cada folder o archivo

Acción 2

Una vez asignado un folder se procede a trasladar los folios, es de precisa importancia que estén en el mismo orden de origen, es por eso que cada hoja o folio debe estar numerado

Acción 3

Consiste en la apertura de una tarjeta de archivo central.

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