Políticas Institucionales

OBJETIVO

De acuerdo a las Políticas Institucionales, se da a conocer el fundamento teórico-práctico, sobre la organización de los archivos de gestión, según la Ley 594 de 14 de julio de 2000, Ley General de Archivo y Ley 527 de 1999, “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”; lo cual permite ofrecer el servicio de consulta de información eficaz y conservar el patrimonio documental de la entidad.

ALCANCE

Aplica a todos los documentos tramitados en las diferentes Unidades de Servicio y/o Administrativas de la unión temporal pensamiento de hoy luz del mañana.

DEFINICIONES

• Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

• Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

• Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

• Conservación total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Unidad productora convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.

• Depuración: Retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión.

• Eliminación de documentos: Es la actividad realizada para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

• Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva.

• Expediente electrónico: Es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan, y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados.

• Expediente híbrido: Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación.

• Folio: Hoja.

• Foliar: Acción de numerar hojas.

• Foliación: Acto de numerar los folios sólo por su cara recta.

• Folio Recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a ésta.

• Folio Vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe número.

• Microfilmación: Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.

• Página: Cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una hoja.

• Paginar: Acción de numerar páginas.

• Tabla de Retención Documental: Es el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos,

ACTIVIDADES PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

Paso 1º. Consultar la Tabla de Retención Documental – TRD- de la Unidad Académica o Administrativa. (Ver anexo 1)

Paso 2º. Clasificar los documentos. Separe los documentos de Archivo y los Documentos de Apoyo.

a) DOCUMENTOS DE ARCHIVO: Registro de Información producida o recibida por una persona o entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación

b) DOCUMENTOS DE APOYO: Aquellos documentos que no se consideran como material de archivo, no son producidos o tramitados por la Unidad y son de consulta personal, como: libros, revistas, periódicos, tarjetas de invitación, plegables, circulares informativas, documentos personales, leyes, decretos, acuerdos, resoluciones, etc.

Para las Comunicaciones, también conocidas como correspondencia; no deben conformarse carpetas con correspondencia interna, externa, recibida o enviada, esta debe archivarse en las carpetas del asunto que tenga relación. Ejemplo: un oficio relacionado con un Control o Informe de un Contrato, debe archivarse en el asunto que corresponda a los datos del Contrato.

Paso 3º. Confrontar los documentos de las Tabla de Retención Documental. De acuerdo al PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, proceda a conformar físicamente las respectivas Series y Sub-series, de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental.

1. Empiece a clasificar los documentos: teniendo en cuenta que el contenido del documento corresponde a la serie o sub-serie documental registrada en las Tabla de Retención Documental.

2. Realice la depuración: consiste en retirar los documentos que no correspondan a la Serie o Sub-serie que se está conformando, no archive en las carpetas documentos en borradores que ya fueron presentadas o duplicados, manuscritos no oficiales, recortes de prensa, formatos, papelería, fotocopias de legislación y cualquier tipo de documento no producido por la unidad, o que no corresponda a sus funciones, sobres de correo cuando no constituyan piezas probatorias, documentos personales, documentos sin firmas y los faxes. Debe ser remitido a la Biblioteca, las monografías o tesis de grado, libros, fotocopias, revistas,

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